Comment créer un Ordre de changement (ODC) ? – Aidi

Un ODC est en réalité un regroupement d'une ou plusieurs directives. Vous devez donc créer au préalable des directives avant de pouvoir créer un ODC.

Attention : vous ne pourrez créer un ODC que si vous avez un bon de commande au statut Approuvé ou Envoyé au fournisseur. On ne peut pas amender un contrat qui n'existe pas !

Pour créer une directive :

allez dans l'écran Exécution / Demande/Directive
cliquez sur le + en haut à droite
saisissez l'ensemble des champs.
Bon de commande, un champ demandant de sélectionner le bon de commande sur lequel joindre l'ODC. La liste représente tous les bons de commande au statut Envoyé au fournisseur, pour le même fournisseur que le présent ODC.
La référence est un code unique permettant de retrouver facilement la directive. La référence peut être donnée par l'architecte, ou être sous un format du type S-DIR001 pour Structure, directive 1.
dans la page détails de la directive, allez dans la section Coûts. Les lignes présentes sont les mêmes que votre structure de budget, pour vous permettre de ventiler les coûts de la directive. 3 colonnes à votre disposition : les montants que vous avez estimés, les montants que vous avez reçus par soumission, et les montants approuvés. Ce sont les montants approuvés qui seront pris en compte dans l'ODC.
N'oubliez pas d'inscrire les causes des directives ! C'est important si vous voulez avoir la possibilité d'analyser comment et pourquoi vous utilisez votre contingence. Pour cela, allez dans la section Causes, cliquez sur le bouton Liste pour voir les choix disponibles (ces choix viennent du paramétrage dans Admin / Causes des directives), puis cliquez sur Ajouter. Vous pouvez ajouter autant de causes que souhaité. Dans le tableau en dessous, compléter en % ou en monnaie la répartition des causes. ATTENTION : ce sont les montants approuvés seulement qui sont représentés dans ce tableau.

Avant de créer un ODC, vous devez approuver la directive. Pour cela, cliquez sur la coche en haut à droite de l'écran (vous devez avoir les droits requis pour faire cela).

Astuce : vous pouvez facilement dupliquer une directive en cliquant sur l'étoile en haut à droite. Cela vous permet de copier toutes les informations de la directive pour en créer une nouvelle. Vous devrez lui donner une nouvelle référence, préciser les coûts et les causes.

Pour créer l'ODC :

Depuis la liste des directives, repérer la directive au statut Approuvé, puis cliquez sur le symbole éclair à droite dans le menu d'action.

Attention : vous ne pouvez créer un ODC que si la directive est approuvée et si elle n'est pas déjà sur un autre ODC.

Dans la fenêtre qui apparaît, remplissez les champs demandés. Dans la dernière section, Aïdi vous proposera toutes les directives pouvant être jointes à cet ODC. Ce sont toutes les directives approuvées, pour le même fournisseur et qui ne sont pas déjà sur un ODC.

Approuver un ODC :

Dans la liste des Ordres de changements, ou depuis la page détail de l'ordre de changement, cliquez sur la coche pour approuver l'ODC (vous devez avoir les droits requis pour cela).

En cliquant sur Approuver, le bon de commande est automatiquement amendé avec votre ODC.

Les impacts sur le bon de commande sont :

incrémentation du numéro de bon de commande. Le bon de commande No BC-0005 par exemple devient BC-0005.1. Au 2ème ODC, il deviendra BC-0005.2 etc
augmentation du total avec le montant de l'ODC

N'oubliez pas de transmettre le bon de commande amendé à votre fournisseur !

Articles associés