Changements fonctionnels majeurs

Cette section a pour but de présenter les changements fonctionnels majeurs qui arrivent avec la nouvelle fonctionnalité.

Groupe et type de modification

Il est maintenant possible de personnaliser ses propres groupes et types de modifications contractuelles.

Groupe

•  Ensemble des modifications contractuelles de même type.
• Ex: (DDC, ODC, Avenant, etc)

Type

• Type défini les caractéristiques de la modification contractuelle.
• Ex: (DDC / Demande non exécutoire, ODC / Ordre de changement

Les groupes de modification

Il est possible de définir des groupes de modification contractuelle. C’est à partir d’un groupe que l’on définit les éléments suivants:

• Les chaînes d’approbation;
• Les permissions pour l’ensemble des types de modifications d’un même groupe;

Il est à noter que le nombre maximal de groupes qui peuvent être créés par environnement est 10.

Les chaînes d’approbation pour modification contractuelle

La chaîne d’approbation est liée au groupe et au bon de commande. Un groupe permet de définir la structure de la chaîne d’approbation pour un ensemble de modifications rattaché à celui-ci. Le bon de commande définit la portée. En d’autres mots, la chaîne d’approbation pour un même groupe peut varier d’un bon de commande à un autre, tandis que dans un même bon de commande, les types de modifications suivront la structure de chaîne d’approbation définie pour le groupe dans bon de commande.

Gestion des accès de modification contractuelle

Les permissions et accès aux modifications sont définis par groupe. Les permissions possibles pour un même groupe sont:

• Accès général (C-à-D consulter, créer, modifier et supprimer des modifications du groupe)
• Approbation (permission pour approuver dans une chaîne d’approbation lié au groupe)
• La case cause (Case dans la vue détaillé d’une modification de type étape 2_1 et étape1)
• Chaîne d’approbation (voir la chaîne d’approbation, dont ses membres et sont avancement)
• Coût estimé (Case dans la vue détaillé d’une modification de type étape 2_1 et étape 1)

Ces permissions sont donc appliquées au niveau du groupe et sont les mêmes pour tous les types de modifications au sein d’un même groupe.

Les types de modification

Il est possible de définir un type distinct de modification contractuelle. Ce type de modification s’applique toujours à un groupe préalablement défini. C’est à partir du type que l’on défini:

• Son préfixe
• Son Titre
• Le groupe auquel il est associé
• La caractéristique de la modification (C-à-D l’étape dans le processus auquel le type est lié)
• Si la modification est facturable ou non
• Si on affiche ce type de modification par défaut à la création d’un bon de commande

Processus étape 2_1, étape 2_2 et étape 1

L’un des changements majeurs de la nouvelle fonctionnalité Modifications contractuelles est le fait que l’on peut définir des types de modification contractuelle. Ces types font référence à 2 processus d'affaires distincts et définissent la nature de la modification contractuelle.

étape 2_1 et étape 2_2

étape 2_1 : Modification contractuelle qui est rattachée à une modification contractuelle étape 2_2. Elle sert d’objet distinct qui devra toujours être rattachée à une étape 2_2 approuvée avant d’officiellement engager les montants approuvés au bon de commande. Ce type reprend l’écran de Demande/Directive de nos versions logicielles antérieures.

étape 2_2 : Modification contractuelle qui permet de regrouper l’ensemble des modifications de type étape 2_1 rattacher à celle-ci et engager les montants totaux approuvés au bon de commande. Ce type reprend l’écran Ordre de changement de nos versions logicielles antérieures.

Exemple : Des DDC (étape 2_1) sont rattachées à une ODC (étape 2_2)

étape 1

Comme le étape 2_1, l’étape 1 est basée sur l’écran DDC. Par contre, les modifications de type étape 1 n’ont pas besoin d’être liées à une autre modification de type étape 2_2. Ceci est pratique lorsque l’on veut, par exemple, engager les montants approuvés sans passer par un ODC.

Modification facturable

Il est possible de définir si le type de modification contractuelle est facturable ou non. La différence principale est que, si le type est facturable, il y aura un impact sur les montants du bon de commande lorsque celui-ci sera approuvé. Toutes les modifications facturables, lorsque approuvées, vont donc aussi apparaître dans les écrans demande de paiement et facture. Inversement, les modifications non facturables n’ont pas de section Coûts dans la vue détaillée et seront masquées des écrans demande de paiement et facture.

Modifications contractuelles permises pour un bon de commande

Il est maintenant possible de spécifier quel type de modification contractuelle est permise pour chaque bon de commande. De plus, l’administrateur peut définir les types de modifications permises par défaut à la création de tous les bons de commande de l’environnement. Finalement, l’usager, au moment de la création du bon de commande, peut réviser les types permis et peut en ajouter ou en supprimer avant de l’envoyer pour approbation.

Figure - Type par défaut pour le Bon de commande F26

Auto-codification des préfixes

À partir du menu de création d’une modification, il est possible de configurer le préfixe de la modification de manière automatique. Aïdi prend en compte le nombre de modifications pour tous les types avec le même préfixe et propose une valeur équivalente à n+1.

Exemple

1. Le projet R-BI-00020 à 3 modifications avec le préfixe DDC. Il est à noter que plusieurs types de modification peuvent partager le même préfixe et le numéro calculé sera en fonction de cet ensemble.
2. Lorsque l’on crée une nouvelle modification, le préfixe est inséré automatiquement.

La case Référence se met automatiquement à jour lorsqu’on sélectionne le type. Cependant, si on a choisi le mauvais type par accident, il faut effacer la case Référence au complet pour que l’insertion automatique se reproduise pour le nouveau type sélectionné.