Import de budget

Pour plus de détails sur les fonctionnalités et pratiques du nouveau standard, vous pouvez consulter cet article.

Cet outil d’import permet d’importer une structure de budget dans un budget en préparation. 

Lorsque vous devez importer une structure de budget, assurez-vous:

• De sélectionner le bon projet dans le centre de rapport
• Que le statut du budget pour lequel vous souhaitez faire l’import est en préparation.

La documentation de l’outil est divisée en trois section:

1. Import d’une structure budgétaire complète
2. Import d’une structure budgétaire partielle (sous un poste budgétaire spécifique)
3. Validation et gestion des erreurs avant l’import

1. Import d’une structure budgétaire complète

La première étape consiste à sélectionner le budget pour lequel nous souhaitons importer une structure. À noter que la sélection est faite automatiquement pour le projet et le budget si l’outil est généré pour un seul projet et un seul budget en préparation.

1. Sélectionner le projet du budget
2. Sélectionner la version de budget dans laquelle on souhaite faire l’import

Par la suite, vous pouvez définir la structure du budget.

3. Chaque ligne Excel équivaut à une ligne de budget
   1. Chaque niveau est représenté avec différentes colonnes séparées par une ligne en gras
   2. La ventilation des niveaux affichés sera la même que celle obtenue dans le budget
   3. Les montants sur les plus bas niveaux écraseront les montants des plus hauts niveaux (comme dans Aidi)
   4. Il est possible de définir un montant sur une ligne de plus haut niveau (par exemple, B4 - Paysagement)
4. Si vous le souhaitez, vous pouvez spécifier une unité qui viendra se rattacher à la description (voir résultat de l’import plus bas)
5. Lorsqu’on définit le montant pour une ligne, il faut définir la quantité et le prix unitaire
6. Il est possible de calculer les totaux en cliquant sur le bouton Calculer totaux
   1. Les sous-totaux des lignes parents seront aussi calculés.
7. Il est possible d’obtenir le total de la ligne après taxe en sélectionnant un groupe de taxe.
8. Il est possible de paramétrer un budget ayant jusqu’à 6 niveaux de ventilation. En cliquant sur le bouton Afficher niv 4, 5 et 6, les colonnes pour les niveaux 4, 5 et 6 s'afficheront.

Une fois que la structure budgétaire est complétée:

9. Cliquer sur le bouton Valider les données afin de valider la structure
   1. Les totaux des lignes parents seront calculées.
10. Les lignes en vert confirment que celle-ci est conforme De plus, un message d’information précise la ligne à laquel la validation s’est terminée.

✏️Note : Si vous obtenez un autre résultat après avoir cliquer Valider les données, il y a de forte chance que vous avez fait une erreur dans la saisie. Voir la section Gestion des erreurs pour plus d’informations.

11. Après que le tout soit validé, vous pouvez sauvegarder le fichier et l’envoyer au support à support@aidi.io. Le traitement peut prendre entre 24 à 48 heures ouvrables.

Voici un exemple du résultat avant/après import:

Avant

Après

2. Import d’une structure budgétaire partielle

Il est possible d’importer une structure budgétaire sur n’importe quelle ligne existante dans le budget en préparation. Pour se faire, il faut:

1. Après l’étape 2 définie dans la section précédente, sélectionner la ligne de budget sous lequel on veut importer la ligne de budget

2. Suivre les autres étapes définies dans la section Import d’une structure budgétaire complète.

✏️Note : Dans ce scénario, les niveau sont relatifs au niveau de la ligne sélectionnée. Les postes budgétaires documentés au niveau 1 seront placés sous le poste budgétaire sélectionné à l’étape 1.

Dans l'exemple ci-dessus, le résultat ressemblerait à ceci (après avoir sélectionné D - Contingence):

3. Gestion des erreurs

Lors de la validation de la structure de budget, il se peut que vous ayez des erreurs. Voici les erreurs possibles et comment les corriger.

✏️Note : La ligne ayant produit l’erreur sera désigné en rouge. Par exemple:

✏️Note : Il n’y a pas de validation des montants. Il est important de s’assurer que:

• Les montants sont sur les bonnes lignes avant d’envoyer la structure au support
• Valider les montants importés dans Aidi une fois l’import complété

Le budget pour lequel on importe les lignes doit être spécifié

• Il faut simplement sélectionner un budget. Voir étape 1 et 2 dans la section Import d’une structure budgétaire complète.

La première ligne de budget devrait commencer au niveau 1.

• Il faut que la première ligne du budget commence au Niv 1. Voici 2 exemples qui causeront cette erreur:

La ligne est vide ou mal définie.

• Il faut soit supprimer ou corriger la ligne. Voici deux exemples qui causeront cette erreur:

Plusieurs lignes de budget sont définies sur la même ligne.

• Il faut retirer la deuxième ligne. Voici un exemple qui causera cette erreur:

La ligne saute de plusieurs niveaux.

• Il faut ajuster la/les lignes au bon niveau. Voici un exemple qui causera cette erreur:

L’ordre de classement est trop grand / La description est trop grande

• La limite de caractères autorisés pour l’ordre de classement/description sont les suivantes:
  • Ordre de classement: 50 caractères
  • Description: 400 caractères

L’ordre ou la description de la ligne est un dupliqué de la ligne précédente

• À pour but de marquer ce type d’erreur afin de la corrigé. Voici un exemple qui causera cette erreur:

Le montant défini à la ligne parent sera écrasé le montant de ce/ces enfant(s).

• Si un montant est défini sur une ligne parent et enfant, un avertissement sera émis afin d’éviter une erreur de balancement dû au fait que la valeur du parent sera écrasée lors de l’import. Les lignes parents/enfants impactées seront indiquées en jaune.
• Contrairement aux autres erreurs, la validation continuera à se faire si cette erreur est obtenue. Voici un exemple qui causera cette erreur:

✏️Note : L’avertissement vérifie que les parents/enfants directes. La ligne parent sera marqué en gras.