Gestion documentaire

L’une des forces d’Aidi est que l’on peut ajouter des documents et des liens URL dans de nombreuses pages, comme le détail du projet, la facture, le bon de commande, le budget et plusieurs autres pages.

Vous pouvez aussi gérer tous les documents et liens URL depuis la page Documents du menu Surveillance peu importe qu’ils aient été ajoutés depuis une page spécifique ou depuis la page de documents

Depuis l’écran document, vous verrez tous les documents auxquels vous avez accès dans Aidi. 

1. Un document peut-être lié à un écran (comme une modification contractuelle ou un projet) 
2. Il peut aussi être lié directement à la liste des documents, dans un tel cas, il n’est accessible que depuis cet écran.

Les catégories :

 Dans la liste de gauche, vous retrouverez les différentes catégories dans lesquelles classer vos documents. Par défaut, chaque écran est une catégorie de type «native» (ces catégories ne peuvent pas être supprimées), un utilisateur ne verra que les catégories natives associées aux écrans auxquels il a accès. De plus, chaque document lié à un écran particulier se retrouvera dans la catégorie appropriée. 

Par exemple, si vous insérez un document dans un bon de commande, le document se retrouvera dans la catégorie bon de commande ou une de ces sous-catégories. 

Vous pouvez aussi créer vos propres catégories et sous-catégories avec le bouton prévu à cet effet en haut de la liste et dans le menu des 3 points de chacune des catégories.

Vous pouvez glisser et déplacer les documents dans différentes catégories, mais si le document en question est lié à un écran, il ne pourra pas être déplacé en dehors de l’arborescence de la catégorie native de cet écran. 

Gérer les versions d’un document

 Pour améliorer le suivi et garder toute trace de changement, nous proposons aussi de gérer plusieurs versions d’un même document.

1. Enregistrer une nouvelle version en cliquant sur le menu de 3 points associé à un document. 

2. Aidi vous demandera de saisir les spécifications de cette nouvelle version 
3. Ajouter le nouveau fichier. 
4. Enregistrer

5. Le numéro de version augmentera automatiquement.

6. Gérer les versions en cliquant sur le menu de 3 points associé à un document. 

7. Depuis cette modale, vous pouvez voir toutes les versions existantes de votre document. Vous pouvez aussi modifier les spécifications en cliquant sur le bouton Modifier. 
8. Vous pouvez supprimer une version en cliquant sur le X.
9. Cette modale vous permet aussi d’ajouter de nouveaux documents.

Pour plus de détails concernant la gestion documentaire une vidéo est aussi disponible sur le Wiki.