Gestion documentaire – Aidi

Depuis l’écran document, vous verrez tous les documents auxquels vous avez accès dans Aïdi. Un document peut-être lié à un écran (comme un bon de commande ou une directive) ou directement à la liste des documents, dans un tel cas, il n’est accessible que depuis cet écran.

Les catégories:

Dans la liste de gauche, vous retrouverez les différentes catégories dans lesquelles classer vos documents. Par défaut, chaque écran est une catégorie de type “native”(donc elle ne peuvent pas être supprimer), un utilisateur ne verra que les catégories natives des écrans auxquels il a accès. De plus, chaque document lié à un écran particulier se retrouvera dans la catégorie appropriée.

Par exemple, si vous liez un document à un bon de commande, le document se retrouvera dans la catégorie bon de commande ou une de ces sous-catégories. Vous pouvez glisser et déplacer les documents dans différentes catégories mais si le document en question est lié à un écran, il ne pourra pas être déplacé en dehors de l’arborescence de la catégorie native de cette écran. Vous pouvez aussi créer vos propres catégories et sous-catégories avec le bouton prévu à cet effet en haut de la liste.

Gérer les versions d’un document:

Pour améliorer le suivi et garder toute trace de changement, nous proposons maintenant de gérer plusieurs versions d’un même document.

Pour commencer:

enregistrer une nouvelle version (3 petits points par document): Aïdi vous demandera d’ajouter le nouveau fichier et de saisir les spécifications de cette nouvelle version. Le numéro de version augmentera automatiquement.
Gérer les versions (3 petits points par document): depuis cette modale, vous pouvez voir toutes les versions existantes de votre document. Vous pouvez aussi modifier les spécifications ainsi que supprimer une version particulière.