Lettres Word - Paramétrer et ajouter un nouveau modèle de lettre et la générer

Aidi vous permet d’extraire certaines informations sous forme de document Word, de lettre. Afin d’utiliser cette fonctionnalité, un modèle de lettre doit être défini pour la ressource ciblée.

Les ressources d’Aidi pour lesquelles vous pouvez produire une lettre sont les suivantes : 

• Bon de commande
• Budget
• Carnet d’adresse
• Demande de paiement
• Dénonciation
• Détails du projet
• Factures
• Financement
• Infrastructure
• Modifications contractuelles
• Soumission
• Tableau de bord du projet
  

Pour ajouter un nouveau modèle de lettre, vous devez disposer d'un profil d’accès ayant la ressource Rapport en écriture. En cas de problème, communiquez avec votre administrateur.

Pour créer votre modèle de lettre, vous allez voir, c'est assez simple !

• Créez un document Word (ou Open Document), ou prenez un fichier déjà existant, et enregistrez-le au format .docx.

✏️Note : Les extensions .doc ne sont pas supportées.

• À l'intérieur de ce fichier, intégrez directement les balises qui correspondent aux données de Aidi. La liste des balises disponible, en fonction de l'écran de génération de la lettre, est disponible dans la section Ressources du Wiki. Une balise est encadrée par des crochets et sera remplacée par la valeur contenue dans Aidi, par exemple : [budget.totalcalculated], affichera le montant total du budget lors de la génération de la lettre.

• Vous pouvez traiter ce document Word comme n'importe quel autre document ! Intégrez-y votre logo et des images, faites de la mise en page, etc.
• Quand votre modèle est prêt, allez dans la section Admin / Modèles de lettres.

1. Cliquez sur le bouton Ajouter

2. Sélectionner le document que vous avez créé avec les balises.
3. Précisez le nom usuel et une brève description du modèle.
4. Déterminez si ce modèle est visible pour tous ou pour des profils d’accès spécifiques.
5. Sélectionnez l'écran auquel ce modèle est destiné. 
6. Enregistrez votre modèle.

✏️Note : Assurez-vous que les balises utilisées dans la lettre sont en lien avec l'écran d'utilisation (différents onglets de la liste des balises). Si Aidi ne trouve pas de valeur correspondante, il laissera simplement la balise telle quelle.

Si toutefois vous n'étiez pas suffisamment familier avec ce genre de manipulations, nos services se feront un plaisir de vous aider et de créer vos modèles de lettres sur mesure (des frais peuvent s'appliquer). Contactez-nous !

Générer une lettre

Une fois que le modèle de lettre est ajouté dans Aidi vous pouvez produire une lettre incluant les données du projet.

1. Accédez à la page Aidi pour laquelle vous désirez extraire les données dans une lettre. Par exemple un bon de commande.
2. Cliquez sur le bouton Lettres dans le coin supérieur droit.
3. Sélectionnez le modèle de lettre que vous désirez utiliser en cliquant sur le bouton Télécharger.
4. Vous retrouverez la lettre dans vos téléchargements.

💡Astuce : Vous pouvez ajouter un nouveau modèle directement depuis la page concernée, tout en bas de la liste des lettres.