Séquence d'utilisation des fonctionnalités essentielles

Le schéma ci-dessous représente les actions essentielles à la création des différentes étapes d’un projet. Ce schéma vous donne une vue d’ensemble des fonctionnalités et vous aide à visualiser les liens qui unissent chacun des éléments de façon obligatoire ou facultative dans Aidi. Notez que plusieurs autres éléments d’informations sont nécessaires au cours du projet sans être essentiels à des étapes spécifiques.

Projet

• Le projet se crée dans la page Démarrage. 
• Un projet peut être créé à partir d’une justification de projet approuvée.
• Les collaborateurs du projet devront être identifiés en tant que contacts sur le projet.
• À partir du projet on pourra configurer les chaînes d’approbation pour le budget, le bon de commande et la modification de projet.

Financement annuel

• Les financements annuels se trouvent dans la page Démarrage. Ce sont les enveloppes budgétaires.
• Plusieurs projets peuvent utiliser le même financement annuel.
• Il est lié indirectement au projet par la Source de financement.
• Un financement annuel pourrait être créé sans qu’un projet lui soit rattaché.

Source de financement

• Les sources de financement sont directement liées à un projet.
• Elles dépendent d’un financement annuel (enveloppe budgétaire)
• Les sources de financement se créent dans la page Démarrage. 
• Des révisions peuvent être ajoutées à une source de financement.

Budgets

• Les budgets se créent dans la page Planification.
• Autant de postes budgétaires que nécessaires peuvent y être ajoutés.
• Les budgets sont directement liés à un projet.
• Il est possible de créer un budget avant d’avoir une Source de financement.
• Un financement suffisant est cependant nécessaire à l’approbation d’un budget.
• Un budget doit être approuvé afin d’y lier un bon de commande.

Soumission

• Les soumissions peuvent être saisies en créant une soumission dans la page  Planification.
• Les soumissions sont directement liées au projet ainsi qu’au budget.
• Elles sont aussi reliées à un fournisseur qui devra être sélectionné lors de la création de la soumission.

Fournisseurs

• La liste des fournisseurs est disponible dans l’onglet Carnet d’adresse de la page Démarrage. 
• Les fournisseurs peuvent être liés à plus d’un projet.
• Un fournisseur peut être créé sans être lié à un projet.

Bon de commande

• Le bon de commande se crée dans la page Exécution.
• Le bon de commande facilite la gestion du processus de facturation.
• Il est directement lié à un projet ainsi qu’à un fournisseur.
• Un Budget approuvé doit exister afin d’être en mesure de créer un bon de commande.
• À partir du bon de commande on pourra configurer les chaînes d’approbation pour les modifications contractuelles, les demandes de paiement et les factures.
• Il est possible d’y définir si une demande de paiement est exigée ou non afin de traiter une facture liée à ce bon de commande.

Modifications Contractuelles

• Les modifications contractuelles incluent les demandes/directives, l’ordre de changement (ODC), les pénalités, etc.
• Les modifications contractuelles sont directement liées à un bon de commande.
• Les Bons de commande ne comportent pas nécessairement une modification contractuelle.
• Dans les cas où une modification contractuelle est requise, le bon de commande lié doit d’abord être approuvé. 
• Les modifications contractuelles se créent dans la page Exécution.

Demande de paiement

• La demande de paiement est une étape facultative à réaliser avant de pouvoir traiter une facture, selon les processus établis. 
• Un champ dans le bon de commande permet de définir si les demandes de paiement sont obligatoires pour traiter les factures attachées.
• Pour enregistrer une nouvelle demande de paiement, le bon de commande lié doit être au statut Approuvé. 
• Si des Modifications contractuelles sont attachées au bon de commande lié, l’ordre de changement doit aussi être au statut Approuvé pour être traité dans la demande de paiement.
• La demande de paiement est produite dans la page Exécution.

Facture

• La facture est accessible depuis la page Exécution.
• Selon que les Demandes de paiements sont obligatoires ou non pour traiter les factures liées à une demande d’achat, la production de la facture suivra soit l’étape du Bon de commande ou la Demande de paiement.
• Le bon de commande doit être au statut Approuvé.
• Si requise, la Demande de paiement doit être au statut Approuvé avec une date antérieure à la date de la présente facture.

Échéancier/tâches

• L’échéancier est directement lié à un projet.
• Dès qu’un projet est créé, son échéancier est automatiquement créé dans la page Budget et échéancier.
• Il est possible d’importer un échéancier d’un autre projet.
• L’échéancier peut être visualisé sous forme de liste ou en diagramme de Gantt.
• Des liaisons entre les tâches et avec des indicateurs peuvent être définies afin d’automatiser le calcul de la progression et de définir le chemin critique.
• Certaines tâches ou toutes les tâches d’un échéancier peuvent être disponibles à l’entrée de temps, ceci est déterminé par la personne chargée de projet.
• Les calendriers des personnes contact du projet peuvent être liés à l’échéancier.

Journal de bord

• Le journal de bord est directement lié au projet.
• Le journal de bord est accessible depuis la page Surveillance.

Demande de projet (Facultatif)

• Phase préliminaire à la création de projet, il est possible de remplir une demande de projet dans la page Démarrage. 
• Au besoin, il est possible d’y lier un Programme.

Programme (Facultatif)

• Il est possible de créer un Programme dans la page Démarrage. 
• Les programmes peuvent être liés à des demandes de projets ou à des projets.

Autres éléments liés au projet et/ou au contrat : 

Dénonciation : Accessible depuis la page Exécution.

Quittance : Sous-section dans les détails de la Dénonciation.

Risques : Accessible depuis la page Exécution. Il est possible d’associer des risques au projet dès sa création.
Leçons apprises: Accessible depuis la page Fermeture, ce menu permet de réaliser une rétrospective du projet et d’en inscrire les leçons apprises.

Contrats-cadres : Accessible depuis la page Exécution.

Portefeuille : Affiche le portefeuille de projets et différentes statistiques, selon la configuration.

Prévisions de réalisation : Accessible depuis la page Planification.

Feuille de temps : Accessible depuis la page de l’utilisateur, elle est directement liée à l’échéancier.

Sommaire des coûts : Accessible depuis la page Surveillance.

Centre de rapports : Accessible depuis la page Surveillance.