Séquence d'utilisation des fonctionnalités essentielles

Le schéma ci-dessous représente les actions essentielles à la création des différentes étapes d’un projet. Ce schéma vous donne une vue d’ensemble des fonctionnalités et vous aide à visualiser les liens qui unissent chacun des éléments de façon obligatoire ou facultative dans Aidi. Notez que plusieurs autres éléments d’informations sont nécessaires au cours du projet sans être essentiels à des étapes spécifiques.

Projet

• Le projet se crée dans la page Démarrage. 
• Un projet peut être créé à partir d’une demande de projet approuvée.
• Les collaborateurs du projet devront être identifiés en tant que contacts sur le projet.
• À partir du projet on pourra configurer les chaînes d’approbation pour le budget, le bon de commande et la modification de projet.

Financement annuel

• Les financements annuels se trouvent dans la page Démarrage. Ce sont les enveloppes budgétaires.
• Plusieurs projets peuvent utiliser le même financement annuel.
• Il est lié indirectement au projet par la Source de financement.
• Un financement annuel pourrait être créé sans qu’un projet lui soit rattaché.
• Disponible seulement si vous êtes abonné au plan Avancé ou Entreprise de la plateforme Aidi.

Source de financement

• Les sources de financement sont directement liées à un projet.
• Elles dépendent d’un financement annuel (enveloppe budgétaire)
• Les sources de financement se créent dans la page Démarrage. 
• Des révisions peuvent être ajoutées à une source de financement.

Budgets

• Les budgets se créent dans la page Planification.
• Autant de postes budgétaires que nécessaires peuvent y être ajoutés.
• Les budgets sont directement liés à un projet.
• Il est possible de créer un budget avant d’avoir une Source de financement.
• Un financement suffisant est cependant nécessaire à l’approbation d’un budget.
• Un budget doit être approuvé afin d’y lier un bon de commande.

Soumission

• Les soumissions peuvent être saisies en créant une soumission dans la page  Planification.
• Les soumissions sont directement liées au projet ainsi qu’au budget.
• Elles sont aussi reliées à un fournisseur qui devra être sélectionné lors de la création de la soumission.
• Disponible seulement si vous êtes abonné au plan Avancé ou Entreprise de la plateforme Aidi.

Fournisseurs

• La liste des fournisseurs est disponible dans l’onglet Carnet d’adresse de la page Démarrage. 
• Les fournisseurs peuvent être liés à plus d’un projet.
• Un fournisseur peut être créé sans être lié à un projet.

Bon de commande

• Le bon de commande se crée dans la page Exécution.
• Le bon de commande facilite la gestion du processus de facturation.
• Il est directement lié à un projet ainsi qu’à un fournisseur.
• Un Budget approuvé doit exister afin d’être en mesure de créer un bon de commande.
• À partir du bon de commande on pourra configurer les chaînes d’approbation pour les modifications contractuelles, les demandes de paiement et les factures.
• Il est possible d’y définir si une demande de paiement est exigée ou non afin de traiter une facture liée à ce bon de commande.

Modifications Contractuelles

• Les modifications contractuelles incluent les demandes/directives, l’ordre de changement (ODC), les pénalités, etc.
• Les modifications contractuelles sont directement liées à un bon de commande.
• Les Bons de commande ne comportent pas nécessairement une modification contractuelle.
• Dans les cas où une modification contractuelle est requise, le bon de commande lié doit d’abord être approuvé. 
• Les modifications contractuelles se créent dans la page Exécution.

Demande de paiement

• La demande de paiement est une étape facultative à réaliser avant de pouvoir traiter une facture, selon les processus établis. 
• Un champ dans le bon de commande permet de définir si les demandes de paiement sont obligatoires pour traiter les factures attachées.
• Pour enregistrer une nouvelle demande de paiement, le bon de commande lié doit être au statut Approuvé. 
• Si des Modifications contractuelles sont attachées au bon de commande lié, l’ordre de changement doit aussi être au statut Approuvé pour être traité dans la demande de paiement.
• La demande de paiement est produite dans la page Exécution.

Facture

• La facture est accessible depuis la page Exécution.
• Selon que les Demandes de paiements sont obligatoires ou non pour traiter les factures liées à un bon de commande, la production de la facture suivra soit l’étape du Bon de commande ou la Demande de paiement.
• Le bon de commande doit être au statut Approuvé.
• Si requise, la Demande de paiement doit être au statut Approuvé avec une date antérieure à la date de la présente facture.

Échéancier/tâches

• L’échéancier est directement lié à un projet.
• Dès qu’un projet est créé, son échéancier est automatiquement créé dans la page Planification.
• Il est possible d’importer un échéancier d’un autre projet.
• L’échéancier peut être visualisé sous forme de liste ou en diagramme de Gantt.
• Des liaisons entre les tâches et avec des indicateurs peuvent être définies afin d’automatiser le calcul de la progression et de définir le chemin critique.
• Certaines tâches ou toutes les tâches d’un échéancier peuvent être disponibles à l’entrée de temps, ceci est déterminé par la personne chargée de projet.
• Les calendriers des personnes contact du projet peuvent être liés à l’échéancier.

Journal de bord

• Le journal de bord est directement lié au projet.
• Le journal de bord est accessible depuis la page Surveillance.

Demande de projet (Facultatif)

• Phase préliminaire à la création de projet, il est possible de remplir une demande de projet dans la page Démarrage. 
• Au besoin, il est possible d’y lier un Programme.
• Disponible seulement si vous êtes abonné au plan Avancé ou Entreprise de la plateforme Aidi.

Programme (Facultatif)

• Il est possible de créer un Programme dans la page Démarrage. 
• Les programmes peuvent être liés à des demandes de projets ou à des projets.
• Disponible seulement si vous êtes abonné au plan Avancé ou Entreprise de la plateforme Aidi.

Autres éléments liés au projet et/ou au contrat : 

Dénonciation : Accessible depuis la page Exécution si vous êtes abonné au plan Avancé ou Entreprise de la plateforme Aidi.

Quittance : Sous-section dans les détails de la Dénonciation.

Risques : Accessible depuis la page Exécution si vous êtes abonné au plan Avancé ou Entreprise de la plateforme Aidi. Il est possible d’associer des risques au projet dès sa création.
Leçons apprises: Accessible depuis la page Fermeture si vous êtes abonné au plan Avancé ou Entreprise de la plateforme Aidi, ce menu permet de réaliser une rétrospective du projet et d’en inscrire les leçons apprises.

Contrats-cadres : Accessible depuis la page Exécution si vous êtes abonné au plan Avancé ou Entreprise de la plateforme Aidi.

Tableau de bord : Affiche le tableau de bord incluants vos listes de projets et différentes statistiques, selon la configuration si vous êtes abonné au plan Avancé ou Entreprise de la plateforme Aidi.

Feuille de temps : Accessible depuis la page de l’utilisateur si vous êtes abonné au plan Avancé ou Entreprise de la plateforme Aidi, la feuille de temps est directement liée à l’échéancier.

Sommaire des coûts : Accessible depuis la page Surveillance.

Centre de rapports : Accessible depuis la page Surveillance.