Dans cet article :

Bienvenue dans Aidi !

Informations préliminaires

Principales sections de l'application

Séquence d'utilisation des fonctionnalités

Création d'un projet

Création d'un budget

Création d'une source de financement

Création d'un bon de commande

Création de modifications contractuelles

Création d'une demande de paiement

Facturation

Sommaire des coûts

Échéancier

Journal de bord

 

Bienvenue dans Aidi !

Ce guide vous offre une vue d’ensemble de l'application afin de vous permettre de vous familiariser avec Aidi et de démarrer votre premier projet. Vous y trouverez les étapes de création d’un projet incluant entre autres le financement, le budget, les bons de commande et l’échéancier. Pour aller plus en détail dans l’application, plusieurs autres articles sont disponibles sur le Wiki intégré dans Aidi

Le Wiki Aidi est aussi accessible à l’adresse www.wiki.aidi.io. En plus de la documentation sur les fonctionnalités d’Aidi, vous y trouverez une foire aux questions, les notes de version (changements entre chaque version), les prochains développements prévus, etc. Profitez-en pour vous inscrire à l’infolettre.

Avec ses fonctionnalités, Aidi vous permet de gérer de manière intégrée et collaborative toutes les informations critiques de vos projets.

 

Informations préliminaires

Il est recommandé d’utiliser les navigateurs Google Chrome ou Edge pour naviguer dans Aidi mais Firefox est aussi compatible.

Si la page Aidi ne réagit pas normalement, appuyer simultanément sur Ctrl + R à l’aide du clavier. Ceci rafraîchit la page Aidi. Si le problème persiste, contactez votre super-utilisateur Aidi.

Si vous êtes abonnés à la Solution Aidi essentiel, il est possible que certaines des fonctionnalités présentées ne soient pas disponibles dans votre environnement.

 

Principales sections de l’application - écran d'accueil

 

1. La barre latérale primaire reflète les regroupements de fonctionnalités inhérentes à la gestion de projet.
2. La barre latérale secondaire affiche les fonctionnalités disponibles selon l’élément de la barre latérale primaire sélectionné. Sert de point d’accès aux fonctionnalités.
3. La vue affiche la fonctionnalité sélectionnée.
4. La barre horizontale supérieure contient :

• À gauche : le nom de la vue
• À droite : des boutons permettant les diverses opérations possibles selon la fonctionnalité sélectionnée (ajouter, supprimer, imprimer, exporter, etc.)

5. La recherche d’un numéro de projet en utilisant le Code du projet ou la Référence de projet. Pour faciliter la navigation dans Aidi, ainsi que la consultation des informations, il est recommandé de « fixer un projet » pour filtrer tous les écrans sur un projet en particulier.
6. La sélection d’une ligne de projet dans la vue Liste des projets (Démarrage ➤ Projets) permet d’accéder au tableau de bord du projet ainsi qu’aux détails. La sélection se fait en double-cliquant sur la ligne ou en cliquant sur l’icône en forme d'œil à droite.

✏️Note : L’un des aspects clé du logiciel est que les différents utilisateurs jouent des rôles différents dans le processus de gestion de projet. Ils auront donc des accès distincts aux fonctionnalités de l’application, ainsi l’affichage varie selon le rôle des utilisateurs d’Aidi.

💡Astuces

• Cliquer sur le chien en haut à gauche vous permet de revenir à la liste des projets ou à la page d’accueil si elle a été définie.
• Faites un clic droit sur un lien pour Ouvrir dans un nouvel onglet pour vous permettre de travailler dans plusieurs fenêtres Aidi simultanément.

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Séquence d’utilisation des fonctionnalités

Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble des fonctionnalités et vous aide à visualiser les liens qui unissent chacun des éléments de façon obligatoire ou facultative dans Aidi. Pour plus d’information sur les fonctionnalités et leurs liens, consultez le document détaillé.

 

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Création d’un projet

Voici les étapes à suivre pour démarrer un nouveau projet dans Aidi. Notez que certains éléments doivent être ajoutés au préalable dans Aidi avant la création du projet.

Depuis le menu Démarrage, sélectionnez Projets et cliquez sur le bouton Ajouter dans le coin supérieur droit.

Dans la modale de création, renseignez les champs obligatoires marqués d’un astérisque. Les autres champs peuvent être renseignés maintenant ou après que le projet soit créé.

1. La Référence de projet est votre code interne pour le projet. Ce code doit être unique.
2. Inscrivez le titre de votre projet.
3. Choisissez une Infrastructure proposée dans la liste déroulante.
4. Les types de projets sont définis par l'administrateur.
5. Cliquez sur Prochaine étape.

6. Description : Un outil de traitement de texte vous permet au besoin d'inscrire une description de votre projet. Cliquer sur Prochaine étape.
7. Configurer : Un modèle* de projet peut être utilisé pour faciliter la création de votre projet. Sinon vous pouvez renseigner toutes les informations manuellement.
8. Sélectionner le projet modèle.
9. La sélection d'un modèle permet de récupérer la configuration de différents éléments d’un autre projet, sélectionnez les éléments que vous désirez importer.
10. Cliquer sur Prochaine étape.

✏️Note 1 : L’utilisation d’un modèle permet une certaine homogénéité entre les projets et évite l’entrée manuelle d’information qui peut demander beaucoup de temps. Les modèles permettent également de mieux comparer les projets entre eux.

✏️Note 2 : Les modèles disponibles dans la liste sont les projets marqués comme modèle et les projets auxquels l'utilisateur a accès dans Aidi.

 

11. Info : Cette section permet de renseigner les informations complémentaires liées directement au projet. Les informations complémentaires sont spécifiques à chaque organisation et peuvent être rendues obligatoires (signalé par ‘*’) ou non. (Elles pourraient être inexistantes pour certaines organisations)
12. Renseigner les champs au besoin et cliquer sur Ajouter pour accéder au tableau de bord du projet.

13. Depuis le tableau de bord du projet, cliquer sur le bouton Détails dans le coin supérieur droit pour accéder à la page de détails du projet.

La section Description de la page de détails du projet affiche les renseignements inscrits lors de la création du projet et il est possible d’y entrer d’autres informations telles que le statut du projet, ses objectifs, etc. Vous pouvez aussi définir le projet comme un modèle qui servira lors de la création d’autres projets.

Vous devrez également ajouter des contacts au projet qui pourront collaborer au projet dans Aidi. Pour terminer la création de votre projet, Aidi vous permet de configurer des chaînes d'approbation. 

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Création d’un budget

Le budget d’un projet est un exercice essentiel à la planification financière du projet. Les éléments du budget (ce qu’on appelle des postes budgétaires) seront utilisés par divers autres processus (bon de commande, demande de paiement, facture, directive, demande de changement, ordre de changement et plus encore).

Accédez au budget depuis le menu Planification et cliquez sur Ajouter pour créer un budget. Sélectionnez votre Projet et le Type de budget à créer puis cliquez sur Enregistrer et ouvrir.

S’il s’agit du premier budget à être créé pour ce projet ou cette composante, vous avez la possibilité d’importer le budget d’un projet modèle. Nous vous recommandons cette option afin d’éviter d’avoir à entrer manuellement chacun des postes budgétaires.

Si vous avez sélectionné un modèle de projet lors de la création du projet, le budget de ce projet modèle est déjà disponible sur la page Budget.

Si vous avez utilisé un budget modèle, des montants peuvent déjà être inscrits dans votre budget. Il s’agit des montants du modèle utilisé que vous pourrez modifier selon les besoins du projet.

1. Dans la section Postes budgétaires, cliquez sur la flèche pour ouvrir l’arborescence du budget.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter si vous devez ajouter de nouveaux postes budgétaires.

3. Pour ajouter une sous-ligne à un poste budgétaire, sélectionnez le poste budgétaire parent dans la liste déroulante.
4. Ajoutez un préfixe qui pourrait être en lien avec vos postes budgétaires à l’interne ou soit une incrémentation numérique ou alphabétique.
5. Entrez la description du poste à ajouter.
6. Cliquez Enregistrer. (Vous pouvez sélectionner Enregistrer et fermer ou Enregistrer et nouveau pour créer immédiatement un nouveau poste budgétaire, une nouvelle modale de création s’ouvrira.)

Si certains postes budgétaires importés ne sont pas nécessaires à votre projet, vous pouvez les supprimer en cliquant sur le menu des 3 points du poste à supprimer.

7. Lorsqu’une source de financement sera créée dans votre projet, vous pourrez l’associer à votre budget.
8. Lorsque le budget est complété, vous devez l'approuver ou le faire approuver. Un financement suffisant est nécessaire à l’approbation du budget.
9. Un budget approuvé ne peut pas être modifié. Vous devez créer une nouvelle version de budget pour appliquer des modifications. En cliquant sur Créer un nouveau budget, le budget approuvé sera copié en une nouvelle version que vous pourrez alors modifier.

✏️Note : Lorsque vous approuvez une nouvelle version d’un budget, la dernière version approuvée devient archivée. Vous gardez ainsi l’historique des versions de budget.

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Création d’une source de financement

Les sources de financement de projets servent de source monétaire qui alimente le budget du projet et détermine le montant maximum pouvant être engagé sur chaque composante. Elles sont associées à un financement annuel et à un projet spécifique.

Pour créer un financement, accédez au menu Démarrage, sélectionnez Financements puis cliquez sur le bouton Ajouter.

1. Sélectionnez le projet s’il n’est pas déjà fixé dans la barre latérale secondaire.
2. Entrez l’année fiscale applicable à ce financement.
3. Sélectionnez le financement annuel ou enveloppe financière duquel ce projet sera financé.
4. Indiquez une référence associée à cette source de financement.
5. Saisissez le montant du financement. Vous pouvez saisir soit le montant avant taxes, le montant incluant les taxes ou le montant net de taxes. Les autres montants sont calculés automatiquement.
6. Enregistrez ces informations.

Le financement est maintenant disponible pour être associé à un budget. Une fois que le financement est associé à un budget, pour le modifier, vous pouvez y ajouter des révisions.

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Création d’un bon de commande

Le bon de commande est associé à un fournisseur, il permet d’engager les coûts budgétés du projet et facilite la gestion du processus de facturation et des modifications contractuelles. Un budget avec un financement disponible suffisant doit être approuvé avant d’être en mesure de créer un bon de commande.

• Accédez au bon de commande depuis le menu Exécution, puis sélectionnez Bons de commande.
• Cliquez sur le bouton Ajouter
• Sélectionnez le projet s’il n’est pas déjà fixé dans la barre latérale secondaire. Autrement, le projet sera déjà inscrit. Cliquez sur Prochaine étape.
• Sélectionnez ensuite le fournisseur associé à ce bon de commande. Cliquez sur Prochaine étape.
• Ajouter une description du bon de commande (facultatif). Cliquez sur Prochaine étape.
• Compléter les informations pertinentes à votre bon de commande dans la section Info. *Noter que les champs disponibles dans cette section sont propres à chacun des clients et pourraient même être inexistants.

 

 

Lorsque le bon de commande est créé, certains éléments contractuels doivent êtres mis à jour en plus de la ventilation des coûts selon les postes budgétaires approuvés.

1. Dans la section Information du bon de commande, vous pouvez définir la retenue contractuelle applicable par défaut,
2. Rendre les demandes de paiement obligatoires pour traiter les factures, et
3. Autoriser divers types de changements contractuels : sélectionnez tous les changements applicables. Ceci vous permettra de créer des modifications contractuelles le moment venu, si nécessaire.

La section Composante du bon de commande vous permet de ventiler les coûts par postes budgétaires.

4. Ouvrez chacun des sous-éléments du budget en cliquant sur la flèche devant l’élément parent. Les coûts du bon de commande doivent être associés au dernier niveau de l’arborescence et non aux items parents.

   ✏️Note : L’ajout du montant du bon de commande au niveau d’un item parent est considéré comme un ajout à ce qui avait été budgété. Ceci entraîne un ajout au calcul de la tendance dans le Sommaire des coûts.

5. Indiquez la quantité associée à ce bon de commande.
6. Modifiez le prix unitaire au besoin.
7. Lorsque terminée, vous pouvez supprimer les items vides afin d’alléger le contenu de la page.

✏️Note : Il est possible de créer un bon de commande en important les montants de la soumission directement.

8. Si éventuellement des modifications contractuelles sont associées à ce bon de commande, elles seront affichées dans la section Modification bc.
9. Vous pouvez aussi configurer des chaînes d’approbation pour les différents types de modification contractuelles ainsi que pour les demandes de paiement et les factures.

Avant de procéder à la demande de paiement et à la facturation, le bon de commande doit être approuvé en cliquant sur le bouton Approuver ou Envoyer pour approbation, si une chaîne d’approbation a été configurée.

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Création de modifications contractuelles

Les modifications contractuelles sont créées lorsqu’un changement à un bon de commande approuvé est requis. Le but de cette fonctionnalité est de faciliter la gestion et le suivi des modifications contractuelles en créant différents types de modification telles que Directive ou demande de changement (DDC), Instruction supplémentaire, Avenant, Pénalité et Ordre de changement (ODC).

Certaines modifications contractuelles se font en une seule étape (par exemple : Avenant), d’autres en deux étapes (par exemple, il est requis de créer une DDC afin d'être en mesure de créer un ODC). Ceci pourrait varier selon la configuration des modifications contractuelles de votre environnement.

Création d’une modification à 2 étapes - Étape #1

Nous présentons dans cette section la procédure à suivre pour créer une modification contractuelle d’un processus à deux étapes. Cette première étape sert essentiellement à faire approuver entre les différents intervenants le montant du changement et ses causes. Une fois cette étape approuvée, elle ne va pas immédiatement modifier la valeur du bon de commande. Ceci s’effectuera à la deuxième étape (section suivante).

1. Accédez à la page Modification bc depuis le menu Exécution et cliquez sur le bouton Ajouter.
2. Sélectionnez le projet s’il n’est pas déjà fixé dans la barre latérale secondaire. Autrement, le projet sera déjà inscrit.
3. Sélectionnez la composante à laquelle le bon de commande qui nécessite un changement est associé.
4. Sélectionnez le bon de commande qui nécessite un changement.
5. Choisissez le type de modification contractuelle. Les champs suivants dépendent du type de modification choisi. Dans l’exemple ci-dessous, une directive exécutoire est sélectionnée.
6. La référence est créée automatiquement par Aidi en utilisant le type suivi d’un nombre incrémental. Cette référence peut ensuite être manuellement modifiée, mais doit demeurer unique pour un même bon de commande.

✏️Note : Si le mauvais type est sélectionné par accident, il faut effacer la case Référence pour que l’insertion automatique se reproduise pour le nouveau type sélectionné.

7. Inscrivez le titre de la modification contractuelle et la date.
8. L’émetteur de la demande ou directive est la personne ou l’organisation à l’origine de la demande.
9. Cliquez Enregistrer et ouvrir.

Lorsque la demande est ouverte, vous pouvez la documenter plus en détail en ajoutant une description et une justification dans la section Description.

1. Dans la section Impact, vous pouvez sélectionner la discipline impactée et le délai en jours occasionné par cette demande (le délai peut être positif ou négatif, si aucun délai, inscrire 0 ou laisser vide).

La section Coût vous permet de ventiler les coûts de la DDC selon les postes de la structure budgétaire sélectionnée. Comme pour le bon de commande, les coûts doivent être associés au dernier niveau de l’arborescence et non aux items parents.

2. La première colonne vous permet d’entrer le montant que vous estimez pour cette DDC. Cette colonne peut être masquée selon la configuration de votre profil d’accès.
3. La colonne montant soumis vous permet d’entrer le montant soumis par le fournisseur.
4. Le montant approuvé est le montant qui sera réellement facturé.
5. Au besoin, vous pouvez ajouter des lignes ou sous-lignes aux postes budgétaires en cliquant sur le bouton Ajouter ou sur le + associé à un poste budgétaire.
6. Lorsque terminée, vous pouvez masquer les lignes à 0$ afin d’alléger le contenu de la page.

Lorsque la modification est de type DDC, vous avez la possibilité d’indiquer la ou les causes associées à ce changement et de répartir un pourcentage entre les différentes causes. Encore une fois, selon la configuration de votre profil d’accès, il est possible que cette section soit masquée. Consulter l’article Cas d’utilisation courant des modifications contractuelles pour plus de détails à ce sujet. Cet article vous renseignera aussi sur les différences et liaisons entre DDC et ODC.

Avant de pouvoir créer un ODC, la DDC doit être approuvée en cliquant sur le bouton Approuver ou Envoyer pour approbation, si une chaîne d’approbation a été configurée.

 

Création d’une modification à 2 étapes - Étape #2

Une fois que l’étape #1 décrite ci-dessus est approuvée, il est alors possible de créer l’étape #2 qui consiste généralement en un ordre de changement (ODC). L’objectif est de lier une ou plusieurs DDC à un ODC et ainsi augmenter (ou diminuer) la valeur du bon de commande.

1. Pour créer l’ODC, suivre les même étapes que pour la création de l’étape #1 ci-dessus.
2. Sélectionnez le type ODC.
3. Comme pour l’étape #1, la référence est créée automatiquement par Aidi en utilisant le type suivi d’un nombre incrémental. Cette référence peut ensuite être manuellement modifiée, mais doit demeurer unique pour un même bon de commande.

✏️Note : Si le mauvais type est sélectionné par accident, il faut effacer la case Référence pour que l’insertion automatique se reproduise pour le nouveau type sélectionné.

4. Inscrivez le titre de la modification contractuelle et la date.
5. Sélectionnez la ou les demandes ou directives (étape #1) associée(s) à cet ODC. Vous pouvez lier une ou plusieurs DDC à un même ODC.
6. Cliquez Enregistrer et ouvrir.

1. La section Discipline et délai affiche le délai en jour tel qu’inscrit dans la demande/directive associée. Vous pouvez modifier cette information au besoin. Le montant Total de l’ODC représente la somme de toutes les demandes/directives associées.
2. La ou les DDC associées à cet ODC sont affichées, vous n’avez qu’à cliquer sur le nom (en bleu) pour ouvrir cette DDC dans un autre onglet. Cette section vous permet aussi d’associer d’autres DDC et de supprimer un lien.

✏️Note : Il est seulement possible d’associer des directives qui sont approuvées et qui n’ont pas été préalablement associées à un autre ODC.

3. La ventilation des coûts telle qu’inscrite dans la DDC est aussi détaillée dans l’ODC.

L’ODC doit être approuvé afin d'ajuster le montant du bon de commande. Une fois approuvé, il sera maintenant possible de saisir un avancement sur une demande de paiement et/ou une facture.

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Création d'une demande de paiement

La demande de paiement, parfois appelée décompte progressif, est une étape intermédiaire entre le bon de commande et la facture. Le but de cette étape est principalement de documenter et d’approuver les quantités et les coûts réalisés au moment de la demande pour ensuite facturer le montant lié au pourcentage d’avancement. La demande de paiement peut être facultative ou être un prérequis à la création d’une facture, selon la configuration du bon de commande.

• Accédez à la demande de paiement depuis le menu Exécution.
• Cliquez sur le bouton Ajouter.
• Sélectionnez le projet s’il n’est pas déjà fixé dans la barre latérale secondaire. Autrement, le projet sera déjà inscrit.
• Sélectionnez ensuite le fournisseur pour lequel une demande de paiement doit être créée.
• Sélectionnez un bon de commande associé à ce fournisseur.
• Entrez la date de la demande de paiement. Attention ! Cette date est importante car, elle permettra de lier correctement les avancements à la facture.
• Cliquez Enregistrer et ouvrir.
  

La demande de paiement s’ouvre automatiquement.

Si vous avez inscrit une retenue contractuelle dans le bon de commande, elle sera inscrite par défaut dans la section Informations contractuelles, sinon, il est toujours temps pour vous de l’ajouter ici.

Vous pouvez joindre des documents ou des liens URL en lien avec cette demande de paiement. Si des informations complémentaires sont configurées, renseignez-les si nécessaire. Au besoin vous pouvez aussi inscrire une note.

Dans la section Bon de commande initial, la ventilation des descriptions respecte les lignes du budget associées au bon de commande.

1. Dans l’image ci-dessous, une demande de paiement liée à ce bon de commande a déjà été créée précédemment, ainsi les colonnes associées au total cumulatif affichent le pourcentage et le montant déjà inclus sur une autre demande de paiement (facturée ou non). Lorsqu’il s’agit de la première demande de paiement liée à un bon de commande, tous les champs sont à 0.
2. Au besoin sélectionnez « % » si c’est plus significatif que « Qté ». Vous pouvez aussi modifier la sélection par défaut en cliquant sur la flèche à droite.

Vous pouvez saisir les informations de la demande de paiement de différentes façons selon vos besoins pour chacun des postes budgétaires visés. 

3. En ajoutant un pourcentage ou quantité cumulatif qui comprend l’avancement des demandes de paiement précédentes. Lorsque le % cumulatif est à 100 % la ligne devient verte.
4. En ajoutant un pourcentage ou quantité différentiel qui comprend seulement l’avancement de la demande de paiement en cours.
5. En inscrivant le montant cumulatif, qui inclut le montant total des demandes de paiement antérieures ainsi que la demande courante.
6. En inscrivant le montant de la demande de paiement courant.

✏️Note : Dans tous les cas, les pourcentages, les quantités ou les montants doivent être associés au dernier niveau de l’arborescence et non aux items parents.

En saisissant l’une de ces informations, les autres éléments de la ligne se calculent automatiquement.

En glissant l’écran vers la droite, vous pourrez voir certaines informations liées aux demandes de paiement précédentes.

7. Le montant total du bon de commande par élément de budget.
8. Le montant total des demandes de paiement précédentes, excluant celle en cours.
9. Le montant associé aux demandes de paiement qui est déjà facturé.

 

Si des ordres de changements ou avenants approuvés sont attachés au bon de commande, la section Modification BC sera disponible. Saisissez les informations de l’ODC ou de l’avenant de la même façon que pour le bon de commande initial.

La section Synthèse en haut de la page montre :

1. Le montant cumulatif des demandes de paiements associées au même bon de commande, incluant la demande courante et les ordres de changement.
2. Le montant de la demande de paiement courante incluant les ordres de changement.
3. Le montant payable de cette demande de paiement considérant les retenues.

 

Lorsque tous les éléments de la demande de paiement sont saisis, la demande peut être approuvée ou envoyée en approbation si une chaîne d’approbation a été définie. Si des montants ou pourcentages d’avancement sont modifiés durant le processus d’approbation, tous ces changements seront visibles et journalisés.

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Facturation

Cette fonctionnalité permet de convertir des montants engagés du bon de commande en montants réels imputés au projet. La facture peut être associée à une demande de paiement approuvée.

• Accédez à l’onglet Factures depuis le menu Exécution et cliquez sur le bouton Ajouter.
• Sélectionnez le projet s’il n’est pas déjà fixé dans la barre latérale secondaire. Autrement, le projet sera déjà inscrit.
• Sélectionnez le bon de commande associé à cette facture.
• Indiquez le numéro de référence et la date de la facture.
• Enregistrez.

Si une demande de paiement existe

1. Accédez ensuite à la section Composantes de la facture.
2. Lorsqu’une demande de paiement associée au fournisseur sélectionné dans la facture existe, le bouton Quantité auto est affiché.
3. En cliquant sur ce bouton, Aidi importe les montants et les pourcentages ou quantité d’avancement des dernières demandes de paiement qui n’ont pas encore été associées à une facture et qui sont antérieures à la date de la facture courante.
4. Vous pouvez masquer les lignes à 0$ afin d’alléger le contenu de la page.

5. Si un ou des ordres de changement sont inscrits sur la demande de paiement, répétez les mêmes opérations dans la section Modification bc de la facture, afin d’importer les montants et pourcentage d’avancement des ordres de changement.

Si la facture est traitée sans demande de paiement

1. Accédez à la section Composantes de la facture.
2. Indiquez le pourcentage (ou quantité) d’avancement global ou
3. Indiquez le montant de la facture courante. Les montants doivent être associés au dernier niveau de l’arborescence et non aux items parents.
4. Notez le montant apparaissant sur le bon de commande.

5. Si un ou des ordres de changement sont associés au bon de commande, répétez les mêmes opérations dans la section Modification bc de la facture, afin d’inscrire les montants de la facture courante ou le pourcentage global d’avancement des ordres de changement lié au bon de commande.

Tous types de factures

La section Retenues affiche le pourcentage de retenue appliqué à cette facture ainsi que le montant calculé selon le montant de la facture.

La section Synthèse présente différents montants :

1. Le montant de la facture courante
2. Le montant payable = montant de la facture courante moins le montant des retenues.
3. Montant du bon de commande associé à cette facture
4. Montant restant à facturer = montant du bon de commande moins le montant payable de toutes les factures (approuvées ou non) associées à ce bon de commande.

La facture permet aussi de gérer les taxes (requiert une configuration spécifique) et les quittances.

Lorsque la facture est complétée, elle doit être approuvée ou envoyée en approbation si une chaîne d’approbation a été définie. Une fois la facture approuvée, les montants réels seront imputés au projet.

 

 

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Sommaire des coûts

Le sommaire des coûts, directement intégrés dans Aidi dans le menu Surveillance, permet un suivi instantané des éléments financiers du projet. Il présente des informations depuis le financement, jusqu’à la tendance du projet et permet donc de voir si des écarts sont prévus. Le sommaire des coûts est mis à jour en temps réel. Consultez l’article Sommaire des coûts de notre Wiki pour une description détaillée de cette fonctionnalité.

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Échéancier

L’Échéancier dans Aidi vous permet d’effectuer un suivi des tâches associées à votre projet, dans un diagramme de Gantt. Vous pouvez créer et mettre à jour les tâches, créer des dépendances entre les différentes tâches, les assigner à une personne responsable et même leur attribuer un processus d’approbation.

Notez que certaines fonctionnalités de l’échéancier sont réservées au Chargé de projet identifié dans la section Contact du projet.

Il y 3 façons de créer un échéancier dans Aidi :

1. Ajouter les tâches manuellement dans l’échéancier.
2. Importer l’échéancier d’un autre projet. Un échéancier déjà créé dans Aidi peut devenir un modèle et être importé dans d’autres projets.
3. Importer les tâches depuis un fichier MS Project.

Ajout des tâches manuellement

Accédez à l’échéancier depuis le menu Planification. Dans la section des tâches, cliquez sur le nom du projet puis cliquez sur le bouton Nouvelle tâche.

Vous êtes prêt à créer votre première tâche. L’onglet Planification s’ouvre automatiquement.

1. Inscrivez le nom de la tâche.
2. Sélectionné dans la liste déroulante le type de tâche :

• • Activité
  • Jalon (tâche sans durée)
  • Livrable (les livrables sont affichés dans la page Tableau de bord du projet et dans certains rapports)

3. Inscrivez les dates planifiées : pour les activités et les livrables vous devez entrer les dates de début et de fin planifiées, pour les jalons, une date de début planifiée seulement est requise.
4. Vous pouvez aussi entrer le nombre de jours d’opération requis et la date de fin sera automatiquement calculée. Par défaut un calendrier « jours de semaine » est appliqué au calcul de la date, donc les jours de fin de semaine sont ignorés.
5. Il est possible de sélectionner un calendrier de 7 jours ou d’associer un autre calendrier à la tâche.
6. Vous pouvez définir une tâche comme tâche de début de projet ou tâche de fin de projet. Ceci modifie la date affichée pour le projet dans la vue Liste de projets et Tableau de bord.
7. La tâche peut être inscrite comme critique. (À titre informatif seulement)
8. Vous pouvez associer cette tâche à une phase du projet.
9. Assignez une personne responsable de cette tâche. La personne doit faire partie des contacts du projet. La personne recevra une notification dans Aidi.
10. Si le projet comporte plus d’une composante, il est possible d’associer une tâche à une composante spécifique.
11. Enfin, vous pouvez préciser le statut de cette tâche (en cours, en approbation, terminée, etc.)
12. Avant de pouvoir continuer avec les autres sections de la tâche, vous devez Enregistrer, ce qui créera la tâche dans l’échéancier.

L’onglet Ressources permet d’assigner des ressources à la tâche et d’estimer les efforts nécessaires par ressource. Si la feuille de temps est utilisée, les efforts réels seront ajoutés à cette page et la progression sera calculée.

1. Vous trouverez tous les renseignements concernant l’onglet Dépendance dans l’article Chemin critique, dépendance et contraintes.
2. L’onglet Texte vous permet d’ajouter une description de la tâche ou des informations en lien avec cette tâche sous format de texte ou de tableau avec cet outil de traitement de texte.
3. L’onglet Document permet de télécharger des documents dans cette tâche spécifiquement.
4. Si des Informations complémentaires sont configurées, renseignez-les si nécessaire dans la section à cet effet.

5. La bulle vous permet de voir l’historique des activités de cette tâche.
6. Elle vous permet aussi d’ajouter des notes et sert aussi d’outil de collaboration où vous pouvez mentionner une personne contact sur le projet afin que cette personne soit notifiée par courriel qu’une note lui est adressée. Pour ce faire, tapez @ puis les premières lettres de son nom
7. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer la note.

Lorsque vous avez entré tous les éléments de la tâche, vous devez l’enregistrer.

8. Cliquez sur la flèche à droite du bouton Enregistrer et sélectionnez le type d’enregistrement désiré.

• • Enregistrer : Enregistre les informations et la fenêtre de la tâche demeure ouverte.
  • Enregistrer et nouveau : Enregistre les informations et ouvre une nouvelle fenêtre pour créer une autre tâche.
  • Enregistrer et fermer : Enregistre les informations et ferme cette fenêtre pour revenir à l’échéancier global.

De retour à la page de l’échéancier, plusieurs opérations sont possibles. Veuillez consulter l’article Affichage de l’échéancier pour comprendre les éléments disponibles dans la vue de l’échéancier.

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Journal de bord

Le journal de bord est un outil collaboratif pour les ressources internes et externes qui permet de voir les progrès du projet du plus récent au plus ancien. Photos, notes, météo, et principales activités sont consignées dans le journal. Le journal est accessible directement sur téléphones et tablettes pour faciliter notamment la prise de photos et de notes directement sur le chantier.

Accéder au journal de bord depuis le menu Surveillance.

Pour ajouter une note au journal de bord, cliquez sur le bouton + dans le coin supérieur droit de la page.

• Inscrivez le nom du projet s’il n’est pas déjà fixé dans le menu latéral secondaire.
• Entrez un numéro de rapport ou laissez l’espace vide et Aidi générera un numéro séquentiel.
• Cliquez sur la flèche au bas de la fenêtre pour passer à l’étape suivante.
• Par défaut, la date et l’heure courantes sont affichées. Si vous désirez entrer une note pour une date passée, n’hésitez pas à modifier la date et l’heure.
• Passez à l’étape suivante qui est le contenu de la note.

1. C’est dans la section Texte que vous allez entrer le contenu de votre note.
2. Vous pouvez utiliser un modèle de note pour simplifier la création et ainsi vous assurer d’avoir toujours le même format de note.
3. La fonction plein écran vous permet d’agrandir la fenêtre d’écriture et de la ramener à la taille réduite pour poursuivre la création de la note.
4. La section Fichier vous permet de joindre des photos ou tous autres documents.
5. Si les champs informations complémentaires ont été configurés par l’administrateur Aidi de votre organisation, vous pourrez compléter la page Info.

6. Dans la section Tags, vous pouvez inscrire des mots clés reliés au sujet de la note pour vous permettre de créer des filtres par la suite et retrouver des notes spécifiques plus facilement.

💡Astuce : Afin d’éviter de vous retrouver avec un nombre infini de tags (par exemple le même mot mais parfois au singulier, parfois au pluriel), nous vous suggérons d’établir une nomenclature et même une liste de tags qui devraient être utilisés.

7. Enfin, vous pouvez déterminer qui pourra voir cette note. Sélectionnez Tous pour permettre à tous les contacts du projet de voir la note (sélection par défaut). Sélectionnez Privé pour que seulement le créateur de la note et la ou les personnes ayant un rôle Administrateur dans Aidi puissent voir la note ou sélectionnez individuellement les contacts qui pourront voir la note.
8. Cliquez sur Ajouter.

Votre note est maintenant ajoutée. Certaines autres fonctionnalités sont disponibles sur cette page, entre autre dans le menu des 3 points à droite, vous pouvez aussi consulter la météo et ajouter des commentaires.

✏️Note 1 : Seul l’auteur d’une note de Journal de bord ou un administrateur Aidi peut en modifier le contenu. Par contre, tous les contacts du projet ayant accès à la note peuvent ajouter des commentaires.

✏️Note 2 : Vous pouvez notifier un collaborateur en tapant @ puis les premières lettres de son nom - ceci affiche la liste des contacts du projet, que vous pouvez sélectionner. Ceci enverra une notification à la personne concernée.

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