Dans cet article :

Bienvenue dans Aidi!

Informations préliminaires

Principales sections de l'application

Séquence d'utilisation des fonctionnalités

Création d'un projet

Création d'un budget

Création d'une source de financement

Création d'un bon de commande

 

Bienvenue dans Aidi!

Ce guide vous offre une vue d’ensemble de l'application afin de vous permettre de vous familiariser avec Aidi et de démarrer votre premier projet. Vous y trouverez les étapes de création d’un projet incluant entre autres le financement, le budget, les bons de commande et l’échéancier. Pour aller plus en détail dans l’application, plusieurs autres articles sont disponibles sur le Wiki intégré dans Aidi

Le Wiki Aidi est aussi accessible à l’adresse www.wiki.aidi.io. En plus de la documentation sur les fonctionnalités d’Aidi, vous y trouverez une foire aux questions, les notes de version (changements entre chaque version), les prochains développements prévus, etc. Profitez-en pour vous inscrire à l’infolettre.

Avec ses fonctionnalités, Aidi vous permet de gérer de manière intégrée et collaborative toutes les informations critiques de vos projets. 

 

Informations préliminaires

Il est recommandé d’utiliser les navigateurs Google Chrome ou Edge pour naviguer dans Aidi mais Firefox est aussi compatible.

Si la page Aidi ne réagit pas normalement, appuyer simultanément sur Ctrl + R à l’aide du clavier. Ceci rafraîchit la page Aidi. Si le problème persiste, contactez votre super-utilisateur Aidi.

 

Principales sections de l’application - écran d'accueil

 

1. La barre latérale primaire reflète les regroupements de fonctionnalités inhérentes à la gestion de projet.
2. La barre latérale secondaire affiche les fonctionnalités disponibles selon l’élément de la barre latérale primaire sélectionné.  Sert de point d’accès aux fonctionnalités.
3. La vue affiche la fonctionnalité sélectionnée.
4. La barre horizontale supérieure contient : 

• À gauche : le nom de la vue
• À droite : des boutons permettant les diverses opérations possibles selon la fonctionnalité sélectionnée (ajouter, supprimer, imprimer, exporter, etc.)

5. La recherche d’un numéro de projet en utilisant le Code du projet ou la Référence de projet. Pour faciliter la navigation dans Aidi, ainsi que la consultation des informations, il est recommandé de « fixer un projet » pour filtrer tous les écrans sur un projet en particulier.
6. La sélection d’une ligne de projet dans la vue Liste des projets (Démarrage ➤ Projets) permet d’accéder au tableau de bord du projet ainsi qu’aux détails. La sélection se fait en double-cliquant sur la ligne ou en cliquant sur l’icône en forme d'œil à droite.

✏️Note : L’un des aspects clé du logiciel est que les différents utilisateurs jouent des rôles différents dans le processus de gestion de projet. Ils auront donc des accès distincts aux fonctionnalités de l’application, ainsi l’affichage varie selon le rôle des utilisateurs d’Aidi.

💡Astuces

• Cliquer sur le chien en haut à gauche vous permet de revenir à la liste des projets  ou à la page d’accueil si elle a été définie.
• Faites un clic droit sur un lien pour Ouvrir dans un nouvel onglet pour vous permettre de travailler dans plusieurs fenêtres Aidi simultanément.

 

Séquence d’utilisation des fonctionnalités

Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble des fonctionnalités et vous aide à visualiser les liens qui unissent chacun des éléments de façon obligatoire ou facultative dans Aidi. Pour plus d’information sur les fonctionnalités et leurs liens, consultez le document détaillé. 

 

 

Création d’un projet

Voici les étapes à suivre pour démarrer un nouveau projet dans Aidi. Notez que certains éléments doivent être ajoutés au préalable dans Aidi avant la création du projet.

Depuis le menu Démarrage, sélectionnez Projets et cliquez sur le bouton Ajouter dans le coin supérieur droit.

Dans la modale de création, renseignez les champs obligatoires marqués d’un astérisque. Les autres champs peuvent être renseignés maintenant ou après que le projet soit créé.

1. Le Préfixe code projet est votre code interne pour le projet. Ce code doit être unique.
2. Inscrivez le titre de votre projet.
3. Choisissez une Infrastructure proposée dans la liste déroulante. 
4. Les types de projets sont définis par l'administrateur.
5. Cliquez sur Prochaine étape.

6. Description : Un outil de traitement de texte vous permet au besoin d'inscrire une description de votre projet.  Cliquer sur Prochaine étape.
7. Configurer : Un modèle* de projet peut être utilisé pour faciliter la création de votre projet. Sinon vous pouvez renseigner toutes les informations manuellement.
8. Sélectionner le projet modèle. 
9. La sélection d'un modèle permet de récupérer la configuration de différents éléments d’un autre projet, sélectionnez les éléments que vous désirez importer. 
10. Cliquer sur Prochaine étape.

✏️Note : L’utilisation d’un modèle permet une certaine homogénéité entre les projets et évite l’entrée manuelle d’information qui peut demander beaucoup de temps. Les modèles permettent également de mieux comparer les projets entre eux.

 

11. Info : Cette section permet de renseigner les informations complémentaires liées directement au projet. Les informations complémentaires sont spécifiques à chaque organisation et peuvent être rendues obligatoires (signalé par ‘*’) ou non. (Elles pourraient être inexistantes pour certaines organisations)
12. Renseigner les champs au besoin et cliquer sur Ajouter pour accéder au tableau de bord du projet .

13. Depuis le tableau de bord du projet, cliquer sur le bouton Détails dans le coin supérieur droit pour accéder à la page de détails du projet.

La section Description de la page de détails du projet affiche les renseignements inscrits lors de la création du projet et il est possible d’y entrer d’autres informations telles que le statut du projet, ses objectifs, etc. Vous pouvez aussi définir le projet comme un modèle qui servira lors de la création d’autres projets.

Vous devrez également ajouter des contacts au projet qui pourront collaborer au projet dans Aidi. Pour terminer la création de votre projet, Aidi vous permet de configurer des chaînes d'approbation. 

 

Création d’un budget

Le budget d’un projet est un exercice essentiel à la planification financière du projet. Les éléments du budget (ce qu’on appelle des postes budgétaires) seront utilisés par divers autres processus (bon de commande, demande de paiement, facture, directive, demande de changement, ordre de changement et plus encore).

Accédez au budget depuis le menu Planification et cliquez sur Ajouter pour créer un budget. Sélectionnez votre Projet et le Type de budget à créer puis cliquez sur Enregistrer et ouvrir. 

S’il s’agit du premier budget à être créé pour ce projet ou cette composante, vous avez la possibilité d’importer le budget d’un projet modèle. Nous vous recommandons cette option afin d’éviter d’avoir à entrer manuellement chacun des postes budgétaires. 

Si vous avez sélectionné un modèle de projet lors de la création du projet, le budget de ce projet modèle est déjà disponible sur la page Budget.

Si vous avez utilisé un budget modèle, des montants peuvent déjà être inscrits dans votre budget. Il s’agit des montants du modèle utilisé que vous pourrez modifier selon les besoins du projet.

1. Dans la section Postes budgétaires, cliquez sur la flèche pour ouvrir l’arborescence du budget.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter si vous devez ajouter de nouveaux postes budgétaires.

3. Pour ajouter une sous ligne à un poste budgétaire, sélectionnez le poste budgétaire parent dans la liste déroulante.
4. Ajoutez un préfixe qui pourrait être en lien avec vos postes budgétaires à l’interne ou soit une incrémentation numérique ou alphabétique.
5. Entrez la description du poste à ajouter.
6. Cliquez Enregistrer. ( Vous pouvez sélectionner Enregistrer et fermer ou Enregistrer et nouveau pour créer immédiatement un nouveau poste budgétaire, une nouvelle modale de création s’ouvrira.)

Si certains postes budgétaires importés ne sont pas nécessaires à votre projet, vous pouvez les supprimer en cliquant sur le menu des 3 points du poste à supprimer.

7. Lorsqu’une source de financement sera créée dans votre projet, vous pourrez l’associer à votre budget. 
8. Lorsque le budget est complété, vous devez l'approuver ou le faire approuver. Un financement suffisant est nécessaire à l’approbation du budget. 
9. Un budget approuvé ne peut pas être modifié. Vous devez créer une nouvelle version de budget pour appliquer des modifications. En cliquant sur Créer un nouveau budget, le budget approuvé sera copié en une nouvelle version que vous pourrez alors modifier.

✏️Note : Lorsque vous approuvez une nouvelle version d’un budget, la dernière version approuvée devient archivée. Vous gardez ainsi l’historique des versions de budget.

 

Création d’une source de financement

Les sources de financement de projets servent de source monétaire qui alimentent le budget du projet et déterminent le montant maximum pouvant être engagé sur chaque composante. Elles sont associées à un financement annuel et à un projet spécifique.

Pour créer un financement, accédez au menu Démarrage, sélectionnez Financements puis cliquez sur le bouton Ajouter 

1. Sélectionnez le projet s’il n’est pas déjà fixé dans la barre latérale secondaire.
2. Entrez l’année fiscale applicable à ce financement.
3. Sélectionnez le financement annuel ou enveloppe financière duquel ce projet sera financé.
4. Indiquez une référence associée à cette source de financement.
5. Saisissez le montant du financement. Vous pouvez saisir soit le montant avant taxes, le montant incluant les taxes ou le montant net de taxes. Les autres montants sont calculés automatiquement.
6. Enregistrez ces informations.

Le financement est maintenant disponible pour être associé à un budget. Une fois que le financement est associé à un budget, pour le modifier, vous pouvez y ajouter des révisions.

 

Création d’un bon de commande

Le bon de commande est associé à un fournisseur, il permet d’engager les coûts budgétés du projet et facilite la gestion du processus de facturation et des modifications contractuelles. Un budget avec un financement disponible suffisant doit être approuvé avant d’être en mesure de créer un bon de commande.

• Accédez au bon de commande depuis le menu Exécution, puis sélectionnez Bons de commande. 
• Cliquez sur le bouton Ajouter
• Sélectionnez le projet s’il n’est pas déjà fixé dans la barre latérale secondaire. Autrement, le projet sera déjà inscrit. Cliquez sur Prochaine étape.
• Sélectionnez ensuite le fournisseur associé à ce bon de commande. Cliquez sur Prochaine étape.
• Ajouter une description du bon de commande (facultatif). Cliquez sur Prochaine étape.
• Compléter les informations pertinentes à votre bon de commande dans la section Info. *Noter que les champs disponibles dans cette section sont propres à chacun des clients et pourraient même être inexistants.

 

 

Lorsque le bon de commande est créé, certains éléments contractuels doivent êtres mis à jour en plus de la ventilation des coûts selon les postes budgétaires approuvés.

1. Dans la section Information du bon de commande, vous pouvez définir la retenue contractuelle applicable par défaut,
2. Rendre les demandes de paiement obligatoires pour traiter les factures, et
3. Autoriser divers types de changements contractuels: sélectionnez tous les changements applicables. Ceci vous permettra de créer des modifications contractuelles le moment venu, si nécessaire.

La section Composante du bon de commande vous permet de ventiler les coûts par postes budgétaires.

4. Ouvrez chacun des sous-éléments du budget en cliquant sur la flèche devant l’élément parent. Les coûts du bon de commande doivent être associés au dernier niveau de l’arborescence et non aux items parents.
5. Indiquez la quantité associée à ce bon de commande.
6. Modifiez le prix unitaire au besoin.
7. Lorsque terminée, vous pouvez supprimer les items vides afin d’alléger le contenu de la page.

✏️Note : Il est possible de créer un bon de commande en important les montants de la soumission  directement.

8. Si éventuellement des modifications contractuelles sont associées à ce bon de commande, elles seront affichées dans la section Modification bc.
9. Vous pouvez aussi configurer des chaînes d’approbation pour les différents types de modification contractuelles ainsi que pour les demandes de paiement et les factures.

Avant de procéder à la demande de paiement et à la facturation, le bon de commande doit être approuvé en cliquant sur le bouton Approuver ou Envoyer pour approbation, si une chaîne d’approbation a été configurée.