Le sommaire des coûts nous offre une vue consolidée d’un grand nombre d’informations financières que nous retrouvons dans d’autres écrans d’Aidi, entre autre, le budget, les factures, les bons de commande, les dépenses d’opération et les risques. La page Sommaire des coûts se met à jour automatiquement avec la saisie des éléments budgétaires et financiers provenants des autres écrans d'Aidi.
Cet article vous aidera à comprendre les différents éléments présentés dans le sommaire des coûts et comment ils sont calculés.
- Vue liste du sommaire des coûts
- Détails du Sommaire des coûts par composantes
- Mise à jour des coûts prévus
Vue liste du Sommaire des coûts
La vue liste de l’onglet du Sommaire des coûts présente une vue globale des éléments financiers d’un projet par composantes. En sélectionnant une composante, une vue plus détaillée de celle-ci est disponible.
Notez que si votre projet comporte une seule composante ou si aucune composante n’a été définie, une seule ligne par projet sera affichée dans cette page.
| A | Projet : Code du projet suivi de son titre. |
| B | Composante : Toutes les composantes du projet. (une ligne par composante) |
| C | Financement : Montant total des sources de financement, incluant les révisions, utilisées dans un budget approuvé, par composantes. Le montant total de financement utilisé pour le projet apparaît dans l’en-tête de la colonne. Si un financement n’est pas associé à un budget approuvé, il n'apparaît pas dans le sommaire des coûts. |
| D | Budget : Montant du budget approuvé par composantes. Le montant total de budget approuvé pour le projet apparaît dans l’en-tête de la colonne. |
| E | Engagés : Montant des bons de commande et des modifications aux bons de commande facturables approuvés, ainsi que des dépenses d'opérations, par composantes. Le montant total de frais engagés approuvés pour le projet apparaît dans l’en-tête de la colonne. |
| F | À venir : Montant du budget approuvé pour lequel aucune dépense n’a été engagée, additionné des sommes liées aux bons de commande et modifications aux bons de commande en préparation ainsi que des risques pour lesquels le champ intégration au sommaire des coûts indique À venir. |
| G (E+F) | Tendance : Somme du montant engagé (E) et du montant à venir (F) par composante. Le montant total de la tendance pour le projet apparaît dans l’en-tête de la colonne. |
| H (D-G) | Écart au budget : Différence entre le budget (D) et la tendance (G). Si le montant est négatif, il est affiché en rouge. |
| I (C-G) | Écart au financement : Différence entre le financement (C) et la tendance (G). Si le montant est négatif, il est affiché en rouge. |
Détails du Sommaire des coûts par composante
En double-cliquant sur la ligne concernant la composante désirée, une nouvelle page s’ouvre dans un nouvel onglet.
- Le titre du projet et de le composante ainsi que le statut du projet sélectionné est indiqué dans le haut de la page.
- Tous les postes budgétaires du dernier budget approuvé y sont affichés. Cliquez sur les flèches derrière les postes budgétaires pour ouvrir toutes les lignes incluses dans votre budget et ainsi voir les chiffres détaillés.
- Il est aussi possible d’ouvrir/fermer toutes les lignes du budget en cliquant sur la flèche à côté de la colonne Ordre.
- Il est possible d’ajuster la taille des colonnes Ordre et Description en cliquant et en glissant la souris.
- Pour chaque colonne, le montant total incluant tous les postes budgétaires de la composante est indiqué sous le titre.
- Survolez les ℹ️ des colonnes avec la souris pour avoir une description de la colonne.
- Cliquez sur la ligne d'un poste budgétaire afin d’ouvrir le bandeau latéral détaillé (capture d’écran ci-dessous).
Le bandeau latéral
- Il est possible d’obtenir la liste des entités suivantes qui sont liées au poste budgétaire:
- Bons de commande
- Factures
- Modifications BC
- Demandes de paiement
- Dépenses d’opération
- Risques
- Informations : Soit les financements et comptes comptables liés à partir du budget
- Voir la liste redirige vers la page du bon de commande
- Le montant affiché représente le montant dans l’entité pour ce poste budgétaire uniquement
- Le bouton permet de rediriger l'utilisateur vers la page détaillés de l'item
- Il est possible de définir un commentaire sur la ligne et de le sauvegarder par la suite.
Filtres et configuration des vues
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Dans la vue d'ensmble du sommaire des coûts, il est possible de filtrer les lignes à partir de la barre de recherche. La recherche sera effectuée sur les éléments suivants :
- L’ordre de classement
- La description
- Tous les montants affichés
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Il est possible d’afficher le sommaire des coûts en mode plein écran :
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Il est possible d’afficher/cacher des colonnes du sommaire des coûts pour personnaliser la vue selon vos besoins. La configuration des colonnes affichées sera enregistrée localement pour chaque utilisateur.
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Il est possible de filtrer les postes budgétaires affichés et les montants engagées, les coûts réels et montants à venir en fonction d’un bon de commande
- Il est possible de filtrer uniquement pour 1 seul bon de commande à la fois ou tous les bons de commande
- Applique un filtre sur l’ensemble des entités associées (demande de paiement, facture et modification BC)
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Il est aussi possible de filtrer selon une date de début et une date de fin. Les dates utilisées sont celles du champ
Datedocumentée dans chaque entité.
Dans le cas où l’on définit un filtre sur un bon de commande et qu’on sélectionne une période:
- Si le bon de commande n’a pas de date, il sera affiché (ne peut pas être filtré)
- Si le bon de commande a une date, il sera affiché uniquement si sa date documentée est à l’intérieur de la période filtrée.
Description des colonnes
| A | Budget : Montants de la dernière version du budget approuvé par postes budgétaires. Le montant total de budget approuvé pour la composante apparaît dans l’en-tête de la colonne. |
| B (C+D) | Dépenses engagées : Somme des bons de commande (C) et des modifications contractuelles (D) tels que décrits ci-dessous. |
| C | B.c. : Montants des bons de commande ayant un statut Approuvé. |
| D | Modif. Bc : Montant des modifications contractuelles facturables ayant un statut Approuvé. Les modifications contractuelles qui sont l’étape 1 des modifications en 2 étapes, par exemple les DDC, sont considérées dans ce montant. |
| E (F+G) | Coûts réels : Somme des dépenses d’opérations (F) et des montants facturés (G) tels que décrits ci-dessous. |
| F | Dépenses d’opérations : Montant total des dépenses d’opérations avec le statut Actif. |
| G | Facturés : Montant total des factures approuvées. |
| H (I+J+K+L) | Dépenses à venir : Montants liés aux bons de commande en attente (I) et modifications contractuelles déjà renseignées, mais non approuvées (K) ainsi qu’au budget réservé (J) et aux risques (L) tels que décrits ci-dessous. |
| I | B.c. en attente : Montants des bons de commande ayant un statut En préparation ou En approbation. |
| J | Budget réservé : Montant du budget approuvé pour lequel aucune dépense n’a été engagée. Dès qu’un montant engagé ou à venir est lié à ce poste budgétaire, que ce soit dans un bon de commande (C ou I), une modification contractuelle (D ou K) ou une dépense d’opération (F), le montant passe à 0, même si le montant engagé est inférieur au montant budgété. ✏️Note : Un bon de commande créé pour une ligne parent lorsque des lignes enfants existent pour un poste budgétaire entraîne un ajout au calcul de la tendance sur la ligne parent. Le montant ajouté directement à la ligne parent est considéré comme un ajout à ce qui avait été budgété. |
| K | Modif. Bc : Montant des modifications contractuelles ayant un statut En préparation ou En approbation. Ce montant inclut aussi les modifications contractuelles approuvées qui sont l’étape 1 des modifications en 2 étapes, si elles ne sont pas encore associées à l’étape 2 (ODC). |
| L | Risques : Impact monétaire probable des risques. Inclut les risques au statut En évaluation, Suivi et Avéré pour lesquels le champ intégration au sommaire des coûts indique À venir. *Disponible seulement pour les clients abonnés au plan Avancé ou Entreprise de la plateforme Aidi. |
| M (B+F+H) | Tendance : Montant total des dépenses Engagées (B) auquel est ajouté le montant des Dépenses d’opérations (F) ainsi que le total des dépenses À venir (H). |
| N (B-M) | Écart : Montant du budget (B) auquel on retire la Tendance (M). |
| O | Coûts prévus : Permet à l'utilisateur de définir manuellement le coût prévisionnel du projet contournant ainsi la tendance calculée automatiquement par Aidi. (Voir la section Mise à jour des coûts prévus ci-dessous) |
| P (B-O) | Écart : Montant du budget (B) auquel on retire les coûts prévus (O) |
Mise à jour des coûts prévus
Notez que la fonctionnalité des coûts prévus est disponible seulement pour les clients abonnés au plan Avancé ou Entreprise de la plateforme Aidi.
La colonne coûts prévus permet à l'utilisateur de définir manuellement le coût prévisionnel du projet, contournant ainsi la tendance calculée automatiquement par Aidi.
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Pour ajouter un montant dans cette colonne, cliquez sur Mettre à jour. Les champs de la colonne deviennent alors éditables et vous pouvez y inscrire le montant des coûts prévus qui pourront être utilisés alternativement aux montants calculés dans la tendance.
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Pour sortir du mode éditable sans faire de changement, cliquez sur Annuler.
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Lorsque vous avez complété l’entrée des coûts prévus, cliquez sur Enregistrer.
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Lors de l’enregistrement, donnez un titre à cette version de coûts prévus.
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Cliquez sur Enregistrer.
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Ceci permet de conserver l’historique et de gérer les différentes versions par la suite en cliquant sur l'icône.
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Cliquez sur l'œil pour afficher la version désirée dans le sommaire des coûts. L'œil bleu signifie que cette version est affichée dans le sommaire des coûts. Pour retirer la version de l’affichage dans le tableau, cliquez à nouveau sur l’œil, il redeviendra noir.
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Cliquez sur l'icône de la poubelle pour supprimer définitivement la version.
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La version sélectionnée s’affiche dans une nouvelle colonne dans le tableau du sommaire des coûts.
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La dernière version créée est toujours visible dans la colonne initiale du sommaire des coûts.
En tout temps, vous pouvez créer une nouvelle version en cliquant sur Mettre à jour et cacher ou afficher une version antérieure en cliquant sur l’œil.
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