Configuration des modifications contractuelles

Cet article s’adresse aux utilisateurs ayant un rôle Administrateur dans  les organisations abonnées au plan Avancé ou Entreprise de la plateforme Aidi et a pour but de présenter les différents éléments qui définissent les modifications contractuelles afin de vous aider à comprendre comment les appliquer à votre organisation. Vous pouvez gérer les différents éléments depuis la page Admin de l’application.

Groupes et types de modification

Les groupes de modifications contractuelles

Les chaînes d’approbation pour les modifications contractuelles

Les types de modifications

Les caractéristiques des types de modifications

Gestion des accès de modification contractuelle

Définir des champs complémentaires pour les groupes de modifications contractuelle

 

Groupes et types de modification

Les 2 éléments principaux sont les groupes et les types de modification contractuelles.

1. Un groupe est un ensemble de modifications contractuelles de même type. Exemples : DDC, ODC, Avenant, etc.
2. Le type défini les caractéristiques de la modification contractuelle. Exemples :

• • DDC : Demande non exécutoire, 
  • ODC : Ordre de changement administratif

Il est possible de personnaliser vos propres groupes et types de modifications contractuelles.

3. Cliquer sur l’ensemble de cadres pour créer un nouveau Groupe.
4. Cliquez sur le + pour créer un type.

Les groupes de modifications contractuelles

✏️Note : Aidi limite à 10 le nombre de groupes qui peuvent être créés par environnement.

Dans Aidi, les éléments suivants des modifications contractuelles sont définis par groupe :

• Les chaînes d’approbation 
• Les permissions pour l’ensemble des types de modifications d’un même groupe (rôle d’utilisateur)

Les chaînes d’approbation pour modification contractuelle

Une chaîne d’approbation pour modification contractuelle est liée à un groupe et est définie dans un bon de commande. 

La structure de la chaîne d’approbation est définie par groupe pour l’ensemble des types de modifications qui lui sont rattachées. Le bon de commande en définit la portée. 

En résumé, la chaîne d’approbation pour un même groupe peut varier d’un bon de commande à un autre, tandis que dans un même bon de commande, les différents types de modifications d’un même groupe suivront la structure de chaîne d’approbation définie pour le groupe dans bon de commande.

Exemple :

Dans le Bon de commande A, je configure une chaîne d’approbation pour le groupe Demande/directive et je désigne John Doe comme approbateur. Peu importe le type de directive que je crée au sein de ce groupe, directive exécutoire ou directive non-exécutoire, pour ce bon de commande, ce sera John Doe qui devra approuver. Je peux aussi configurer une chaîne d’approbation pour le groupe ODC, dans le Bon de commande A et désigner Jane Doe comme approbatrice. Elle sera responsable d’approuver tous les types d’ODC.

Prenons maintenant un Bon de commande B, je peux configurer une chaîne d’approbation pour chacun des groupes Demande/directive, ODC, etc. et configurer une chaîne d’approbation différente de celle du bon de commande précédent.

Pour plus d’information concernant la configuration des chaînes d’approbation, consulter l’article à ce sujet.

Les types de modification

Il est possible de définir un type distinct de modification contractuelle. Ce type de modification s’applique toujours à un groupe préalablement défini. 

Pour créer un nouveau type de modification, cliquez sur le bouton + (Ajouter un type).

1. Inscrivez le Préfixe que vous voulez voir afficher pour ce type de modification.
2. Définissez le nom de ce type de modification.
3. Sélectionnez le groupe auquel ce type est associé.
4. Sélectionnez la caractéristique.
5. Vous pouvez cocher la case pour que ce type de modification contractuelle soit autorisée par défaut sur chaque bon de commande.

• • Pour chacun des bons de commande, vous pouvez spécifier quels types de modifications contractuelles sont permis. Cependant, l’administrateur peut définir les types de modifications permis par défaut à la création de tous les bons de commande.
  • L’utilisateur, au moment de la création du bon de commande, peut réviser les types permis et peut en ajouter ou en supprimer avant de l’envoyer pour approbation.

6. Ce type de modification peut être facturable ou non : 

• • Il est possible de définir si le type de modification contractuelle aura un impact sur les montants du bon de commande. Toutes les modifications facturables, lorsque approuvées, apparaîtront dans les demandes de paiement et les factures. 
  • Inversement, les modifications non facturables n’ont pas de section Coûts dans la vue détaillée et seront masquées des demandes de paiement et des factures.

7. Enregistrer ces informations.

Les caractéristiques des types de modifications

Les types de modifications contractuelles font référence à 2 processus d'affaires distincts et définissent la nature de la modification contractuelle.

• Processus en 2 étapes
• Processus en 1 étape

Processus en 2 étapes : étape 2_1 et étape 2_2

Étape 2_1 : Modification contractuelle qui est rattachée à une modification contractuelle de catégorie étape 2_2. Elle sert d’objet distinct qui devra toujours être rattaché à une modification étape 2_2 approuvée avant d’officiellement engager les montants approuvés sur bon de commande. 

Ce processus est généralement attribué aux types de modification du groupe Demande/Directive. 

Étape 2_2 : Modification contractuelle qui permet de regrouper en tout ou en partie des modifications de catégorie étape 2_1 rattachées à celle-ci et engager les montants totaux approuvés sur bon de commande. 

Ce processus est généralement attribué aux types de modification du groupe Ordre de changement (ODC).

Exemple : Si les DDC sont catégorisées en étape 2_1 et les ODC sont catégorisées en étape 2_2, au moins une DDC doit obligatoirement être créée afin de pouvoir créer un ODC et ils seront associés au moment de la création de l’ODC.

Processus en 1 étape : étape 1

Les modifications de catégories étape 1 ne doivent pas être liées à une autre modification de catégorie étape 2_2. Ceci est pratique lorsque l’on veut, par exemple, engager les montants approuvés sans passer par une DDC avant de produire un ODC.

Gestion des accès de modification contractuelle

Les permissions et accès aux modifications contractuelles sont définis par groupe dans la section Configuration profils du menu Admin. Les permissions possibles pour un même groupe sont :

• Accès général (consulter, créer, modifier et supprimer des modifications du groupe)
• Approbation (permission pour approuver dans une chaîne d’approbation lié au groupe)
• La case cause (Case dans la vue détaillée d’une modification de type étape 2_1 et étape1)
• Chaîne d’approbation (voir la chaîne d’approbation, dont ses approbateurs et son avancement)
• Coût estimé (Case dans la vue détaillée d’une modification de type étape 2_1 et étape 1)

Ces permissions sont donc appliquées au niveau du groupe et sont les mêmes pour tous les types de modifications au sein d’un même groupe.

Dans la Liste des accès, vous retrouverez les Ressources suivantes en lien avec les groupes de modifications contractuelles :

1. contact_modification_1 à 10

• • Le numéro équivaut à l’ordre dans lequel se trouve le groupe dans la page Modification bc du menu Admin.
  • Définit l’accès à l’ensemble des types du groupe.

2. contract_modification_approval_1 à 10

• • Le numéro équivaut à l’ordre dans lequel se trouve le groupe dans la page Modification bc du menu Admin.
  • Une personne ayant cette permission peut être ajoutée dans les chaînes d’approbation lié au groupe.
  • L’accès Création/modification doit être l’unique accès ajouté.

3. contract_modification_cause_1 à 10

• • Le numéro équivaut à l’ordre dans lequel se trouve le groupe dans la page Modification bc du menu Admin.
  • Définit les accès pour la case Causes dans les modifications contractuelles du groupe.

4. contract_modification_circuit_1 à 10

• • Le numéro équivaut à l’ordre dans lequel se trouve le groupe dans la page Modification bc du menu Admin.
  • Permet aux personnes ayant cette permission de consulter la chaîne d’approbation.
  • L’accès Lecture seulement doit être l’unique accès ajouté.

5. contrat_modification_data_1 à 10

• • Le numéro équivaut à l’ordre dans lequel se trouve le groupe dans la page Modification bc du menu Admin.
  • Permet de donner accès aux données liées à ce groupe de modification (peut être requis pour d’autres fonctionnalités)
  • L’accès Lecture seulement doit être l’unique accès ajouté.
  • Il est recommandé de donner cette permission pour l’ensemble des groupes sur l’ensemble des rôles pour éviter des erreurs dans l’application.

✏️Note : Donner l’accès à cette permission ne permettra pas à l’utilisateur de consulter les pages de modification contractuelle d’un ou des groupes.

6. contract_modification_estimated_costs_1 à 10

• • Le numéro équivaut à l’ordre dans lequel se trouve le groupe dans la page Modification bc du menu Admin.
  • Définit les accès pour le champ Montant estimé dans la section Coûts.

Définir des champs complémentaires pour les groupes de modifications contractuelle

Dans les modifications contractuelles, la section Informations complémentaires permet d’inscrire des informations importantes en lien avec la modification. Les champs affichés dans cette section sont spécifiques à votre organisation et doivent être configurés depuis le menu Admin.

Dans le menu Admin, sélectionné l’onglet Champs complémentaires.

1. Cliquez sur sur le bouton Ajouter.

2. Inscrire le nom du champ tel qu’il apparaîtra dans la section Informations complémentaires de la modification contractuelle.
3. Sélectionnez le groupe de modification contractuelle auquel s’applique ce champ complémentaire. Les groupes disponibles pour l’ajout de champs complémentaires sont Demande/directive et Ordre de changement. 
4. Sélectionnez le type de champ (case à cocher, date, liste déroulante, etc.)
5. Enregistrer.

Ce champ complémentaire est maintenant disponible dans la section Informations complémentaires des Demandes/directives. 

Pour apprendre comment créer une modification contractuelle, veuillez vous référer à la section Création de modifications contractuelles du Guide de démarrage