Le but de la fonctionnalité Modification bc est de faciliter la gestion des modifications contractuelles tout en permettant d’ajouter et personnaliser de nouveaux types de modifications (Avenant, Pénalité, ODC administratif, etc).
Créer une modification contractuelle
Gérer la description d’une modification contractuelle
Gérer les champs complémentaires et les impacts d’une modification contractuelle
Gérer les coûts d’une modification contractuelle
Gérer les causes d’une modification contractuelle
Lier les modifications contractuelles
Consulter la ventilation des coûts d’un ODC
Définition du vocabulaire
- DDP : Demande de paiement
- DDC : Demande de changement
- ODC : Ordre de changement
- DNE : Demande non exécutoire
- étape 2_1, étape 2_2, étape 1 : Fait référence aux types de modifications contractuelles. Pour les modifications en 2 étapes par exemple : DDC requise (étape 2_1) pour la création d’un ODC (étape 2_2). Pénalité, une étape seulement est nécessaire (étape 1).
Avant de commencer
Dans tous les cas d’utilisation (sauf lors d’indication contraire), on suppose que vous êtes dans la vue de la fonctionnalité Modifications contractuelles et que votre numéro de projet est inscrit dans la barre de recherche. Si vous n’êtes pas sur la vue de Modifications contractuelles et/ou que votre projet n’est pas sélectionné :
- Naviguer dans la section Exécution, puis l’onglet Modifications BC.
- Dans la barre latérale secondaire, entrer votre numéro de projet dans la barre de recherche.
Créer une modification contractuelle (DDC, ODC, etc)
Prérequis
- Une composante projet
- Un bon de commande
Étape
Dans la vue Modifications BC, cliquez sur le bouton Ajouter, situé en haut à droite et remplissez les champs requis pour la création de votre élément de modification. Consulter la section Création de modifications contractuelles du Guide de démarrage Aidi pour les étapes détaillées de création.
- Lorsque vous sélectionnez le type, la Référence est créée automatiquement en utilisant le type et un chiffre incrémentiel.
- Dans le cas où vous avez choisi le mauvais type, vous devez effacer la référence au complet avant de sélectionner le bon type si vous souhaitez avoir une insertion automatique pour la Référence.
- Vous pouvez modifier la Référence manuellement en cliquant dessus.
- Vous avez aussi la possibilité d’insérer votre propre numéro de référence après la création, ce numéro doit être unique.
-
Si le type de changement que vous cherchez ne se trouve pas dans le menu déroulant, il peut y avoir 2 raisons possibles :
- Le type de modification n’est pas autorisé dans le Bon de commande sélectionné.
- Le type de modification n’existe pas et il peut être créé par un Administrateur Aidi de votre organisation. Consultez l’article Configuration des modifications contractuelles pour ajouter un type de modification contractuelle.
✏️Note : Le menu de création pour la 2e étape d’une modification en 2 étapes affiche en plus un champ Note et un champ pour sélectionner la ou les demandes ou directives auxquelles cette modification (ODC) est associée.
-
Pour sauvegarder votre modification contractuelle vous pouvez sélectionner :
- Enregistrer et Nouveau, ceci vous permettra de créer immédiatement une nouvelle modification contractuelle.
- Enregistrer et Ouvrir, ouvre la modification contractuelle pour vous permettre de renseigner les détails de la modification.
- Enregistrer et Fermer, vous devrez alors suivre les instructions de la section suivante pour accéder au contenu de votre modification contractuelle.
Gérer la description d’une modification contractuelle
- Dans la vue Modifications BC, cliquez sur le nom du groupe de modifications que vous voulez parcourir. Les Demandes/directives sont sélectionnées par défaut. Le chiffre entre les crochets indique le nombre d’éléments créés par groupe de modifications.
- Dans la liste associée au groupe sélectionné, double cliquer sur la modification contractuelle que vous souhaitez ouvrir.
Dans la section Description vous pouvez modifier et renseigner les champs en bleu, dont le numéro de Référence, tant que la demande n’est pas approuvée. N’oubliez pas de cliquer sur le crochet de la section modifiée pour confirmer votre changement.
Gérer les champs complémentaires et les impacts d’une modification contractuelle
- Des champs complémentaires peuvent être configurés par groupe de modifications contractuelles. Si c’est le cas, une section Informations complémentaires est affichée à la suite de la section Description. Les informations complémentaires sont spécifiques à votre organisation, renseignez-vous sur vos processus internes pour savoir comment remplir cette section.
- Dans la section Impact, vous pouvez sélectionner la discipline impactée par cette modification. Vous pouvez aussi inscrire le délai en jours occasionné par cette modification. Le délai peut être positif ou négatif. Ces informations sont à titre indicatif seulement et ne sont pas utilisées par d’autres fonctionnalités de Aidi.
✏️Note : Dans la 2e étape d’une modification en 2 étapes la section Impact affiche le délai et le montant total des demandes ou directives (étape 2_1) associées. Le montant ne peut pas être modifié à cette étape-ci.
Gérer les coûts d’une modification contractuelle
Ce cas d’utilisation s’adresse aux modifications de type étape 2_1 ou étape 1, qui sont facturables.
Dans la section Coûts d’une modification contractuelle répondant aux critères mentionnés ci-dessus, vous pouvez exécuter les opérations suivantes :
- Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter un nouveau poste budgétaire. Une modale de création similaire à celle qu’on retrouve dans la page Budget s’ouvre et permet d’entrer les détails du nouveau poste budgétaire. Ce poste budgétaire s’ajoutera automatiquement au budget mais sans coût associé.
- Cliquez sur le bouton + pour ajouter des sous-éléments, qui s’ajouteront aussi automatiquement au budget sans coût associé. La même modale de création que décrite au point précédent s’ouvrira et le poste budgétaire sera ajouté au budget.
- Cliquez sur la corbeille pour supprimer un élément budgétaire. Notez que cet élément sera seulement supprimé de cette page-ci. Il demeure toujours disponible dans le Budget.
-
Éditer les montants applicables à cette modification contractuelle pour chacun des postes budgétaires concernés :
- Montant estimé : Votre évaluation du coût. (facultatif)
- Montant soumis : Évaluation du coût par le fournisseur (facultatif)
- Montant approuvé : Montant qui sera réellement attribué à cette modification contractuelle. Ce montant sera celui associé au bon de commande, DDP et facture.
- Montants totaux de cette modification contractuelle.
- Masquer les éléments vides (à 0$). Cliquez à nouveau sur le bouton pour afficher les colonnes masquées.
Gérer les causes d’une modification contractuelle
Ce cas d’utilisation s’adresse aux modifications de type étape 2_1 ou étape 1.
La section Causes vous permet d’identifier la ou les causes de cette modification contractuelle.
- Dans la section Causes, cliquez sur le bouton Liste pour afficher la liste des causes possibles.
- Sélectionnez une cause.
- Cliquez sur le bouton Ajouter.
Ajouter autant de causes que nécessaire.
Si vous avez inscrit plus d’une cause, vous pouvez évaluer le pourcentage ou le montant associé à chacune des causes. Cette étape est facultative et les causes et leur pourcentage sont inscrits à titre informatif seulement.
- Inscrivez le pourcentage ou le montant estimé associé à chacune des causes. Le montant se calcul automatiquement en utilisant le montant estimé de la section coûts, lorsque vous entrez le pourcentage et vice-versa. Le pourcentage total doit être de 100 %. Il n’est pas obligatoire d’inscrire un montant estimé. Vous pouvez passer directement au montant approuvé.
- Inscrivez le pourcentage ou le montant approuvé associé à chacune des causes. Le montant se calcul automatiquement en utilisant le montant approuvé de la section coûts, lorsque vous entrez le pourcentage et vice-versa. Un pourcentage supérieur à 100 % sera surligné en rouge.
Lier les modifications contractuelles
Cas d’utilisation pour les modifications de type étape 2_2.
Lors de la création d’une modification contractuelle de type étape 2_2, généralement un ODC, vous devez y associer une modification de type étape 2_1. Toutefois, vous pouvez lier d’autres modifications de type étape 2_1 après la création de l’ODC mais avant qu’il soit approuvé.
- Dans la section Modifications liées, cliquez sur le bouton Associer des modifications BC. Si des modifications de type étape 2_1 pour ce fournisseur ne sont pas encore associées à une modification de type étape 2_2, elles apparaîtront dans la liste. Sinon, c’est qu’aucune autre modification n’est disponible pour être associée à cet ODC.
- Sélectionnez la modification à ajouter.
- Cliquez sur Enregistrer.
- La modification s’ajoute à la liste des modifications liées.
- Pour dissocier une modification de cet ODC, cliquez sur le bouton rouge.
Cas d’utilisation pour les modifications de type étape 2_1.
Lorsqu’une DDC est associée à un ODC, la section Modifications liées de la DDC affiche le lien vers l’ODC. Simplement cliquer sur le lien pour accéder à l’ODC.
Consulter la ventilation des coûts d’un ODC
Ce cas d’utilisation s’adresse aux modifications de type étape 2_2.
La section Ventilation des coûts d’un ODC affiche les coûts par postes budgétaires de tout ce qui est inclus dans cet ODC, c’est-à-dire de toutes les modifications contractuelles associées.
Il n’est pas possible de modifier les montants dans cette section.
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