Création de portefeuille

Le portefeuille vous permet de regrouper des projets afin d’analyser, de comparer et d’enregistrer différents scénarios et d’évaluer les impacts sur la capacité, les risques et les bénéfices.

Le portefeuille peut contenir des programmes ou des projets. Dans le cas de programme, tous les projets du programme sont alors associés au portefeuille. Un projet ou programme peut être associé à plus d’un portefeuille.

Notez que cette fonctionnalité est disponible pour les clients abonnés au plan Entreprise de la plateforme Aidi. 

Dans cet article : 

Création d’un nouveau portefeuille

Établir des cibles

Liste des portefeuilles

Ajouter un projet à un portefeuille existant

Création de filtres par portefeuilles

La page Gestion de portefeuille est accessible depuis le menu Démarrage.

Création d’un nouveau portefeuille

1. Cliquez sur le bouton Créer un portefeuille.

2. Dans l’onglet Détails, inscrivez le titre du portefeuille.
3. Créez un code unique. Vous pouvez laisser le champ vide et un code sera généré automatiquement par Aidi. Le code généré débute par : PORT- suivi d’un numéro incrémentiel.
4. Identifiez une personne responsable de ce portefeuille. (facultatif) Commencer à taper le nom dans la cellule pour voir les choix.
5. Vous pouvez sélectionner une unité administrative principale afin de gérer qui pourra voir ce portefeuille. Si une unité administrative est sélectionnée, seulement les utilisateurs associés à cette unité administrative et les administrateurs auront accès à ce portefeuille selon les principes de visibilité naturelle. (facultatif) Si le portefeuille n’est associé à aucune unité administrative, il est visible pour tous les utilisateurs ayant accès au module Gestion de portefeuille.

✏️Note :  Si l’utilisateur a accès au portefeuille car il fait partie de l’unité administrative principale (ou une des ses unités administratives parent), il pourra consulter, dans la page détaillée du portefeuille, la liste (titre) de tous projets/programmes liés et ce, même s’il n’a pas accès à certains de ces projets/programmes.

6. Ajoutez une description du portefeuille. (facultatif)
7. Sélectionnez le ou les objectifs stratégiques pour ce portefeuille (facultatif), parmi les éléments de la liste déroulante. Vous pouvez sélectionner plusieurs objectifs pour un portefeuille. Cette liste est configurée depuis le menu Admin et est spécifique à votre organisation.
8. Vous pouvez joindre tous documents pertinents..

9. Cliquez sur l’onglet Projet.
10. Rechercher les projets ou programmes à inclure dans le portefeuille. Commencer à taper le nom du projet recherché pour voir les choix et raffiner votre recherche. Les programmes sont identifiés avec l’étiquette Programme. La sélection d’un programme implique que tous les projets du programme seront inclus dans le portefeuille.
11. Une fois sélectionnés, les projets et programmes s’affichent sous la barre de recherche.
12. Cliquez sur sauvegarder pour enregistrer votre sélection et sortir du mode création ou passez à l’onglet Cibles.

Établir des cibles

La fonctionnalité de gestion de portefeuille vous permet de déterminer des cibles au niveau du financement, du budget, du risque et des efforts pour chacun de vos portefeuilles. Il n'est pas obligatoire de définir des cibles mais elles vous permettront par la suite d’analyser différents scénarios et de les comparer aux cibles.  

1. Sélectionnez l’onglet Cibles.
2. Inscrivez le montant de financement ou budget annuel ciblé pour l’ensemble des projets/programmes inclus dans ce portefeuille ainsi que le budget total prévu.
3. Si vous utilisez le module de gestion de risque, vous pouvez établir une cible du montant de la réserve pour risques inhérents aux projets et programmes du portefeuille.
4. Inscrivez le nombre d’heures totales d’efforts planifiés pour l’ensemble des projets et programmes du portefeuille.
5. Vous pouvez aussi créer une cible d’heures annuelles par fonction des contacts du projet. La fonction fait référence à la colonne fonction dans la liste des contacts des projets.
6. Cliquez sur le bouton ➕ pour ajouter autant de fonctions que nécessaire.
7. Sauvegardez.

Liste des portefeuilles

Dans la liste des portefeuilles, vous pouvez voir, entre autres, la personne responsable et la date de création du portefeuille. Une barre de recherche vous permet de rechercher un portefeuille dans la liste.

Pour découvrir tous les détails concernant un portefeuille ou les modifier, cliquez sur le portefeuille désiré et l’onglet détails s’ouvre. Cliquez sur l’onglet projet pour visualiser les projets et programmes inclus dans le portefeuille et sur l’onglet Cibles pour voir ou modifier les informations.

Une barre de recherche vous permet de rechercher un portefeuille dans la liste.

Pour modifier un portefeuille existant, vous pouvez aussi cliquer sur le menu des 3 points et cliquez sur Modifier.

Vous pouvez également supprimer un portefeuille depuis ce même menu.

Ajouter un projet à un portefeuille existant

À tout moment, vous pouvez ajouter un projet dans un portefeuille depuis le portefeuille, de la même façon que lors de la création du portefeuille. Vous pouvez aussi ajouter un projet au portefeuille depuis la page de détails du projet.

Dans la page Détails du projet, vous pouvez voir si le projet est associé à un portefeuille et vous pouvez aussi rattacher le projet à un ou des portefeuilles.

Création de filtres par portefeuille

Certaines pages dans Aidi vous permettent de créer des filtres (liste des projets, échéancier, tableau de bord, risque). Il est possible de choisir un ou des portefeuilles comme critères de filtre et ainsi obtenir la liste des projets d’un portefeuille dans la page où vous sélectionnez le filtre.

Les portefeuilles affichés dans la liste sont ceux auxquels vous avez accès.