Dans cet article :
Grâce à la visibilité naturelle descendante, les personnes d’une même unité administrative (UA) peuvent voir tous les projets associés à cette UA et ceux des UA en dessous. Pour plus de détails concernant la visibilité descendante, consulter l’article à ce sujet.
✏️Note : Les unités administartives sont seulement disponibles pour les clients abonnés au plan Avancé ou Entreprise de la plateforme Aidi.
Cependant, afin de pouvoir exécuter des actions dans ce projet les utilisateurs doivent être ajoutés comme contacts sur le projet. Les utilisateurs ou contacts de fournisseurs externes à l’UA du projet peuvent aussi être invités sur le projet comme contact.
Les utilisateurs identifiés comme contacts sur un projet, pourront effectuer les actions que leur rôle d’utilisateur leur permet.
Il est important de bien identifier les contacts sur un projet car plusieurs fonctionnalités d’Aidi font référence à ces contacts pour désigner :
- Les approbateurs des chaînes d’approbation
- Les responsables d’activité dans les tâches d’échéancier et les personnes assignées à chacune de ses tâches (gestion des efforts)
- Les utilisateurs qui pourront voir ou être mentionnés dans les notes de journal de bord ou de l’échéancier
- Les personnes qui pourront recevoir les rapports périodiques planifiés
- Les utilisateurs admissible à la saisie de temps
Ajouter un contact
Pour ajouter un contact à un projet, vous devez accéder à un projet déjà créé.
- Accédez à la page de détail depuis le tableau de bord du projet.
- Accéder à la section Contacts.
Il est possible que des contacts soient déjà inscrits dans votre projet si lors de la création du projet vous avez importé les informations d’un autre projet. En sélectionnant d’importer les chaînes d’approbation, les contacts du projet sélectionné sont automatiquement importés.
- Pour ajouter un contact, cliquez sur Ajouter.
- Faites une recherche : la recherche s’effectue sur toutes les colonnes.
- Chercher dans une compagnie spécifique.
- Chercher dans une Unité administrative spécifique : vous pouvez inviter un utilisateur externe à l’unité administrative du projet.
- Sélectionnez le contact dans la liste des utilisateurs.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Si la personne n’existe pas dans la liste, vous pouvez créer le contact, si vous en avez les droits, en cliquant sur Créer un contact.
Ceci créera le contact au sein du fournisseur. Pour plus de détails, consultez l’article à ce sujet.
Gérer les contacts
Dans la page de détail du projet, une icône précède le nom de chacun des contacts.
- Chargé de projet : Un des contacts doit être identifié comme Chargé de projet afin de pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités de gestion de projet Aidi. À ne pas confondre avec le rôle sur ce projet qui pourrait être différent, ni avec le rôle de l’utilisateur qui définit ce que l’utilisateur peut faire dans Aidi. Le chargé de projet est identifié par l’icône bleu. Ce type de contact permet à l’utilisateur d’apporter des modifications et de faire des approbations selon son rôle d’utilisateur Aidi habituel.
- Pour définir le Chargé de projet dans les contacts du projet, sélectionnez Définir comme chargé de projet dans le menu des 3 points à droite.
- Utilisateur : Type de contact par défaut lors de l’ajout d’un contact au projet qui est aussi un utilisateur d’Aidi. Ce type de contact permet à l’utilisateur d’apporter des modifications et de faire des approbations selon son rôle d’utilisateur Aidi habituel.
- Utilisateur en lecture seule : Ce contact aura la possibilité de consulter le projet mais aucun droit d’y apporter des modifications.
- Vous pouvez restreindre les droits d’un contact en sélectionnant Restreindre les droits en lecture seule dans le menu des 3 points à droite. Vous pouvez redonner les droits en écriture selon le rôle d’utilisateur de ce contact en cliquant sur Supprimer en lecture seule dans le même menu..
- Contact sans accès : Une personne extérieure au projet qui n’a pas de compte d’utilisateur dans Aidi, donc aucun rôle ne lui a été attribué dans Aidi.
- Accès limité aux données : Utilisateur qui a des accès limités par rapport à son organisation, un paramétrage au niveau de l’utilisateur indique que ses droits sont restreints aux données de sa compagnie uniquement. Par exemple, on peut inviter un entrepreneur sur le projet et on voudra limiter ses accès aux données de sa compagnie seulement. Il pourra donc seulement voir ses propres bons de commandes, demandes de paiement, factures, etc. .
- L’horloge indique que ce contact est approbateur pour les feuilles de temps, par défaut, le contact identifié comme chargé de projet est aussi approbateur pour les feuilles de temps. Il est possible d’avoir autant d’approbateur que désiré.
- Vous pouvez désigner d’autres approbateurs de feuilles de temps dans le menu des 3 points à droite.
- Le rôle du contact dans le projet représente la fonction du contact sur ce projet spécifiquement. Il s’agit d’une information à titre indicatif qui n’est pas utilisée dans les autres fonctionnalités Aidi. IMPORTANT : ne pas confondre avec le rôle de l’utilisateur.
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