Approuver / refuser les feuilles de temps

Les feuilles de temps sont seulement disponibles pour les clients abonnés au plan Avancé ou Entreprise de la plateforme Aidi.

L'entrée de temps est une fonction d'Aidi qui vous permet, en tant que gestionnaire ou chargé de projet, de recevoir les heures d'ouvrage de vos collaborateurs et collaboratrices sur les tâches qu'ils ou elles effectuent dans le cadre du projet que vous administrez. 

Lorsqu'une ressource de votre projet saisie des heures dans la feuille de temps et les soumet pour approbation, en tant qu’approbateur ou approbatrice de feuille de temps, vous recevez une notification dans Aidi directement et par courriel aussi.

Dans le courriel, vous pouvez cliquer sur le bouton Aller à la page afin d’accéder directement à la feuille de temps nécessitant une approbation. 

1. Dans le centre de notifications, en cliquant sur le message, vous serez redirigé vers la feuille de temps à approuver.
2. Vous pouvez aussi accéder aux feuilles de temps qui nécessitent une approbation en cliquant sur sur le menu App. Feuille de temps.

3. Sélectionnez la ressource (contact) pour laquelle vous voulez afficher les heures saisies.
4. Sélectionnez la période à approuver.
5. Tant que le temps n'a pas été approuvé ou refusé, vous avez la possibilité d’effectuer des modifications, soit de modifier le temps ou 
6. Ajouter des commentaires par jour ou pour la ligne globalement, en cliquant sur une icône de note.
7. Comme pour la saisie de temps, dans le menu Affichage, vous pouvez choisir d’afficher les jours de fin de semaine ou non. 
8. Le temps restant pour la tâche est affiché par défaut mais vous pouvez le désactiver à tout moment. 

9. Le temps restant théorique est calculé avec le temps estimé dans la section Ressources dans la tâche de l’échéancier, en soustrayant les heures saisies de l’effort estimé. 
10. L’effort restant révisé est entré par la ressource si elle juge que le temps restant théorique n’est pas juste. 

11. Si la feuille de temps de la ressource contient plusieurs lignes, vous pouvez approuver ou refuser toutes les tâches en même temps en cochant la boîte dans la ligne supérieure. Les cases devant toutes les tâches seront alors sélectionnées. 

✏️Note 1 : Vous pouvez aussi traiter les lignes une à la fois, ce qui vous permettra d’approuver des lignes et d’en refuser d’autres.

✏️Note 2 : Dans la feuille de temps de la ressource, vous voyez seulement les tâches associées à vos projets. Si la ressource a inscrit des heures sur des projets dont vous n’êtes pas gestionnaire, ces saisies de temps seront envoyées à la personne responsable de l’approbation pour ces projets. 

12. Lorsque votre sélection est faite, le bouton Approuver/refuser apparaît, en cliquant dessus vous pourrez approuver ou refuser la sélection.
13. Cliquer Approuver ou Refuser pour compléter l’opération.

La ressource pour qui vous avez approuvé ou refusé la feuille de temps recevra une notification dans Aidi et par courriel l’informant que l’étape d’approbation est complétée.

Lorsque la feuille de temps est approuvée, elle n’est plus éditable.

Si la feuille de temps est refusée, la ressource pourra alors modifier la feuille de temps et la soumettre à nouveau pour approbation.

Dans la tâche de l’échéancier concernée par la saisie de temps, le temps réel dans la section Ressource sera mis à jour avec le nombre d’heures qui ont été approuvées.