Cet article s’adresse spécifiquement aux personnes ayant un rôle Administrateur chez les clients abonnés aux plans Avancé et Entreprise de la plateforme Aidi.
Dans Aidi, un menu Configuration est disponible pour les Administrateurs. Ce menu permet de configurer certains éléments tels que l’affichage de la référence du projet et des bons de commandes, les approbations automatiques du budget, l’unité de mesure utilisée, etc.
Cet article se veut un outil pour vous aider à comprendre l’impact de chacun des éléments de configuration et ainsi vous aider en tant qu’administrateur à prendre les bonnes décisions quant au choix des configurations pour votre organisation. Toutes les configurations sont applicables à tous les projets et utilisateurs de votre environnement.
Configuration des budgets et financements
Configuration d'authentification / connexion
Le menu Configuration se trouve dans la section Admin de la barre latérale primaire.
Voici la description de chacun des éléments de la liste des configurations et leur impact dans les pages concernées d’Aidi.
Configurations générales
- Il faut être contact de projet pour voir le projet : Lorsque cette case est cochée, les utilisateurs qui ne sont pas désignés en tant que contact sur le projet ne pourront pas voir le projet en question. Cette fonctionnalité est utile pour gérer la visibilité des projets et éviter que chaque utilisateur ou utilisatrice se retrouve avec une longue liste de projets sur lesquels il ou elle n’est pas impliqué(e).
Si la case n’est pas cochée, tous les utilisateurs d’une unité administrative peuvent voir les projets associés à cette même unité administrative. Vous pouvez par la suite gérer les permissions des contacts sur le projet dans la section Contact du projet en restreignant les droits en lecture seule sur le projet, au besoin.
- Afficher référence du projet au lieu du code Aidi : Lors de la création d’un projet dans Aidi, un code est automatiquement généré par Aidi. Ce Code est composé du code de l’infrastructure, du code de la sous-ligne de l’infrastructure, le cas échéant et d’un numéro séquentiel généré par Aidi. Noter que si l’infrastructure du projet est modifiée, le code sera modifié pour tenir compte de la nouvelle infrastructure.
Toutefois, Aidi permet également d’ajouter une référence de projet. Par défaut, à la création du projet, cette référence est la même que le code généré par Aidi mais vous pouvez la modifier dans la page Détails du projet, pour être en ligne avec votre nomenclature interne de projet et ainsi vous permettre de retrouver plus facilement vos projets.
Le fait de cocher cette case dans le menu Configuration permet une recherche de projet par numéro de référence au lieu du code Aidi et dans la liste des projets, l’affichage du numéro de référence au lieu du code Aidi. Le champ Référence de projet est aussi ajouté à la modale de création du projet, vous permettant d’inscrire dès la création votre numéro de référence interne.
- Afficher référence du bon de commande au lieu du code Aidi : De la même manière que pour la référence du projet, lors de la création d’un bon de commande, un Code est créé par Aidi. Un numéro de référence qui est le même que le code est créé en même temps. Vous pouvez modifier la référence afin qu’elle corresponde à la nomenclature que vous utilisez à l’interne et ainsi vous permettre de retrouver plus facilement vos bons de commande.
Configuration des budgets et financements
- Approbation auto du budget si = au budget approuvé : Si le montant total d’une nouvelle version de budget est égal à la version précédente du budget au statut Approuvé, lorsque l’utilisateur clique sur le bouton Envoyer pour approbation, cette nouvelle version de budget sera automatiquement approuvée.
Cette fonction est particulièrement utile lorsque des changements aux différents postes budgétaires sont faits sans changer le montant total du budget. Dans un tel cas, avec cette option cochée, une ré-approbation de la nouvelle version de budget ne serait pas requise.
- Approbation auto du budget si <= au financement : Si le montant total du budget est inférieur ou égal au financement qui lui est associé, lorsque l’utilisateur clique sur le bouton Envoyer pour approbation, ce budget sera automatiquement approuvé.
- Approbation auto du budget si < au budget approuvé : Si le montant total d’une nouvelle version de budget est inférieur à la version précédente du budget au statut Approuvé, lorsque l’utilisateur clique sur le bouton Envoyer pour approbation, cette nouvelle version de budget sera automatiquement approuvée.
- Autoriser à approuver le budget si financement < montant budgétaire : Permet d’approuver le budget même si le financement n’est pas encore inscrit dans Aidi ou que le financement est inférieur au montant budgété.
✏️Note : Le financement devra être suffisant pour couvrir la somme des montants engagés (bons de commandes, ODC, dépenses d’opérations) de la composante lorsque ceux-ci seront lancés en approbation.
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Lier un nouveau financement (ou une nouvelle révision) seulement aux budgets En préparation : Cette configuration permet de choisir si un nouveau financement ou une nouvelle révision de financement doit être lié à tous les budgets existants ou seulement aux budgets En préparation.
Lorsque la case est cochée, les nouveaux financements ou nouvelles révisions sont seulement associés aux budgets au statut En préparation. Ceci permet de conserver l’historique des liens entre les versions de budget et leur financement ou révision de financement. Par contre, la fonctionnalité devient un peu moins flexible. Pour plus de détails à ce sujet, veuillez vous référer à l’article Gestion du financement et des révisions.
- Réception obligatoire pour traiter une facture : Cette configuration permet de rendre les demandes de paiement obligatoire pour traiter les factures et ce sur tous les bons de commande. C’est-à-dire que la case Demandes de paiement obligatoires pour traiter les factures est cochée par défaut dans la section Information du bon de commande. Toutefois, il est possible de décocher la case dans le bon de commande au besoin.
Configuration d’affichage
- Afficher la page d’accueil : La page d’accueil est la page avec photo lorsque vous vous connectez à Aidi. Si cette fonctionnalité n’est pas activée, les utilisateurs accéderont directement à la page Démarrage →Projet → Liste des projets. Le projet sélectionné sera le dernier projet consulté.
- Unité de mesure : Permet de sélectionner les unités métriques ou impériales ce qui détermine si la météo présentée dans le journal de bord est en degrés Celcius ou en Fahrenheit.
- Afficher le module Échéancier : Lié à l’ancien module échéancier qui n’est en général plus utilisé. Cette case ne devrait pas être cochée à moins d'avis contraires.
- Afficher le module Échéancier/Tâche : Permet d’afficher le module Échéancier/Tâches disponible depuis le menu Planification. Cette case devrait être cochée, à moins que votre organisation n’ait fait le choix de ne pas utiliser l’échéancier d’Aidi.
Configuration d’authentification / connexion
- Lien SSO changement de mot de passe : Si vous utilisez la fonction d’authentification unique (SSO), ce lien URL redirige l'utilisateur vers sa page de login de changement de mot de passe d'entreprise.
- Temps d’inactivité : Vous pouvez gérer le temps d’inactivité dans Aidi avant que l’application ne déconnecte l’utilisateur de l’application.
Configuration des rapports
- URL du logo des rapports : Les rapports produits depuis le centre des rapports peuvent afficher votre logo. Vous n’avez qu’à inscrire le lien URL de votre logo ici pour qu’il s’affiche sur les rapports. Cette fonctionnalité est en cours de déploiement sur l’ensemble de nos rapports standards.
- Mot de passe de protection pour les rapports : Cette fonctionnalité est présentement en cours d’implantation, à terme elle servira à verrouiller les rapports Excel extraits d’Aidi.
- Couleur HEX principales des rapports : Fonctionnalité à venir. Cette fonctionnalité fait partie d’un déploiement progressif de fonctionnalités qui concernent les rapports.
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