Configuration d’une chaîne d’approbation

Certaines étapes spécifiques d’un projet requièrent une ou plusieurs approbations. Aidi vous permet de définir des chaînes d’approbation à différents niveaux d’éléments du projet selon la fonctionnalité à laquelle la chaîne d’approbation est liée.

Au niveau du projet, les chaînes d’approbation sont définies pour : 

• Le Budget
• Le bon de commande
• La demande de modification de projet

Au niveau du bon de commande, les chaînes d’approbation sont définies pour : 

• Tous les types de modifications contractuelles
• La demande de paiement
• La facture

Au niveau de l'échéancier, les chaînes d’approbation sont définies par tâches et sont disponible seulement pour les abonnements au plan Entreprise de la plateformae Aidi.

Les chaînes d'approbation pour les demandes de projet sont définies dans le menu Admin.

Chaînes d’approbation définies au niveau du projet

Les chaînes d’approbation définies au niveau du projet peuvent être importées au moment de la création du projet.

Import d’une chaîne d’approbation existante

1. À l’étape configurer de la création du projet, sélectionner Modèle de projet.
2. Sélectionner le projet à utiliser comme modèle dans la liste déroulante. 
3. Cocher les cases appropriées selon ce qui doit être copié dans ce nouveau projet. Pour les chaînes d’approbation, cocher Chaîne d’approbation de budget et Chaîne d’approbation de bon de commande selon les besoins. 

Ajout manuel d’une chaîne d’approbation

Dans la page Projets du menu Démarrage, double-cliquer sur la ligne du projet pour l’ouvrir et accéder à la page Détails en cliquant sur l’icône dans le coin supérieur droit de la page.

1. Accéder à la section Configurer la chaîne d’approbation.

2. Sélectionner l’élément pour lequel vous désirez configurer la chaîne d’approbation, soit Budget, Bon de commande ou Demande de modification de projet.

3. Si aucune chaîne d’approbation n’est requise pour l’élément sélectionné, cliquer sur le bouton Aucune chaîne d’approbation (Approbation directe).

4. Si plus d’une composante a été définie pour le projet, vous pouvez choisir de configurer une chaîne d’approbation unique qui sera applicable à toutes les composantes du projet pour l’élément sélectionné. 

(Exemple : la chaîne d’approbation pourrait être définie pour s’appliquer à tous les budgets du projet peu importe la composante.)

5. Il est aussi possible de configurer une chaîne d’approbation par composante pour chaque élément. 

Si une seule composante est définie pour ce projet, ce bouton ne sera pas disponible.

(Exemple : la chaîne d’approbation pourrait être différente pour les bons de commande créés dans la composante A de ceux créés dans la composante B.)

✏️Note : Si une seule composante est définie pour ce projet, ce bouton ne sera pas disponible.

6. Cliquer sur la liste déroulante pour sélectionner un approbateur.

L’approbateur peut être un rôle sur le projet ou un contact du projet.

Rôle sur le projet (Disponible pour les abonnement aux plans Avancé et Entreprise ) :

La liste des rôles sur les projets est définie dans le menu Admin, les rôles sont attribués aux contacts par projet. Il s'agit du rôle attribué à un contact du projet dans la section Contact du projet. Dans certaines organisations, ces rôles peuvent être appelés rôle de gouvernance ou rôle attribué au projet.

L’ensemble des contacts sur le projet ayant le rôle sélectionné comme approbateur recevront un courriel et une notification dans Aidi lorsqu’une chaîne d’approbation sera lancée. Ils pourront alors approuver la demande pour autant que leur profil d’accès à Aidi leur permet d’accéder à l’entité et qu’ils disposent du profil d’approbation approprié.

Si plusieurs contacts ont ce rôle, ils ont tous la même possibilité de faire l’approbation, il n’y a pas d’ordre pré-établi.  

Cette fonctionnalité simplifie le processus d’approbation et est particulièrement utile en cas d’absence d’une personne désignée en tant qu’approbateur, il ne sera pas nécessaire de modifier la chaîne d’approbation, simplement assigner le rôle à un autre contact du projet si un seul contact avait ce rôle. 

Contacts du projet :

La liste des approbateurs proposés inclut les contacts du projets qui ont un profil d’utilisateur avec accès d’approbation de budget / bon de commande.

7. Il est possible de désigner une valeur minimum par approbateur. Ainsi, un approbateur désigné se verra assigné seulement les demandes d’approbation dont le montant est plus grand ou égal à la valeur indiquée.

8. Pour ajouter un autre approbateur, cliquer sur le signe « + » sous les approbateurs existants.

9. Vous pouvez définir les personnes à qui envoyer un avis par courriel à la fin de la chaîne d’approbation.

Menu des 3 points

Définir un rappel : Indiquer le nombre de jours avant l’envoi du rappel, sélectionner si les rappels doivent être envoyés seulement du lundi au vendredi et cliquer Enregistrer.

Définir les personnes en CC : Saisir l’adresse courriel des personnes qui recevront une copie du courriel de demande d’approbation. Cliquer sur le bouton « + » pour ajouter d’autres personnes et sur le bouton « - » pour les supprimer. Cliquer Enregistrer.

Chaînes d’approbation définies au niveau du bon de commande

Les chaînes d’approbation définies au niveau du bon de commande peuvent être importées au moment de la création du bon de commande afin d’éviter d’avoir à la créer pour chacun des bons de commande du projet.

Import d’une chaîne d’approbation existante : 

1. À l’étape configurer de la création du bon de commande, sélectionner Bon de commande.
2. Sélectionner le bon de commande à utiliser comme modèle dans la liste déroulante. 
3. Cocher les cases appropriées selon les chaînes d’approbation qui doivent être copiées dans ce bon de commande. 

Ajout manuel d’une chaîne d’approbation

Dans la page Bons de commande du menu Exécution, double-cliquer sur la ligne du bon de commande pour l’ouvrir et accéder à la section Configurer la chaîne d’approbation.

4. Sélectionner l’élément pour lequel vous désirez configurer la chaîne d’approbation, soit Facture, Demande de paiement, Demande/directive, ODC, ou tout autre modification contractuelle disponible.

✏️Note : Si aucune chaîne d’approbation n’est requise pour un ou des éléments, simplement laisser la section vide.

5.  Cliquer sur la liste déroulante pour sélectionner un approbateur. L’approbateur peut être un rôle de contact ou un contact de projet. 
6. Il est possible de désigner une valeur minimum par approbateur. Ainsi, un approbateur désigné se verra assigné seulement les demandes d’approbation dont le montant est plus grand ou égal à la valeur indiquée.

✏️Note : La chaîne d’approbation pour la demande de paiement ne comporte pas de champ pour la valeur.

7. Pour ajouter un autre approbateur, cliquer sur le signe « + » sous les approbateurs existants.
8. Vous pouvez définir des personnes à qui envoyer un avis par courriel à la fin de la chaîne d’approbation.
9. Le menu des 3 points permet de définir un rappel, définir des personnes à qui envoyer une copie de la demande d’approbation et de supprimer l’approbateur.

Chaînes d’approbation définies au niveau de l’échéancier

Dans l’échéancier, les chaînes d’approbations sont définies et spécifiques par tâche. 

1. Dans la vue Diagramme de l’échéancier, accéder à la tâche en cliquant sur le stylet devant la tâche pour laquelle vous désirez configurer la chaîne d’approbation.

2. Dans la section Approbation, sélectionner un approbateur. Les approbateurs proposés sont les contacts de projets qui ont les permissions d’approbation d'échéancier dans leur profil d’accès.  

✏️Note : Il n’est pas possible de définir un rôle de contact comme approbateur dans une tâche comme on peut le faire au niveau projet et bon de commande. 

3. Dès qu’un approbateur est ajouté, le bouton Envoyer pour approbation s’affiche en bas de la page.
4. Pour ajouter d’autres approbateurs à la chaîne d’approbation, cliquer sur le signe « + » sous les approbateurs inscrits et sur le signe « - » pour supprimer le dernier approbateur de la liste.
5. Pour définir un rappel, indiquez le nombre de jours avant l’envoi du rappel et sélectionnez si les rappels doivent être envoyés seulement du lundi au vendredi. 
6. Pour définir des personnes en copie sur le courriel de demande d’approbation, saisissez leur adresse courriel. Cliquez sur le bouton « + » pour ajouter d’autres personnes et sur le bouton « - » pour les supprimer. 
7. Vous pouvez demander à ce qu’un courriel soit envoyé à la fin de la chaîne à différents collaborateurs, vous pouvez saisir autant d’adresses courriel que désiré.
8. Cliquez sur Enregistrer lorsque terminé.