Délégation d’approbation

La fonctionnalité de délégation temporaire d'approbation permet aux utilisateurs disposant des permissions d'approbation de transférer temporairement leurs droits d'approbation à des collègues désignés pendant leurs absences planifiées.

La délégation temporaire d'approbation répond à un besoin essentiel dans la gestion de projets : maintenir le flux des approbations même lorsque les approbateurs principaux sont absents. Cette fonctionnalité permet de configurer à l'avance des périodes de délégation avec des dates précises de début et de fin, pendant lesquelles un ou plusieurs délégués désignés pourront agir au nom de l'approbateur principal.

La délégation d’approbation s’applique aux entités suivantes :

• Budget
• Bon de commande
• Modification de bons de commande
• Demande de paiement
• Facture
• Modification de projets
• Demande de projets
• Tâche d’échéancier

Accès à la fonctionnalité

1. Connectez-vous à votre compte Aidi.

    

2. Accédez à votre Espace personnel en cliquant sur votre prénom d'utilisateur en bas dans le menu principal.
   
   
3. Sélectionnez Délégation d'approbation.

Configurer une délégation

Dans l'écran de délégation d'approbation, cliquez sur le bouton Nouvelle délégation.

Remplissez le formulaire de délégation :

1. Sélection du délégué : Choisissez un  utilisateur à qui vous souhaitez déléguer vos droits d'approbation.
2. Période de délégation : Définissez les dates précises de début et de fin de la délégation (ces deux dates sont incluses dans la période de délégation).
3. Commentaire (optionnel) : Ajoutez des informations complémentaires concernant la délégation.

Cliquez sur Enregistrer pour activer la délégation. Vous pouvez répéter les étapes 1 à 3 pour enregistrer plusieurs périodes de délégation.

⚠️Important: En enregistrant la délégation, le délégué ne pourra plus à son tour soumettre une délégation d’approbation durant cette même période. 

Que se passe-t-il lors de l’envoi pour approbation, ou lors de l’envoi au prochain approbateur ?

• Le système vérifie si le prochain approbateur dans la chaîne a configuré une délégation et que la date actuelle est incluse dans la période de délégation
• Le prochain approbateur dans la chaîne d’approbation reste quand même au nom de l’approbateur initial, mais le ou les délégués peuvent approuver à sa place
• L’approbateur initial garde son pouvoir d’approbation durant la période de déléguation
• Plusieurs personnes peuvent être identifiées comme délégués sur la même période. Elles sont toutes notifiées (courriel et dans l’application), et le système journalisera  le premier approbateur ayant approuvé.
• En cas de refus et de retour à un approbateur précédent qui a délégué son approbation sur la période en cours, le même principe s’applique et le ou les délégué(s) seront  notifiés et pourront approuver le tour venu. 
• Si l’enregistrement de la délégation est fait alors que le délégateur a des éléments à son nom à approuver alors ses délégués seront notifiés dans leur centre de notifications et seront en mesured’approuver l’entité. Toutefois, pour ce cas, aucune notification par courriel ne sera transmise au(x) délégué(s). 

Approuver en tant que délégué

Lorsque vous recevez une demande d'approbation en tant que délégué :

1. Vous recevrez les notifications d’approbation par courriel (sauf si l’approbation était déjà en attente avant l’enregistrement de la déléguation) et dans le centre de notifications.
2. Vous pouvez procéder à l'approbation normalement selon vos droits d'accès.
3. L'historique d'approbation enregistrera votre nom et l’action (approbation ou refus) avec votre commentaire.

Révoquer une délégation

1. Localisez la délégation que vous souhaitez révoquer dans la section Mes délégations actives.
2. Cliquez sur le bouton Révoquer.

Une fois révoquée, la délégation n'apparaîtra plus dans la section Mes délégations actives.

⚠️Note: si vous révoquez une délégation en cours et qu’une notification a déjà été envoyée au(x) délégué(s), les délégués perdent automatiquement leur droit d’approbation.

Considérations de sécurité

La fonctionnalité de délégation d'approbation intègre plusieurs mécanismes de sécurité :

• Respect des droits d'accès : Les délégués ne peuvent approuver que les éléments pour lesquels ils ont déjà accès dans leurs profils utilisateurs. Le délégateur doit donc s’assurer que le(s) délégué(s) ait(ent) le profil d’accès nécessaire pour approuver en son nom.
• Restrictions par projet : Les délégués ne peuvent approuver que les projets auxquels ils ont accès (contact de projet). La délégation n'accorde pas automatiquement l'accès à de nouveaux projets.
• Limitation de la cascade : Un délégué ne peut pas à son tour déléguer les droits qui lui ont été transmis sur la même période d’approbation. 
• Traçabilité complète : Toutes les actions effectuées par délégation sont identifiées dans les journaux du système.
• Délégation temporelle stricte : Les délégations expirent automatiquement à la date définie ou à la date de révocation.
• Contrôle des délégations : seul l’utilisateur concerné peut lui-même créer ou révoquer une délégation à son nom. Les administrateurs du système n’ont pas accès à ces informations.