Certificat de paiement

Pour plus de détails sur les fonctionnalités et pratiques du nouveau standard, vous pouvez consulter cet article.

Ce rapport vous permet d’extraire le détail des demandes de paiement ou des factures associées à un bon de commande. Ce rapport peut être exécuté sur un ou plusieurs projets à la fois.

Comment utiliser ce rapport

Décompte

Décompte détaillé

Définir une pénalité  

Comment utiliser ce rapport

1. La première étape est de sélectionner la facture ou demande de paiement que vous souhaitez générer
   1. La sélection du fournisseur et du bon de commande n’est pas obligatoire, elle permet surtout de restreindre la recherche de la demande de paiement ou facture par fournisseur ou bon de commande. 
   2. Après la sélection d’une demande de paiement ou facture, les champs du fournisseur et bon de commande seront peuplés automatiquement si ce n’est pas déjà le cas.
   3. Si les demandes de paiement sont obligatoires pour traiter les factures du bon de commande associé, vous verrez les demandes de paiement dans la liste. Sinon, les factures seront affichées.
   4. Un indicateur permet de savoir si on extrait les informations à partir d’une demande de paiement ou d’une facture
2. Une fois la sélection complétée, cliquez sur Générer le certificat.
   1. Si vous ne souhaitez pas générer le décompte détaillé, vous pouvez décocher la case Générer le compte détaillé.
3. En tout temps, vous pouvez réinitialiser la sélection et le rapport en cliquant sur le bouton réinitialiser.

Décompte

Après avoir généré le certificat, l’onglet Décompte affiche le certificat. Vous y trouverez les renseignements d’identification de la demande de paiement ou de la facture selon le cas, les renseignements du bon de commande associé ainsi que les montants inscrits dans les demandes de paiement ou factures.

1. Si vous avez renseigné la référence de la demande de paiement, elle sera affichée ici. Par exemple:

2. Cette ligne comporte le total initial et révisé du bon de commande au moment de la génération du rapport. Il ne s’agit pas du total du contrat à la date de la facture ou de la DDP sélectionnée. 
3. La ligne Contrat original représente les montants directement associés au bon de commande initial.
4. La ligne identifiée par ODC dans l’exemple représente les montants associés aux modifications contractuelles facturables de type ODC. Les lignes de cette section se mettent à jour dynamiquement dépendamment des types de modifications BC approuvées et imputées sur les demandes de paiements/factures du BC. 
5. La colonne Cumul inclut les montants des demandes de paiement ou factures précédentes et celle courante.
6. La ligne Reste à payer indique le montant du contrat qui ne figure pas encore sur la demande de paiement ou une facture à partir de la demande de paiement ou facture sélectionnée. (Montant total du contrat moins la somme des éléments réclamés jusqu’à la DDP ou facture sélectionnée)
7. Il est possible de définir des montants de pénalités pour les demandes de paiements. Voir section définir une pénalité pour plus d’informations. Ces montants s’afficheront sur cette ligne.
8. Les taxes qui sont représentées dans cette section sont soit
   1. Dans le cas des factures, celles définies dans la section taxes de l’écran Aidi de la facture.
   2. Dans le cas des demandes de paiements, 
      1. Si les taxes sont définies pour dans la fiche du fournisseur, alors ces taxes seront appliquées à la demande de paiement par défaut. 
      2. Sinon, les taxes appliquées seront celles sélectionnées dans la section Options du rapport.

✏️Note : Si les informations présentées sur le rapport sont issues d’une facture, les taxes ne peuvent pas être modifiées dans le rapport. Elles doivent être définies au préalable dans l’écran facture d’Aidi.

9. Vous trouverez aussi le détail des approbations de cette demande ou facture, ainsi que le statut global de la demande de paiement ou de la facture sélectionnée.

Si vous avez décomposé le financement en comptes comptables et que :

• Ces comptes sont associés à des postes budgétaires de votre budget
• Ces même postes budgétaires sont associés au bon de commande
• Des montants de la présente demande ou des demandes précédentes sont imputés sur ces postes budgétaires

Alors, la liste de montants imputés à ces comptes comptables dans la présente demande est affichée dans la section Suivi des comptes comptables. 

10. La colonne Commandé indique le montant du compte comptable associé au bon de commande, incluant les modifications contractuelles.
11. La colonne Ce décompte indique le montant du compte comptable associé à la demande de paiement ou la facture sélectionnée.
12. Le pourcentage d’utilisation du compte comptable sur toutes les demandes de paiement ou factures produites jusqu’à maintenant. (Montant cumulatif des postes budgétaires, associés au compte comptable, de la demande de paiement ou de la facture, incluant les modifications contractuelles, divisé par le montant commandé). 

Décompte détaillé

Si vous avez choisi de générer le décompte détaillé, un deuxième onglet est aussi inclus au rapport. Vous y retrouverez les montants répartis par postes budgétaires pour le bon de commande initial suivi des modifications contractuelles approuvées. En colonne, vous trouverez ensuite les détails des montants imputés sur chacun de ces postes budgétaires pour chaque demande de paiement ou facture.

1. Il est possible d’afficher/cacher
   1. La colonne des comptes comptables
   2. Les colonnes liées aux quantités/total commandé du bon de commande et des modifications BC
   3. Le détail de toutes les demandes de paiements/factures précédentes (indiquées par [B])
2. La ventilation du bon de commandes initial et des modifications BC est séparée de deux façons suivantes :
   1. La ligne Modifications contractuelles marque la fin des postes budgétaires liés du bon de commande initial et le début de(s) poste(s) budgétaire(s) lié(s) à de(s) modification(s) BC.
   2. Entre les crochets de chaque ligne de niveau 1 se trouve la référence de la modification BC
   3. Dans le cas où la ligne est liée à une directive, la référence à celle-ci sera notée entre des parenthèses

3. Chaque colonne représente soit
   1. [A] La ventilation cumulée de l’ensemble des factures ou demandes de paiement
   2. [B] La ventilation de chaque facture ou demande de paiement précédente.
   3. [A] - [B] La ventilation de la facture ou demande de paiement courante
4. Pour les demandes de paiements ou factures précédentes et courantes, la référence ainsi que la date de celle-ci seront affichées.

Définir une pénalité

Afin de définir une pénalité, il faut, au préalable, qu’un administrateur de votre environnement définisse un champ complémentaire de type Case à cocher nommé Pénalité pour les demandes de paiements. L’article wiki suivant offre plus d'informations sur comment créer un champ complémentaire.

Si cette case à cocher est disponible dans l’écran de la DDP, alors suivez les étapes suivantes pour indiquer le montant de la pénalité:

1. Aller dans la DDP et cocher la case Pénalité
2. Dans la section Retenue interne, veuillez entrer le montant ou pourcentage lié à la pénalité

✏️Note : Il n’est pas possible de définir une pénalité et une retenue interne sur la même demande de paiement.

3. Lorsque vous générez le certificat pour la demande de paiement, le montant de la pénalité sera affiché dans la section pénalité