Bordereau de soumission

Si vous êtes un soumissionnaire qui souhaite remplir et soumettre une soumission, nous vous invitons à consulter cet article afin de vous guider dans la saisie de votre bordereau.

Pour plus de détails sur les fonctionnalités et pratiques du nouveau standard, vous pouvez consulter cet article.

Ce rapport permet de produire un bordereau de soumission, sous format Excel, qui s’appuie sur la version de budget de votre choix. Ce bordereau pourra ensuite être envoyé aux soumissionnaires afin qu’ils vous soumettent un bordereau dûment rempli. Les soumissions peuvent ensuite être importées dans Aidi et être utilisées pour mettre à jour votre budget et/ou créer le bon de commande du fournisseur retenu.

Si vous le souhaitez, un rapport de comparaison des soumissions peut être utilisé pour identifier le fournisseur retenu avant d’octroyer le bon de commande. 

Description du rapport

Voici les principales fonctionnalités du rapport:

1. Ce bouton permet de définir le bordereau de soumission. Le processus est discuté plus en détail dans la section Préparer le bordereau.
2. Ce bouton permet de protéger le fichier afin qu’il soit prêt pour l’envoi aux soumissionnaires. Plus de détails à ce sujet se trouvent dans la section Protéger le fichier.
3. Ce bouton permet d’afficher/cacher les sections en lien avec l’addenda dans l’onglet Général et Bordereau.
4. Si plusieurs projets sont sélectionnés à la génération du rapport, vous devrez d’abord choisir le projet pour lequel vous souhaitez définir le bordereau. Si un seul projet est sélectionné, il sera sélectionné par défaut à l’ouverture du rapport.
5. Il est possible de choisir un groupe de taxe qui sera appliqué à tous les prix saisis par les soumissionnaires. Le montant des taxes sera affiché dans l’onglet général et sommaire.

Préparer le bordereau

Voici les étapes à suivre afin de définir le bordereau de soumission

1. Sélectionner la version du budget sur laquelle sera basé votre bordereau.
2. Sélectionner les lignes que vous souhaitez ajouter au bordereau
   1. Notez que, bien que seul les lignes de niveau 1 et 2 sont affichées, il sera possible d’ajouter les sous-lignes de plus bas niveau dans le bordereau (voir étape 4)
   2. Vous pouvez sélectionner/désélectionner l’ensemble des lignes en cliquant sur la case à gauche du texte Ordre et description
   3. Vous pouvez sélectionner/désélectionner l’ensemble des lignes de niveau 2 en cliquant sur le parent
3. Cliquer sur Suivant

4. Sélectionner le niveau de précision à afficher dans le bordereau
5. Sélectionner l’ordre de classement que vous souhaitez afficher dans le bordereau
   1. Aidi: soit le même ordre de classement que celui défini dans votre budget construit dans Aidi
   2. Séquentiel: soit l’ordre de classement séquentiel défini selon la sélection séquentielle des lignes faite à l’étape 2.
6. Cliquer sur OK

Après avoir suivi ces étapes, vous devriez avoir un bordereau qui ressemble à ceci.

7. Si des nouvelles lignes sont ajoutées lors d’addenda, alors il est possible de préciser un numéro d’addenda pour chaque ligne ajoutée. De plus, la ligne sera mise en rouge lorsqu’un numéro addenda sera précisé pour celle-ci. Par exemple:

Protéger le fichier

Lorsque le bordereau est complété, il est obligatoire de protéger le fichier avant de l’envoyer à l’entrepreneur. Protéger le fichier permettra de :

• Créer une nouvelle version du fichier sans macro nommé Bordereau. Vous pourrez ensuite le renommer selon vos conventions.
• Conserver uniquement les données requises pour la saisie par les soumissionnaires.
• Rendre éditable uniquement les champs à remplir par les soumissionnaires

Dans l’éventualité où le fichier n’est pas protégé et qu’on tente de le fermer, la modale suivante s'affiche afin d’indiquer que le rapport n’est pas prêt pour l’envoi aux soumissionnaires :

Imprimer le bordereau

Afin d’imprimer le bordereau pour signature électronique, vous pouvez suivre les étapes suivantes:

✏️Note : Si vous souhaitez omettre certaines pages du bordereau, vous pouvez éditer les pages à imprimer dans la modale ci-dessus.

Importer la soumission

Lorsque le fournisseur vous retourne le fichier, vous pouvez l’importer dans la page Soumission du menu Planification.