Bordereau de soumission

Notez que les soumissions sont disponibles seulement pour les clients abonnées au plan Avancé ou Entreprise de la plateforme Aidi.

Ce rapport permet de produire un bordereau de soumission, sous format Excel, qui s’appuie sur la ventilation du budget d’un projet désigné. Ce bordereau pourra être envoyé à vos fournisseurs afin qu’ils soumettent leur évaluation détaillée des coûts. Un rapport de comparaison des soumissions peut être utilisé par la suite pour faire un choix de fournisseur éclairé. Ces informations pourront ensuite être importées dans Aidi et être utilisées pour les bons de commande et le budget.

Comment utiliser ce rapport

La première étape après l’ouverture du fichier Excel est de Préparer le bordereau.

1. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez le budget (composante et version) à utiliser pour créer votre bordereau de soumission.
2. Sélectionnez la ou les sections du budget à intégrer à la soumission selon le fournisseur qui complétera la soumission.
3. Cliquez sur suivant.

4. Sélectionnez ensuite le niveau de détail dans l'arborescence que vous désirez voir apparaître dans le bordereau de soumission qui sera envoyé au fournisseur.
5. Cliquez sur OK.

Indiquez ensuite le numéro de soumission dans la section en jaune.

Au besoin, vous pouvez ajouter un addenda et y indiquer une référence.

Lorsque terminé, vous devez protéger le fichier avant de l’envoyer au fournisseur afin qu’il puisse modifier seulement les cellules appropriées.

Cliquez sur Fini, on protège le fichier.

Le bordereau est maintenant prêt à être envoyé au fournisseur pour qu’il entre ses estimations de coûts par postes budgétaires.

Comment le fournisseur doit-il remplir le bordereau?

1. Dans l’onglet B-Bordereau, le fournisseur peut entrer le prix unitaire pour chacun des postes budgétaires qui le concerne. (Sections en bleu pâle)
2. La colonne quantité (QTÉ) indique la quantité inscrite au préalable dans le budget qui a servi à créer ce bordereau.
3. Pour que l’unité soit inscrite dans la colonne correspondante, cette information doit être inscrite dans le budget qui a servi à créer ce bordereau, en inscrivant l’unité entre crochet dans le titre du poste budgétaire.

Dans le Budget, inscrire l'unité entre crochet : 

Retour à l’onglet A-Général

1. Le fournisseur doit remplir ses informations (Nom de la compagnie, adresse et NEQ).
2. Le total des coûts entrés dans l’onglet B-Bordereau est calculé ainsi que les taxes applicables dans la section Synthèse.
3. Le fournisseur doit inscrire ses numéros de taxe.
4. Signature du fournisseur

Un résumé des coûts est disponible dans l'onglet C-Sommaire.

Lorsque le fournisseur vous retourne le fichier, vous pouvez l’importer dans la page Soumission du menu Planification.