Suivi de la performance de projet ou de portefeuille

Ce rapport présente l’évolution de la performance dans le temps des projets sélectionnés, au niveau du budget, de l’échéancier et des efforts. 

L’objectif de ce rapport est de permettre aux gestionnaires de projets ou de portefeuilles de mesurer et de suivre la performance de leurs projets/portefeuilles dans le temps selon deux dimensions :

• Performance financière : comparaison du budget avec l’évolution des coûts engagés et réels.
• Performance en matière de gestion de l’échéancier et de l’effort : comparaison de la progression des dates de début et de fin réelles et des efforts avec les différentes versions de référence de l’échéancier enregistrées dans Aidi.

✏️Note : Ce rapport peut être exécuté sur plus d’un projet en même temps. 

Comment utiliser ce rapport

Comment lire ce rapport

Gestion financière

Gestion des échéanciers

Gestion des efforts

Comment utiliser ce rapport

Nous allons commencer par choisir la période pour laquelle nous voulons faire afficher les résultats du rapport.

✏️Note : Le bouton Choisir la période est inclus dans tous les onglets du rapport, ce qui vous permet de personnaliser chacune des pages du rapport selon vos besoins.

1. Depuis l’onglet Sommaire, cliquez sur le bouton Choisir la période. 

Une boîte contextuelle s’affiche pour vous permettre de sélectionner les paramètres du rapport.

2. Sélectionnez les dates de début et de fin.
3. Sélectionnez le type de période d’affichage (mois, année ou trimestre)

✏️Note : La durée entre la date de début et la date de fin, ainsi que le type de période sélectionné influencent le temps requis pour générer le rapport.

4. Choisissez le ou les types de données que vous souhaitez consulter dans ce rapport (financières, échéancier et efforts) Vous pouvez faire plus d’un choix.
5. Clique sur OK pour afficher les résultats.

Comment lire ce rapport

Onglet Gestion financière

Progression des sommes budgétées, engagées et réelles

Le premier tableau de l’onglet Gestion financière affiche la progression du budget, des montants engagés ainsi que des coûts réels par période selon la sélection faite dans les paramètres et par projet.

1. Montant total du budget approuvé à cette période selon les dates d’approbation.
2. Montant total des bons de commande approuvés durant cette période et les périodes précédentes.
3. Montant facturés durant cette période et les périodes précédentes, ainsi que les dépenses d’opérations datées au cours de cette période et avant.
4. Montant total de tous les projets pour chacun des éléments.
5. Représentation graphique des montants présentés dans le tableau. Chaque projet est représenté par une couleur différente. 
6. Survolez une couleur de la barre pour obtenir l’information qui lui est associée.

Les chargés de projet peuvent donc utiliser ce graphique pour suivre les performances financières de leur(s) projet(s) au fil du temps et mieux suivre (ou anticiper) quand et où les dépassements de coûts se produisent.

Progression relative des sommes par rapport à la période précédente

Le second tableau et graphique représentent le pourcentage de progression du budget, des engagés et des coûts réels par période pour l’ensemble des projets sélectionnés. L’affichage des données en pourcentage permet d’identifier plus facilement les pics de dépenses entre chaque période afin d’aider le chargé de projet/portefeuille à mieux identifier les dépassements de coûts.

✏️Note : la première période affiche 0% puisqu’il n’y a pas de période précédente pour effectuer la comparaison. 

Contingence

Si vous utilisez les étiquettes de contingence dans le budget, cette section affiche les montants budgétés auxquels cette étiquette est appliquée.

1. Montant du budget marqué comme contingence dans le budget approuvé à cette période.
2. Montant de la contingence inclus dans les modifications contractuelles approuvées à cette date.
3. Pourcentage d’utilisation de la contingence : contingence engagée divisée par la contingence budgétée. 

Ce tableau aidera donc le chargé de projet/portefeuille à :

• Suivre, par projet, la disponibilité des sommes allouées aux imprévus et identifier les projets susceptibles de manquer de fonds pour imprévus.  
• Identifier quand et pourquoi les montants engagés ont été alloués aux fonds pour imprévus.

Onglet Gestion des échéanciers

Dans cet onglet vous pourrez voir l’écart des dates planifiées et de la durée de l’échéancier par rapport à votre première version de référence ou à la version officielle (celle marquée d’une étoile), le cas échéant. Dans Aidi, les changements apportés aux dates de vos échéanciers ne sont pas sauvegardés automatiquement. Pour ce faire, il faut créer plusieurs versions de référence. Dans ce rapport, nous utilisons les versions de référence successives, puis les comparons à la version de référence officielle pour calculer les écarts et leurs évolutions. Pour utiliser ce rapport, il faut donc avoir plusieurs versions de références créées au long du projet.

Pourcentage de progression des écarts de dates de début, de fin et de durée de projet par rapport au premier baseline

Pour chaque période, le rapport compare les données de la plus récente version de référence (à cette date) avec celles de la version de référence officielle et calcule la différence pour la date de début, la date de fin et la durée du projet. Les versions de références sont indiquées en dessous du tableau à leur date de création.

1. La première section présente la moyenne des écarts (en jours) de tous les projets sélectionnés.
2. Ensuite, par projet, vous verrez l’écart des dates de début et de fin entre votre première version de référence (ou la version officielle) et la dernière version de référence existante pour la période visée (le mois dans l’image ci-dessous). Les dates considérées sont les dates de début et de fin du projet.
3. L’écart entre la durée totale de votre première version de référence (ou la version officielle) et la dernière version de référence existante pour cette période. La durée de chacune des versions considérées est calculée par rapport aux dates de début et de fin enregistrées du projet.
4. Si une seule version de référence existe, les résultats indiquent « 0 » puisque aucune comparaison n’est possible. Cependant à compter de la date du jour, vous pourrez voir l’écart entre la première version de référence et l’échéancier courant.
5. Les noms des versions de référence sont indiqués au bas du tableau pour la période au cours de laquelle elles ont été créées . Dans l’exemple ci-dessous, comme 3 projets sont inclus dans le rapport, les noms des versions de référence sont répartis sur 3 lignes différentes selon l’ordre d’affichage des projets dans le tableau.

Dans l’exemple ci-dessus, pour le projet PP-0001, on peut voir 3 versions de référence affichées dans la section du bas. Voyons plus en détails ces versions sauvegardées dans Aidi.

6. La référence officielle « Base 2 » est la version avec laquelle les écarts sont calculés. Cette version n’est pas présentée dans le tableau ci-dessus.
7. On peut voir que la version « QA » (ci-dessus et ci-dessous) a été créée en juillet 2023. Les chiffres affichés dans la colonne juillet 2023 représentent l’écart entre la version « QA » et la version « Base 2 ». Ces mêmes chiffres sont présentés jusqu’à la date où une nouvelle version de référence a été créée.
8. On peut aussi voir qu’en mars 2024, deux versions de référence ont été créées. Notez que seule la version la plus récente est affichée dans le tableau ci-dessus. Les chiffres affichés dans la colonne mars 2024 représentent l’écart entre la version «Test real effort » et la version  « Base 2 ».

Pourcentage de progression des écarts de dates vs baseline 1 - Moyenne des projets

Le graphique affiche la moyenne des écarts pour les projets sélectionnés.

1. La ligne bleue indique la moyenne des écarts entre les dates de début des projets par rapport à la version de référence de chacun des projets respectivement.
2. La ligne orange  indique la moyenne des écarts entre les dates de fin des projets par rapport à leur version de référence.
3. La ligne grise indique la moyenne de l’écart de durée pour les projets sélectionnés dans le rapport.

Pourcentage de progression des écarts de dates de début, de fin et de durée de projet par rapport au premier baseline (pourcentage)

Ce tableau, en plus de reprendre les écarts calculés dans le premier tableau de cet onglet, calcule les pourcentages d’écart entre les versions de référence.

Les pourcentages sont obtenus en divisant les valeurs respectives par la durée de la version de référence pour chaque projet.

L'axe des abscisses (incréments de temps) est également représenté en pourcentage de la durée de la version de référence, ce qui permet de comparer des projets exécutés à des moments différents ou ayant des durées différentes.

1. La première ligne montre les incréments de temps représentés par des pourcentages de la durée de la version officielle et indiqués par incréments de 10 %. (« 0% » représente la date de début du projet et « 100% » la date de fin, comme défini dans la version de référence. Les dates correspondantes sont affichées sur la ligne « Date » ci-dessous).
2. Les pourcentages des dates de début et de fin sont calculés en divisant le nombre de jours de différence avec la référence de base par la durée en jours de la référence de base.
3. Le pourcentage de durée est la division de la différence (en jours) entre la version la plus récente et la version de référence initiale par la durée de la version de référence initiale.
4. Les valeurs absolues suivent les mêmes règles que le tableau précédent.
5. Nom des échéanciers de référence prenant effet entre la date de la colonne et la date de la colonne suivante.

Progression des écarts de date Vs Baseline 1 - Total

Le dernier graphique présente le pourcentage des écarts de date par pourcentage d’avancement, C’est donc la section total du tableau précédent qui est illustré par ce graphique.

Onglet Gestion des efforts

L’onglet gestion des efforts est basé sur les données sauvegardées dans les versions d’échéancier et sur les données de la feuille de temps.

Le premier tableau montre les efforts prévus révisés, les efforts réels et les efforts restants révisés par période et par projet.

1. Efforts prévus révisés : Somme des efforts prévus de toutes les tâches de la dernière version de référence d’échéancier précédant la période ciblée.
2. Effort réel : Somme des heures approuvées de toutes les feuilles de temps précédant la période ciblée pour le projet.
3. Efforts restants révisés : Somme des efforts restants révisés de toutes les feuilles de temps approuvées précédant la période ciblée pour le projet.
4. Le total indique pour chacune des colonnes la somme des efforts pour l’ensemble des projets du rapport.
5. Les chiffres sont représentés de façon graphique par un diagramme à barre sous le tableau.

Le second tableau affiche différents pourcentages pour analyser les données des efforts.

1. Efforts réels : Pourcentage des efforts réels de la période par rapport aux efforts prévus révisés de cette même période.
2. Écart de l’effort prévu révisé par rapport au mois précédent : Différence de l’effort prévu du mois en cours par rapport au mois précédent.
3. Pourcentage de l’écart de l’effort prévu révisé par rapport au mois précédent : Pourcentage de l’écart calculé dans la colonne précédente par rapport à l’effort prévu du mois courant.
4. Total : Pour les colonnes qui affichent des pourcentages, le résultat de cette ligne est la moyenne des pourcentages des projets présentés. 
5. Total : Pour la colonne écart de l’effort prévu révisé par rapport au mois précédent, la somme des écarts de tous les projets est affichée.
6. Le graphique montre l’écart de l’effort prévu révisé par rapport au mois précédent.