Suivi des déboursés – Aidi

Ce rapport permet de comparer vos déboursés prévus (flux monétaires) avec les sommes réellement dépensées. Les données peuvent ensuite être ventilées deux deux façons:

Par projet, par composante et par financement
Par financement annuel et financements

Ce rapport est particulièrement pertinent pour un(e) chargé(e) de projet ou de portefeuille qui doit estimer les sommes à dépenser dans le futur tout en comparant, pour les périodes passées, les flux monétaires prévus aux dépenses réelles de son projet ou portefeuille.

✏️Note:

Le flux monétaire rapporté et l’association entre les postes budgétaires et les sources de financement sont basés sur la version de budget approuvé seulement.
Le temps de chargement et l’ouverture du rapport peut varier grandement selon le nombre de projets sélectionnés ainsi que la taille des budgets/volumétrie des factures des projets sélectionnés.
Certaines mécaniques de calculs avancées, notamment celles utilisées lorsqu’un utilisateur associe un poste budgétaire à une source de financement spécifique, sont encore en mode beta. N’hésitez pas à nous faire part de vos commentaires.

Description du rapport

Le rapport consiste principalement d’un tableau croisé dynamique paramétrable et filtrable dans lequel on compare les déboursés prévus aux réels des projets sélectionnés sur un intervalle de temps fixé par l’utilisateur.

D’abord, l’utilisateur peut sélectionner la disposition des lignes:
1. Par projet, par composante et par financement.
2. Par financement annuel et par financement comme dans l’exemple ci-dessous.

Cette section affiche le montant des déboursés prévus ainsi que des réels sur une période de temps. Les marqueurs 3 à 8 expliquent les différentes options d’affichage paramétrable pour cette section.
Il est possible de définir une date de début et de fin auquel on souhaite voir les montants.
1. Une fois la paramétrisation de ces dates, il suffit de cliquer sur Mettre à jour afin d’appliquer les changements.
2. Tout montant hors la période sélectionnée sera regroupé dans la section Avant et Après afin de conserver une vue globale des montants.
3. Tout changement aux points 4 et 5 ci-dessous entraînera un recalcul des valeurs du tableau selon les dates sélectionnées au point 3.
Il est possible de segmenter les périodes par mois, par trimestre ou par année. Prendre note que les valeurs retournées sont celles du début de la période. Par exemple, le montant d’une facture approuvé datée du 2025-09-22 sera comptabilisée dans la période 2025-09.
Il est possible d’appliquer un taux de taxe sur les montants affichés. Le même taux s’appliquera à tous les montants affichés. Par défaut, les montants affichés sont sans taxes tels que stockés dans Aidi.
Il est possible d’afficher les montants attribuables à chaque période ou tous les montants cumulés jusqu’à la période d’analyse en question.
Il est possible d’ajouter des colonnes pour ventiler le montant des factures approuvées et des factures non approuvées. Par exemple:
Il est possible de filtrer les entrées du tableau par:
1. Type de financement annuel
2. Financement annuel
3. Projet
4. Composante
Il est aussi possible de visualiser un graphique. Ce graphique s’adapte en fonction des options d’affichage sélectionnées et des filtres appliqués. Comme les premières lignes au-dessus du tableau sont figées, si vous n’utilisez pas les paramètres et le graphique, nous vous recommandons de fermer ces sections en cliquant sur le - pour faciliter la lecture du tableau.

✏️Note: Les fonctionnalités mentionnées aux marqueurs 3 (Mettre à jour), 4 et 5 forcerons une mise à jour du tableau. Cette mise à jour peut prendre jusqu’à quelques minutes dépendamment de la volumétrie des données.

Explication de la logique des calculs

Cas #1 - Financement global de tous les postes budgétaires de la composante

Détaillons d’abord le cas simple où il n’y a pas de postes budgétaires associés à un financement spécifique. Dans ce cas, l’attribution des flux monétaires à chaque source de financement est calculée au prorata du montant total de chaque financement de la composante.

Voici un exemple:

Ce budget est composé de 2 financements, soit:

Fond A (8 000$)
Fond B (12 000$)

Étant donné qu’aucun postes budgétaires est associé à un financement, on peut directement calculer le prorata (les poids) des financements, soit:

Fond A: 8 000$ / (8 000$ + 12 000$) = 40%
Fond B: 12 000$ / (8 000$ + 12 000$) = 60%

Avec le prorata, on peut calculer par la suite le résultat attendu pour chaque ligne à chaque mois, soit:

Poste budgétaire Cuisine (2025-01)
- Fond A = 10 000$ * 40% = 4 000$
- Fond B = 10 000$ * 60% = 6 000$
Poste budgétaire Salle de bain (2025-02)
- Fond A = 8 000$ * 40% = 3 200$
- Fond B = 8 000$ * 60% = 4 800$
Poste budgétaire Chambre (2025-03)
- Fond A = 2 000$ * 40% = 800$
- Fond B = 2 000$ * 60% = 1 200$

La même logique est appliquée pour les sommes réelles dépensées au projet. Chaque dépense sera répartie sur chaque source de financement de la composante au prorata (poids) du montant de chaque financement.

Important : si le financement change durant le projet (financement révisé ou ajout/retrait d’une source de financement), ceci aura pour effet de modifier le prorata appliqué aux flux monétaires et aux dépenses réelles pour toutes les périodes du rapport, incluant les périodes passées.

Cas #2 - Assignation de source de financements à certains postes budgétaires spécifiques (bêta)

Mise en contexte

Il arrive parfois que certaines sources de financement peuvent seulement être utilisées pour certaines dépenses. Dans ce cas, l’utilisateur peut associer dans Aidi les postes budgétaires concernés à ces sources de financements spécifiques. Ce faisant, on doit alors re-calculer le prorata détaillé précédemment dans le cas #1 pour tenir compte de cette réalité.

Voici un exemple de budget fictif qui sera utilisé afin d’expliquer la logique et les règles de calcul, soit.

Ce budget est composé de 3 financements, soit

Extérieur (15 000$)
Intérieur (25 000$)
Finition (10 000$)

Pour les postes budgétaires ayant un financement associé, leurs enfants ont le même financement que le poste budgétaire parent. Chaque financement est associé à 100% au poste budgétaire. En d’autres mots, il n’y a pas de financement multiple sur une même ligne, bien que ceci soit supporté par le rapport.

À des fins de simplicité de présentation, nous avons aussi défini les flux monétaires sur les postes budgétaires de niveau 2. Afin de montrer différents scénarios de calcul, les réels (factures) seront imputés à des niveaux variables (soit au niveau 1, niveau 2 ou au niveau le plus bas.

Répartition des flux monétaires et dépenses réelles

Il y a deux logiques en place afin d’associer les montants des flux monétaires/réels aux financement soit:

Selon les associations entre financements et postes budgétaires
Par pro-rata du montant restant au financement de la composante, pour les postes budgétaires qui ne sont pas associés à des sources de financement

Par exemple, si on regarde le deuxième et troisième mois de 2025, soit:

On remarque que l’on à 1 440$ en février 2025 (ligne 2.1) et 2 460$ en mars 2025 (ligne 2.1, 2.2 et 2.3) en déboursés prévus qui sont associés à 100% à la source de financement ‘’Extérieur’’. On aura donc ces montants totaux pour les mois mentionnés dans le rapport:

Maintenant, puisqu’un financement a été assigné à une poste budgétaire spécifique, le montant de ce poste budgétaire devra être déduit du financement total de la composante. Donc, pour tous les autres postes budgétaires pour lesquels aucun financement spécifique est assigné, on doit recalculer le prorata du financement restant de la composante. Prenons un exemple: avec le premier mois de 2025:

On remarque que l’on à 2 800$ du poste budgétaire Travaux Préparatoires planifié pour janvier 2025 qui n'est associé à aucune source de financement. Par conséquent, on répartit le montant budgété selon le prorata du financement restant de la composante:

On calcule la somme des financements restants qui n’est sont pas associés à des postes budgétaires
1. Financement Extérieur:
  1. Financement total: 15 000$
  2. Assignation sur le poste budgétaire Fondations: - 4 920$
  3. Assignation sur le poste budgétaire VRD: - 1 950$
  4. Total restant: 8 130$
2. Financement Intérieur:
  1. Financement total: 25 000$
  2. Assignation sur le poste budgétaire Structure: -6 600$
  3. Assignation sur le poste budgétaire Couverture: -4 200$
  4. Assignation sur le poste budgétaire Aménagements: -7 650$
  5. Total restant: 6 550$
3. Financement Finition
  1. Financement total: 10 000$
  2. Assignation sur le poste budgétaire Finitions extérieures: -10 000$
  3. Total restant: 0$
On calcul le prorata (les poids) que l’on distribue dans chaque source de financement
1. Extérieur: 8 130$ / (8 130$ + 6 550$ + 0$) = ~55,4%
2. Intérieur: 6 550$ / (8 130$ + 6 550$ + 0$) = ~44,6%
3. Finition: 0$ / (8 130$ + 6 550$ + 0$) = 0%
Finalement, on applique les poids calculés à l’étape précédente au montant du flux monétaire prévu pour la période en question soit:
1. Flux monétaire prévu pour le financement Extérieur: 2 800$ * 55,3815% = 1 550,68$
2. Flux monétaire prévu pour le financement Intérieur: 2 800$ * 44,6196% = 1 249,32$
3. Flux monétaire prévu pour le financement Finition: 2 800$ * 0% = 0$

✏️Note: le prorata ne fonctionnera pas correctement si le budget est sous-financé.

Les factures et dépenses d'opérations (réels) suivent le même principe de calcul. Il faut par contre être plus vigilant dans le cas des factures, sachant que la précision d’un budget peut changer en cours de projet et cela peut avoir un impact sur l’assignation des financements sur les lignes de budgets.

Cas d’utilisation à faire attention

L’utilisateur est responsable de s’assurer que le(s) financement(s) assigné(s) aux postes budgétaires parents ne contredisent pas le financement associé à l’un de ses postes budgétaires enfants (ou l’inverse)
L’utilisateur est responsable de ne pas sur-allouer un financement par rapport aux montants des postes budgétaires associés. Ce scénario peut causer des erreurs au niveau du calcul du prorata. Ceci se produit si le financement total est inférieur à la somme des postes budgétaires auxquels ce financement est associé.
Pour que l'application du calcul du prorata se fasse correctement sur les sommes réels, l'utilisateur doit s’assurer que la facture soit documentée sur les bons postes budgétaires auxquels sont associés le ou les financements. Par exemple, en prenant la ligne 2 Fondations:
- Si on facture le poste budgétaire parent (2 Fondations), le calcul du prorata du financement restant sera appliqué
- Si on facture plutôt sur les postes budgétaires enfants qui sont associés à des sources de financement, alors le calcul sera fait selon l’association des financements