Paramétrer une demande de projet
Évaluation de la demande de projet
Créer un projet depuis une demande de projet
Afficher l'évaluation de la demande de projet
Paramétrer une demande de projet (Étape effectuée par un administrateur)
Accédez aux types de demande de projet depuis le menu Admin. L'interface affiche un menu vertical avec l'option Admin, qui ouvre un sous-menu contenant l'option Types de demande de projet.
- Dans la liste des types de demande de projet, commencez par saisir un titre pour votre nouveau type de demande.
- Appuyer sur “+” pour sauvegarder.
- À la manière des chaînes d’approbation paramétrable dans le projet/bon de commande, sélectionnez le ou les approbateurs dans la liste déroulante. Un tableau affiche les types de demandes existants avec des indicateurs visuels bleus.
- Pour définir les critères d’évaluation, sélectionnez d’abord le menu critère.
- Sélectionnez ensuite un type de demande de projet auquel seront associés les critères et les coefficients.
- Cliquez sur le bouton + pour ajouter un nouveau critère. L'interface montre un tableau de critères avec des colonnes pour le nom du critère, le coefficient et la valeur.
7. Nommer le nouveau critère.
8. Indiquez le coefficient de pondération. Le coefficient doit être une valeur numérique positive. Il est utilisé pour pondérer les critères entre eux, ce qui leur donnera plus ou moins d'importance. Ce coefficient est pris en compte dans le calcul de la note pondérée de chaque demande de projet. Des champs de saisie permettent d'entrer le nom du critère (par exemple "Intégration à l'environnement") et sa valeur (par exemple "10").
Liste des demandes de projet (pour tous les utilisateurs dont le rôle le permet)
Accédez à la Demande de projet depuis le menu Démarrage. Le menu montre une section Démarrage avec l'option Demande de projet mise en évidence.
La liste des demandes de projet que vous voyez est restreinte par la visibilité naturelle, c’est-à-dire que vous voyez les demandes de projet associées à votre Unité administrative. Veuillez vous référer à cet article pour plus de détails concernant la visibilité naturelle.
Vous pouvez consulter la liste des demandes de projet pour connaître :
- l’évaluation des demandes de projet,
- la date de création,
-
le statut :
- Converti : Lorsqu’une demande de projet a été convertie en projet ou programme
- Approuvé : Lorsque le processus d’approbation est complété.
- En approbation : Lorsque la demande de projet est assignée à un approbateur mais pas encore approuvée.
- En préparation : Demande de projet qui n’a pas encore été envoyée en approbation.
- N’hésitez pas à utiliser la section de recherche pour trouver une demande de projet spécifique ou restreindre la recherche. Vous pouvez chercher par titre, par type, par note pondérée totale, par date ou par statut. L'interface présente un tableau de demandes avec des colonnes pour le numéro, titre, type, note pondérée, date et statut, avec des options de tri sur chaque colonne.
Créer une demande de projet
-
Depuis la liste des demandes de projet, cliquez sur le bouton Ajouter. Un bouton d'ajout est visible en haut à droite de la liste des demandes.
- Dans la modale d’ajout de demande de projet, saisissez un titre. Un champ de texte permet d'entrer le titre du projet, par exemple "Rénovation Pavillon A".
- Choisissez un type parmi la liste. Un menu déroulant affiche les types disponibles, comme "Appel d'offre".
- Cliquez Enregistrer et Ouvrir. Un bouton bleu "Enregistrer et Ouvrir" est visible en bas du formulaire.
A. Une fois la demande créée, vous pouvez commencer à la compléter. Vous y retrouverez une section Identification, où vous pouvez définir une personne responsable, ajouter des notes au besoin et y associer un programme et une unité administrative. Cette section est modifiable pour les demandes dont le statut est En préparation ou Approuvé. L'interface affiche plusieurs sections d'information: Identification, Statut, Documents, Informations complémentaires et Estimation.
B. Une fois la demande de projet complétée vous pourrez l’envoyer en approbation. Le statut se met à jour automatiquement selon l’étape de complétion ou d’approbation. La demande peut être annulée ou supprimée depuis la section Statut.
C. Des documents et des liens URL peuvent être ajoutés pour supporter la demande, peu importe le statut.
D. Des champs pour informations complémentaires peuvent être ajoutés depuis le menu Admin. Ces informations complémentaires sont spécifiques à chaque client et sont modifiables, peu importe le statut de la demande de projet.
E. La section Estimation permet d’évaluer le coût et les efforts estimés pour ce projet. Cette section est modifiable pour les demandes dont le statut est En préparation.
F. Dans la section Informations générales, vous pouvez décrire et expliquer les problématiques envisagées, les objectifs et les risques potentiels du projet faisant l’objet de la demande ainsi que les dates de début et de livraison souhaitées. Cette section est modifiable pour les demandes dont le statut est En préparation.
G. La section Évaluation permet d’évaluer la demande selon certains critères, lorsque le statut de la demande de projet est En préparation.
Évaluation de la demande de projet
- Lors de la création de la demande de projet, avant de l’envoyer en approbation, vous pouvez saisir une note sur 10 pour chaque critère déterminé dans la page admin.
- Chaque note saisie dans la demande de projet sera automatiquement multipliée par son coefficient respectif. Les résultats seront additionnés et multipliés par 10, puis divisés par la somme des coefficients, ce qui vous donnera la note pondérée totale.
Calcul effectué pour l’exemple ci-dessous :
((5x1) + (15x9) + (5x2) + (10x10)) x 10 / (5+15+5+10) = 71.43 %*.
*Le résultat est arrondi à l’entier le plus près.
Le tableau montre un exemple avec des critères évalués: danger (5, note 1), plus values (15, note 9), coûts (5, note 2), intégration à l'environnement (10, note 10), donnant une note pondérée totale de 71%.
Vous retrouverez la note pondérée totale de votre demande dans la liste des demandes de projet.
Créer un projet depuis une demande de projet
Une fois votre demande approuvée, vous pouvez créer un projet depuis la section Statut de cette demande à tout moment, à condition d’avoir la ressource projet avec le privilège “écriture” dans votre profil d’accès. Depuis une demande vous pouvez créer autant de projet que vous voulez, mais un projet ne peut être lié qu'à une seule demande. L'interface montre un statut "Approuvé" avec l'option "Créer un projet" visible.
Une fois le projet créé, vous pouvez accéder à la section Priorisation du projet pour consulter la note de l’évaluation de la demande de projet.
Une section "Priorisation du projet" affiche la note d'évaluation (73%).
Afficher l’évaluation de la demande de projet
Vous pouvez aussi ajouter une colonne Évaluation de projet dans la vue de la liste des projets des pages Projet et Tableau de bord. L'interface montre comment ajouter la colonne d'évaluation dans les vues de projets.
L'interface montre comment ajouter la colonne d'évaluation dans les vues de projets.
Vous pouvez aussi ajouter un filtre dans la Liste des projets et dans le Tableau de bord afin d’afficher les projets dont l’évaluation est soit supérieure ou égale à un pourcentage donné ou inférieure ou égale à un pourcentage donné. Vous pouvez entrer les deux valeurs ou une seule.
Un panneau de filtre montre les options pour filtrer par évaluation de projet, avec des champs "Supérieur ou égal" (50) et "Inférieur ou égal" (80).
Une vidéo de démonstration sur la configuration et création des demandes de projet est aussi disponible sur le Wiki.
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