Guide d’utilisation: demande de projet – Aidi

Les demandes de projets vous permettent d’estimer, évaluer et prioriser un potentiel projet avant de le faire passer par une chaîne d’approbation. Une fois la demande approuvée, vous pouvez créer un ou plusieurs projets depuis cette demande.

Paramétrer une demande de projet (Étape effectuée par un administrateur)

Avant de pouvoir créer votre première demande de projet, il faudra paramétrer votre premier type de demande de projet.

Accédez aux types de demande de projet depuis le menu Admin.

Dans la liste des types de demande de projet, commencez par saisir un titre pour votre nouveau type de demande.
Appuyer sur “+” pour sauvegarder.
À la manière des chaînes d’approbation paramétrable dans le projet/bon de commande, sélectionnez le ou les approbateurs dans la liste déroulante.

Pour définir les critères d’évaluation, sélectionnez d’abord le menu critère.
Sélectionnez ensuite un type de demande de projet auquel seront associés les critères et les coefficients.
Cliquez sur le bouton + pour ajouter un nouveau critère.

7. Nommer le nouveau critère.

8. Indiquez le coefficient de pondération. Le coefficient doit être une valeur numérique positive. Il est utilisé pour pondérer les critères entre eux, ce qui leur donnera plus ou moins d'importance. Ce coefficient est pris en compte dans le calcul de la note pondérée de chaque demande de projet.

Liste des demandes de projet (pour tous les utilisateurs dont le rôle le permet)

Accédez à la Demande de projet depuis le menu Démarrage.

La liste des demandes de projet que vous voyez est restreinte par la visibilité naturelle, c’est-à-dire que vous voyez les demandes de projet associées à votre Unité administrative. Veuillez vous référer à cet article pour plus de détails concernant la visibilité naturelle.

Vous pouvez consulter la liste des demandes de projet pour connaître :

l’évaluation des demandes de projet,
la date de création,
le statut :
- Converti : Lorsqu’une demande de projet a été convertie en projet ou programme
- Approuvé : Lorsque le processus d’approbation est complété.
- En approbation : Lorsque la demande de projet est assignée à un approbateur mais pas encore approuvée.
- En préparation : Demande de projet qui n’a pas encore été envoyée en approbation.

N’hésitez pas à utiliser la section de recherche pour trouver une demande de projet spécifique ou restreindre la recherche. Vous pouvez chercher par titre, par type, par note pondérée totale, par date ou par statut.

Créer une demande de projet

Depuis la liste des demandes de projet, cliquez sur le bouton Ajouter.

Dans la modale d’ajout de demande de projet, saisissez un titre.
Choisissez un type parmi la liste.
Cliquez Enregistrer et Ouvrir.

A. Une fois la demande créée, vous pouvez commencer à la compléter. Vous y retrouverez une section Identification, où vous pouvez définir une personne responsable, ajouter des notes au besoin et y associer un programme et une unité administrative.

B. Une fois la demande de projet complétée vous pourrez l’envoyer en approbation. Le statut se met à jour automatiquement selon l’étape de complétion ou d’approbation. La demande peut être annulée ou supprimée depuis la section Statut.

C. Des documents et des liens URL peuvent être ajoutés pour supporter la demande.

D. Des champs pour informations complémentaires peuvent être ajoutés depuis le menu Admin. Ces informations complémentaires sont spécifiques à chaque client.

E. La section Estimation permet d’évaluer le coût et les efforts estimés pour ce projet.

F. Dans la section Informations générales, vous pouvez décrire et expliquer les problématiques envisagées, les objectifs et les risques potentiels du projet faisant l’objet de la demande ainsi que les dates de début et de livraison souhaitées.

G. La section Évaluation sera complétée par les évaluateurs autorisés (déterminés dans la gestion des accès) après l’envoi en approbation.

Évaluation de la demande de projet

Après avoir envoyé votre demande en approbation, les évaluateurs autorisés saisiront une note sur 10 pour chaque critère saisie dans la page admin.
Chaque note saisie dans la demande de projet sera automatiquement multipliée par son coefficient respectif. Les résultats seront additionnés et multipliés par 10, puis divisés par la somme des coefficients, ce qui vous donnera la note pondérée totale.

Calcul effectué pour l’exemple ci-dessous :

((5x1) + (15x9) + (5x2) + (10x10)) x 10 / (5+15+5+10) = 71.43 %*.

*Le résultat est arrondi à l’entier le plus près.

En plus de pouvoir approuver ou refuser la demande. Chaque approbateur aura la possibilité de modifier la note sur 10 saisie par l'approbateur précédent et d'ajouter un commentaire (ce sera donc le dernier approbateur qui aura le dernier mot).

Vous retrouverez la note pondérée totale de votre demande dans la liste des demandes de projet.

Créer un projet depuis une demande de projet

Une fois votre demande approuvée, vous pouvez créer un projet depuis la section Statut de cette demande à tout moment, à condition d’avoir la ressource projet avec le privilège “écriture” dans votre profil d’accès. Depuis une demande vous pouvez créer autant de projet que vous voulez, mais un projet ne peut être lié qu'à une seule demande.

Une fois le projet créé, vous pouvez accéder à la section Priorisation du projet pour consulter la note de l’évaluation de la demande de projet.

Afficher l’évaluation de la demande de projet

Vous pouvez aussi ajouter une colonne Évaluation de projet dans la vue de la liste des projets des pages Projet et Portefeuille.

Vous pouvez aussi ajouter un filtre dans la Liste des projets et dans le Portefeuille afin d’afficher les projets dont l’évaluation est soit supérieure ou égale à un pourcentage donné ou inférieure ou égale à un pourcentage donné. Vous pouvez entrer les deux valeurs ou une seule.