Gérer le bordereau de soumission – Aidi

Pour importer votre premier bordereau, vous aurez besoin de préparer préalablement les deux formulaires excel suivant:

Bordereau de soumission
Comparaison de soumission

Ainsi que d’avoir un budget structurée (qui donnera la structure à votre bordereau).

Astuce: Dans votre budget, après la description de votre item, vous pouvez renseigner son l’unité entre deux crochets (ex: [forfait] ). Lors de la génération du bordereau, Aidi le détectera et ira le classer dans la colonne “Unité”.

Pour commencer nous allons générer le bordereau, allez dans le centre de rapport (sous-menu de surveillance) puis sélectionnez votre projet ainsi que le modèle de rapport “Bordereau de soumission” et générer le.
Ouvrez le fichier excel généré et vérifier si la structure c’est bien importé. Ensuite vous pouvez appuyer sur “préparer le bordereau”, excel vous affichera une modale vous demandant de sélectionner un budget (bien faire attention de prendre celui qu’on a structuré à cette fin). Une fois le budget choisie, une liste de tous les premiers niveaux de votre budget apparaîtra, choisissez quelle section intégrer dans votre bordereau.
Une fois votre choix confirmé, votre structure de budget apparaîtra dans la section “B-Bordereau”. Vous pourrez alors valider votre arborescence. Lorsque votre soumission est terminé, vous pourrez cliquer sur “Fini , on protège le fichier”. Puis fournir votre bordereau protégé à vos soumissionnaires.
Une fois que l’on vous retourne les soumissions, vous pourrez les importer dans Aïdi. Commencer par créer votre soumission (planification>soumission), puis cliquer sur la petite flêche du bas à côté du bouton “ajouter” qui se trouve au dessus de la liste d’item et sélectionné l’option “Importer la soumission à partir du fichier Excel”.
Dans l’explorateur de fichier qui s'ouvrira, sélectionner votre bordereau. Une fois le bordereau importé, Aïdi vous montrera une fenêtre d’avertissement qui comprendra le nombre de lignes importées et leur montant total, ainsi qu’une synthèse des lignes manquantes.
Une fois toutes vos soumissions importées, vous allez pouvoir passer à l’étape de la comparaison. Commencer par générer le fichier “comparaison de soumission” depuis le centre de rapport, comme vous l’avez fait pour le premier fichier. Une fois le fichier ouvert, on vous demandera de sélectionner la composante, puis on vous demandera de choisir celles que vous voulez comparer parmis les soumissions liées à cette composantes là.
Une fois vos soumissions choisies, vous verrez votre arborescence d’item de budget apparaître. La première colonne de montant est celle du dernier budget approuvé, et les suivantes sont celles de vos soumissions que vous avez inclus dans votre comparaison (une soumission par colonne). Vous pouvez aussi vous rendre dans la deuxième feuille “analyse” pour voir certaines statistiques tirés de vos soumissions.

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