Gérer le bordereau de soumission

Notez que les soumissions sont disponibles seulement pour les clients abonnées au plan Avancé ou Entreprise de la plateforme Aidi.

Pour importer votre premier bordereau, vous aurez besoin d’une préparation préalable :  

• Avoir un budget structuré (qui donnera la structure à votre bordereau)
• Exécuter le rapport Bordereau de soumission, puis l’envoyer à votre fournisseur.

Après avoir reçu le bordereau complété par le fournisseur, vous pouvez l’importer dans Aidi.

Créer votre soumission 

Accédez aux soumissions depuis le menu Planification, puis cliquez sur le bouton Ajouter dans le coin supérieur droit.

Remplissez le formulaire de création : 

1. Si votre projet est déjà fixé dans la barre de recherche, il est automatiquement affiché. Sinon, sélectionnez le projet auquel est associée la soumission.
2. Si votre projet comporte plus d’une composante, sélectionnez celle qui s’applique.
3. Indiquez la référence de la soumission.
4. Si le fournisseur fait déjà partie des fournisseurs inscrits dans le carnet d’adresses, dans Aidi, sélectionnez-le dans la liste.
5. Indiquez le statut de la soumission.
6. Saisissez la date de la soumission.
7. Cliquez sur Enregistrer et ouvrir.

8. Pour importer la soumission reçue, cliquez sur la petite flèche à côté du bouton Ajouter qui se trouve au-dessus de la liste des postes budgétaires.
9. Sélectionnez l’option Importer la soumission à partir du fichier Excel. Sélectionnez votre bordereau dans l’explorateur de fichier.

Aidi vous montrera une fenêtre de confirmation qui indique le nombre de lignes importées et leur montant total, ainsi qu’une synthèse des lignes manquantes, c’est-à-dire des postes budgétaires pour lesquels aucun montant n’est inscrit au bordereau.

Comparer les soumissions  

Une fois toutes vos soumissions importées, vous allez pouvoir passer à l’étape de la comparaison. Commencer par générer le fichier Comparaison de soumission depuis le centre de rapport. 

Une fois vos soumissions choisies, vous verrez votre arborescence de postes budgétaire apparaître. La première colonne de montant est celle du dernier budget approuvé, et les suivantes sont celles de vos soumissions que vous avez incluses dans votre comparaison (une soumission par colonne). Vous pouvez aussi vous rendre dans la deuxième feuille “analyse” pour voir certaines statistiques tirées de vos soumissions. Veuillez vous référer à la documentation du rapport pour plus de détails.

Vous pourrez ensuite modifier le statut des soumissions selon qu’elles ont été retenues, ou non, ou qu’elles soient non conformes. N’oubliez pas de cliquer sur le crochet pour confirmer votre sélection.