Aidi vous permet de gérer autant les retenues contractuelles que les retenues internes en prélevant le montant retenu du montant facturé directement sur la demande de paiement ou sur la facture. En général, une facture séparée est produite pour la libération des retenues.
Quelle est la différence entre ces deux types de retenues ? La retenue contractuelle est la retenue prévue à l’article 2111 du Code civil du Québec :
« ... Lors du paiement, il [le client/donneur d’ouvrage] peut retenir sur le prix, jusqu’à ce que les réparations ou les corrections soient faites à l’ouvrage, une somme suffisante pour satisfaire aux réserves faites quant aux vices ou malfaçons apparents qui existaient lors de la réception de l’ouvrage… »
Cette retenue indiquée en pourcentage dans le bon de commande, est souvent fixée à 10 % mais peut être fixée à un autre pourcentage par défaut, le cas échéant. Cette retenue est systématiquement prélevée à même les paiements progressifs pour inciter le fournisseur à terminer l'exécution du contrat à la pleine satisfaction du client.
La retenue interne, quant à elle, est une retenue indépendante, déterminée par le donneur d’ouvrage, pour des situations ou des éléments spécifiques ou exceptionnels. Parfois appelée « retenue spéciale », elle permet de retenir un montant spécifique d’une demande de paiement et/ou facture lorsqu’une situation particulière survient. Cette retenue interne sera ensuite libérée à la résolution de cette situation spécifique.
La principale différence entre ces deux types de retenues concerne la façon dont sont libérées les retenues :
- La libération (paiement) de la retenue contractuelle se fait via une facture soumise par le fournisseur
- Inversement, la retenue interne doit être libérée manuellement par le client car, techniquement, le fournisseur vous a déjà facturé ce montant et ne peut donc pas réémettre une nouvelle facture pour ce même montant
Dans les deux cas, la solution Aidi vous supporte dans le suivi des ces retenues. Les prochaines sections détaillent l’utilisation du logiciel pour le suivi et la libération des ces retenues.
Paiement d’une retenue contractuelle
Les retenues contractuelles
Le pourcentage de retenue contractuelle est généralement inscrit dès la création du bon de commande. Les retenues peuvent toutefois être ajoutées directement dans la demande de paiement ou au moment de créer la facture.
Dans le bon de commande
Vous retrouverez la retenue contractuelle dans la section Information du bon de commande. Dans un bon de commande en préparation, entrez le pourcentage de retenue qui sera appliqué sur la facture.
Il vous sera aussi possible, si votre rôle d’utilisateur vous le permet, de modifier la retenue contractuelle d’un bon de commande approuvé en cliquant sur le bouton Modifier.
Dans la demande de paiement
Si une retenue contractuelle est inscrite dans le bon de commande, elle suivra dans la demande de paiement. Cependant, vous aurez la possibilité de modifier le pourcentage au besoin ou d’ajouter une retenue s’il n’y en avait pas dans le bon de commande.
Lorsque les montants payables sont entrés dans la demande de paiement, le montant de retenue contractuelle s’affiche dans la case à côté du pourcentage.
La section de retenue contractuelle dans la demande de paiement vous permet aussi d’entrer un montant fixe au lieu d’un pourcentage. Vous n’avez qu’à sélectionner le bouton radio devant le champ $ pour pouvoir y inscrire un montant.
✏️Note : La sélection d’un montant de retenue fixe supprime le pourcentage existant, le cas échéant.
Dans la facture
Une section de la facture est totalement dédiée aux retenues. Comme pour la demande de paiement, si une retenue contractuelle est inscrite dans le bon de commande et/ou dans la demande de paiement, elle suivra dans la facture. Vous aurez la possibilité de modifier le pourcentage au besoin ou d’ajouter une retenue s’il n’y en avait pas dans le bon de commande ou dans la demande de paiement.
Noter les informations de la section Synthèse :
- Montant de la facture : Montant total ne tient pas compte de la retenue.
- Montant payable : Montant de la facture moins retenue contractuelle, moins la retenue interne plus paiement d’une retenue contractuelle s’il y a lieu.
- Montant restant à facturer : Montant du bon de commande moins la somme de tous les montants payables des factures associées au bon de commande, excluant les retenues internes. Les retenues contractuelles sont incluses dans ce montant.
Paiement d’une retenue contractuelle
Lorsque vous êtes prêts à faire un paiement de retenue contractuelle, créez une nouvelle facture. Vous n’avez pas à passer par une demande de paiement pour le paiement des retenues contractuelles.
- Dans la facture, accédez à la section Retenues.
- Cliquez sur le champ Paiement de Retenue contractuelle.
- Entrez le montant de retenue à payer.
- Cliquez sur le crochet pour confirmer le montant.
- La section Synthèse n’affiche pas de Montant de la facture puisque cette retenue était incluse dans le montant d’une facture précédente.
- Le Montant restant à facturer est ajusté selon le Montant payable.
Procédez ensuite à l’approbation de la facture comme toute autre facture.
✏️Note : Il est possible d’ajouter un paiement de retenue contractuelle à une facture régulière qu’elle soit faite à la suite d’une demande de paiement ou non, mais qui contient des montants liés à des postes budgétaires.
Les retenues internes
Les retenues internes peuvent être ajoutées seulement au niveau de la demande de paiement et de la facture.
Dans la demande de paiement
De la même façon qu’une retenue contractuelle, la retenue interne peut être créée dans la demande de paiement soit en entrant un pourcentage ou un montant fixe. Vous n’avez qu’à sélectionner le bouton radio devant le champ % ou devant le champ $ pour pouvoir y inscrire un pourcentage ou un montant.
Dans la facture
Comme pour les retenues contractuelles, si une retenue interne est inscrite dans la demande de paiement, elle suivra dans la facture. Vous aurez la possibilité de modifier le pourcentage au besoin ou d’ajouter une retenue s’il n’y en avait pas dans la demande de paiement ou si la demande de paiement n’est pas requise.
Les informations de la section Synthèse ci-dessus (tous les montants sont avant taxes) :
- Montant de la facture : Montant total, ne tient pas compte des retenues.
- Montant payable : Montant de la facture moins retenue contractuelle, moins retenue interne plus paiement d’une retenue contractuelle, s’il y a lieu.
- Montant restant à facturer : Montant du bon de commande moins la somme de tous les montants payables des factures associées au bon de commande, excluant les retenues internes. Les retenues contractuelles sont incluses dans ce montant.
Libérer les retenues internes
La libération des retenues internes se fait depuis la page Libération de retenues dans le menu Fermeture.
Pour créer une libération de retenue, cliquez sur le bouton Ajouter.
- Sélectionnez le projet, si votre projet est fixé dans le menu secondaire, le projet est déjà sélectionné.
- Sélectionner le fournisseur pour lequel les retenues internes ont été faites.
- Entrez un numéro de référence.
- Cliquez sur Enregistrer et ouvrir.
Dans la section Libération par facture, toutes les factures comprenant une retenue interne pour ce fournisseur sont affichées.
✏️Note : La libération des retenues contractuelles n’est pas traitée avec cette fonctionnalité.
Vous y trouverez les informations suivantes :
- Le montant total de la facture : Ce montant n’inclut aucune retenue.
- Le montant total de retenue interne pour cette facture. (Section Description et Libération par facture)
- Il est possible de libérer partiellement la retenue, le montant de retenue restant à libérer est affiché. (Section Description et Libération par facture)
Pour libérer une partie ou la totalité de la retenue, vous pouvez soit :
- Entrez le pourcentage à libérer.
- Entrez un montant fixe.
✏️Note : Si vous saisissez un pourcentage, le montant libéré se calcule automatiquement et vice-versa. La donnée inscrite est sauvegardée automatiquement et une fois sauvegardée vous serez autorisé à modifier seulement la donnée saisie. Par exemple, si vous avez saisi un pourcentage, vous pourrez modifier ce pourcentage mais pas le montant.
- Que vous ayez saisi un pourcentage ou un montant fixe, le montant de la libération courante est affiché dans la section Description.
Vous pouvez obtenir un rapport des factures avec les retenues associées dans le Centre de rapport en sélectionnant le rapport Solde des bons de commande.
Commentaires
0 commentaire
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.