La fonctionnalité Contrats-cadres, disponibles seulement pour les clients abonnés au plan Avancé ou Entreprise de la plateforme Aidi, permet de définir et de gérer des ententes avec les différents fournisseurs, et de suivre les Bons de commande associés au fournisseur pour lequel un contrat-cadre existe.
Le contrat-cadre vous permet de donner un contrat global à un fournisseur. Ce contrat n’est pas spécifique à un projet particulier. Par contrat-cadre, vous pourrez aller spécifier un responsable et un montant initial, puis l’approuver. Par la suite, vous pourrez commencer à effectuer des révisions et lier le contrat-cadre à des bons de commande.
Lors de l’approbation du bon de commande, une première approbation sera nécessaire pour confirmer le lien avec le contrat-cadre, puis la chaîne d’approbation “normale” du bon de commande suivra.
Créer un contrat-cadre
Accédez aux Contrats-cadres depuis le menu Exécution, puis cliquez sur le bouton Ajouter pour créer un nouveau contrat.
- Inscrivez le code du contrat.
- Donnez un titre à ce contrat-cadre.
- Sélectionnez le fournisseur pour lequel ce contrat est créé.
- Enregistrer et ouvrir.
A : Les champs de cette section peuvent être modifiés en tout temps. Vous pouvez également déterminer une date de fin pour ce contrat et définir une personne responsable parmi les contacts du projet. Le contrat-cadre doit être au statut Approuvé afin de pouvoir y associer un bon de commande. L’utilisateur identifié comme Responsable peut approuver l’association d’un bon de commande à ce contrat-cadre.
B : Indique le pourcentage du montant total du contrat qui est déjà utilisé ainsi que le montant restant au contrat. Vous pouvez aussi supprimer le contrat-cadre depuis le menu des 3 points.
C : Suite à la création du contrat, indiquez le montant original du contrat. Le montant du contrat peut être révisé.
Montant utilisé : Montant des bons de commande approuvés dont le mandat est associé au contrat-cadre.
Montant réservé : Montant des bons de commande associés au fournisseur mentionné dans le contrat dont le statut est En préparation, En attente de validation du mandat ou En approbation.
D : Cliquez sur le bouton Ajouter pour associer un document ou un lien URL à ce contrat-cadre.
Ajouter une révision
Si le montant du contrat-cadre s’avère insuffisant ou si vous désirez réduire le montant du contrat-cadre, vous pouvez créer une révision du montant.
- Dans la section Révision, cliquez sur Ajouter.
- Dans le formulaire de création de révision, indiquez la date de cette révision.
- Indiquez le montant de la révision, positif ou négatif.
- Enregistrez.
Impact sur le bon de commande
Lors de la création d’un bon de commande avec un fournisseur possédant un contrat-cadre approuvé et dont le montant disponible est suffisant, vous pourrez associer le bon de commande à ce contrat-cadre. Une fois le bon de commande créé, une demande d’approbation sera créée dans la section mandat du contrat-cadre. Lorsque le mandat sera approuvé, vous pourrez continuer le processus normal de votre bon de commande pour le faire approuver.
Le montant total du bon de commande sera soustrait du contrat cadre une fois approuvé.
- Dans la modale de création du bon de commande, dès que vous sélectionnez un fournisseur pour lequel un contrat-cadre existe, vous aurez la possibilité de lier le bon de commande au contrat en sélectionnant ce contrat-cadre.
- Poursuivez la création du bon de commande en suivant les prochaines étapes.
- Complétez les informations du bon de commande et inscrivez les montants associés aux postes budgétaires applicables.
- Remarquez le statut du bon de commande qui indique En attente de validation du mandat, lorsqu’il est associé à un contrat-cadre.
- Cliquez sur le bouton Valider le mandat. La personne Responsable du contrat-cadre recevra un courriel intitulé Demande de confirmation de mandat. Un bouton dans le courriel lui permet d’accéder directement au contrat-cadre.
Approbation d’un mandat
Dans la page du contrat-cadre, la personne responsable a la possibilité d’approuver ou de refuser le mandat.
- Accédez à la section Mandats.
- Notez le montant du bon de commande qui est aussi inscrit dans la section du montant réservé.
- Notez aussi le montant disponible qui a été réduit du montant de bon de commande.
- Cliquez sur le numéro du bon de commande pour y accéder.
- Approuvez ou refusez le mandat.
✏️Note 1 : Si vous refusez le mandat, la ligne qui était affichée dans la section Mandats disparaît ainsi que le montant réservé. Le statut du bon de commande devient En préparation, vous pouvez alors poursuivre avec le bon de commande sans qu’il soit associé au contrat cadre.
✏️Note 2 : Lors de l’approbation, le statut du bon de commande passe à En préparation et un crochet indique que le mandat est approuvé. À ce stade-ci, le montant du bon de commande demeure un montant réservé.
Suite à l’approbation du mandat, le bon de commande pourra être envoyé en approbation suivant la chaîne d’approbation prédéfinie.
Une fois le bon de commande approuvé, vous pourrez voir dans le contrat-cadre le montant du bon de commande qui a été déplacé du montant réservé vers le montant utilisé. Le statut du bon de commande est aussi mis à jour.
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