Dépenses d’opération

Aidi vous permet d’imputer des coûts divers à votre projet sans avoir à créer un bon de commande. Cette fonctionnalité peut être utile pour les différents frais, tels que des frais généraux, de financement, de transport ainsi que toutes autres dépenses ne nécessitant pas de bon de commande.

Chacune des dépenses d’opération inscrites est associée à un poste budgétaire et est présentée dans une colonne spécifique dans le Sommaire des coûts.

Dans cet article : 

Créer une dépense d’opération

Consulter une dépense d’opération

Supprimer une dépense d’opération

Les dépenses d’opération dans le sommaire des coûts

Créer une dépense d’opération

1. Accédez aux Dépenses d’opération à partir du menu Exécution. 
2. Cliquez sur le bouton Ajouter.

Remplir ensuite le formulaire de création : 

Projet 

3. Le projet est déjà indiqué si votre projet est fixé dans le menu latéral, sinon, sélectionnez le projet auquel vous souhaitez imputer la dépense.
4. Sélectionner la composante à laquelle est associée cette dépense.
5. Indiquez le type de dépense.
6. Inscrivez un titre.
7. Au besoin, ajoutez une description de la dépense.
8. Cliquez sur la flèche à droite pour poursuivre avec l’étape suivante.

Coûts

9. Sélectionnez la date de la dépense en cliquant sur le calendrier.
10. Ce champ est facultatif. La liste déroulante présente les compagnies inscrites en tant que fournisseurs dans Aidi.
11. Sélectionnez le poste budgétaire auquel cette dépense doit être imputée.
12. Sélectionnez le statut de la dépense : 
    • Actif : La dépense sera considérée dans le sommaire des coûts. Le montant sera considéré comme un engagement et donc soustrait du financement disponible pour la composante sélectionnée.
    • Inactif : Le sommaire des coûts ne tient pas compte des dépenses au statut inactif. Aucun impact sur le financement disponible.
13. Inscrivez le montant de la dépense. Le calcul des montants avec taxes se fait automatiquement selon les groupes de taxes configurés dans votre environnement Aidi.
14. Cliquez sur la flèche à droite pour poursuivre avec l’étape suivante.

Fichiers

Cet onglet vous permet de téléverser le reçu ou tout autre document pertinent.

15. Cliquez sur Téléverser.
16. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le document ou glisser le document pour le déposer directement dans la fenêtre.
17. Après que le document soit ajouté, cliquez sur Enregistrer.
18. Cliquez sur la flèche à droite pour poursuivre avec l’étape suivante.

Informations complémentaires

19. Si des champs complémentaires sont configurés dans votre environnement, entrez les informations requises. Il peut s’agir d’une boîte à cocher comme dans l’exemple ci-dessous, mais ça peut aussi être une liste déroulante avec choix unique ou multiple, une date ou un champ texte.
20. Cliquez sur Enregistrer.

Consulter une dépense d’opération

Depuis la page Dépenses d’opération, double-cliquez sur la dépense à consulter ou cliquez sur le bouton détail à droite (œil).

Supprimer une dépense d’opération

En tout temps, si votre profil d’accès le permet, vous pouvez supprimer une dépense d’opération en cliquant sur la corbeille rouge à droite de cette dépense.

Les dépenses d’opération dans le Sommaire des coûts

Dans le Sommaire des coûts, les dépenses d’opération sont incluses dans les montants engagés par composante. 

Dans le sommaire des coûts détaillé de la composante, une colonne spécifique aux dépenses d’opération est affichée dans les coûts réels.