Suivi des comptes comptables

Ce rapport peut être utilisé avec vos équipes financières internes pour calculer tous les coûts du projet, ventilés par comptes de financement. Il est très similaire au Sommaire des coûts dans Aidi (mêmes colonnes), mais il affiche les montants par comptes de financement au lieu de les afficher par postes budgétaires.

Afin d’utiliser le rapport Suivi des comptes comptables, le ou les financements du projet doivent être décomposés en comptes comptables et les comptes comptables doivent être associés à des postes budgétaires.

Ce rapport vous montre un tableau similaire au sommaire des coûts avec les montants partagés entre les différents comptes comptables.

✏️Note : Ce rapport peut être exécuté sur plus d’un projet en même temps. 

Comment lire ce rapport

Onglet Suivi des comptes comptables

Les renseignements inscrits dans cet onglet sont répartis par composantes de projet.

Les premières colonnes vous indiquent les informations des projets : 

• Référence
• Nom du projet
• Composantes

Les 3 colonnes suivantes détaillent les comptes comptables :

• Code
• Description
• Montant associé à ce compte, tel que déterminé dans la section Décomposition du financement

Les prochaines colonnes reprennent certaines informations des sections Engagés et Coûts réels du Sommaire des coûts, tout en calculant les pourcentages d’utilisation des comptes comptables et les montants disponibles.

1. Montants du dernier budget approuvé, réparti par comptes comptables selon leur association aux postes budgétaires. La dernière ligne de cette colonne affiche le montant du budget non associé à un compte comptable.
2. Pourcentage d’utilisation du compte comptable dans le budget. Montant du budget approuvé réparti par compte comptable divisé par le montant total du compte comptable.
3. Total des montants engagés par compte comptable, c’est-à-dire le montant des bons de commande et des modifications contractuelles approuvés qui sont associés aux postes budgétaires pour lesquels un compte comptable a été attribué. 
4. Total des coûts réels pour chacun des comptes comptables, c’est-à-dire les montants des factures et des dépenses d’opération qui sont associés aux postes budgétaires pour lesquels un compte comptable a été attribué. 
5. Montant restant dans le compte après que les coûts réels aient été appliqués. 
6. Pourcentage d’utilisation du compte comptable par rapport aux montants réels. Total des coûts réels divisé par le montant total du compte comptable.
7. La première ligne dans la section en gris foncé à la fin des éléments d’un projet ou d’une composante affiche les sommes et pourcentages globaux pour la composante.
8. La dernière ligne dans la section en gris foncé, affiche les montants qui ne sont associés à aucun compte comptable s’il y a lieu, pour la composante de projet.

Filtrer les résultats

Certaines colonnes comportent un filtre vous permettant de trier l’affichage par projet, composante et compte comptable.  

✏️Note 1 : Lorsqu’un filtre est appliqué, les lignes de totaux calculent la somme des données affichées seulement, elles tiennent compte du filtre.

✏️Note 2 : Pour afficher les montants non associés à un compte comptable, le filtre se trouve dans la colonne du nom des composantes.

Détails des engagés, des coûts réels et autres informations

Pour voir les détails des montants engagés, des coûts réels et des autres informations faisant aussi partie de sommaire des coûts, cliquez sur les boutons + en haut de la page.

Détails des engagés

Deux nouvelles colonnes s’affichent pour vous montrer les montants de chacun des comptes comptables associés à des bons de commande et à des modifications contractuelles au statut approuvé.

Détails des coûts réels

Deux autres colonnes s’affichent encore pour vous montrer la répartition entre les dépenses d’opération et les montants facturés par comptes comptables.

Autres informations

En cliquant sur le + au dessus de la colonne Autres, vous verrez s’afficher les montants à venir (Bons de commande en attente, budget réservé, modifications contractuelles en attente) répartis par comptes comptables. Le total des coûts à venir ainsi que le pourcentage d’utilisation est aussi indiqué.

Comme dans le sommaire des coûts, la tendance et l’écart au budget sont calculés par comptes comptables et vous y trouverez en plus l’écart par rapport au compte comptable. (Montant total du compte - tendance).

Si vous avez entré des coûts prévus dans le sommaire des coûts, ils seront aussi affichés.

Onglet Répartition du financement

Les renseignements inscrits dans cet onglet sont répartis par financement.

Comme pour le premier onglet, les premières colonnes vous indiquent les informations des projets : 

• Référence
• Nom du projet
• Composantes

Les colonnes suivantes affichent la répartition de chacun des financements entre les différents comptes comptables, tels qu’inscrits dans la section Décomposition des financements.

Vous pouvez appliquer des filtres par projet, composante, financement, montant total révisé et compte comptable.