Le carnet d'adresse regroupe tous les fournisseurs de l’organisation utilisatrice d’Aidi incluant l’organisation elle-même. Les employés des compagnies/fournisseurs sont inscrits en tant que contacts au sein de chacun de ces fournisseurs.
Comme mentionné dans la section Qui sont les Utilisateurs? de l’article Les ressources et privilèges de l’utilisateur, un utilisateur est une personne qui se connecte à Aidi alors qu’un contact pourrait ne pas être un utilisateur d’Aidi s’il ne s’est jamais connecté.
Modifier les informations du contact
Ajouter un fournisseur
- Depuis le menu Démarrage, sélectionnez Carnet d’adresse.
- Cliquez sur le bouton Ajouter dans le coin supérieur droit.
- Entrez le code de la compagnie.
- Entrez le nom de la compagnie.
- Les coordonnées (adresse, téléphone et courriel) ne sont pas obligatoires.
-
Sélectionner le type de fournisseur : Fournisseur, Consortium ou Client
- Fournisseur : Représente une entreprise qui est un fournisseur de l’organisation utilisant Aidi
- Consortium : Représente l’entreprise à la tête d’un consortium auquel on peut lier d’autres fournisseurs et qui est un fournisseur de l'organisation utilisant Aidi
- Client : Représente une entreprise qui est cliente de l’organisation utilisant Aidi.
- Cliquez sur le bouton ENREGISTRER ET OUVRIR (ou ses alternatives) pour sauvegarder.
Si vous sélectionnez ENREGISTRER ET OUVRIR, la page du fournisseur s’ouvrira automatiquement et vous pourrez y voir les détails et effectuer des modifications.
A : Les informations renseignées lors de la création du fournisseur peuvent être modifiées au besoin. Un numéro de licence et des notes peuvent être ajoutés.
B : Les coordonnées peuvent être renseignées ou modifiées en tout temps.
C : Par défaut le statut indique « Actif ». Il est possible de le modifier pour « Inactif » ou de le supprimer en cliquant sur le menu des 3 points dans le coin supérieur droit. Certaines règles de suppression sont validées.
D : Les types de taxes et leurs codes associés à ce fournisseur peuvent être renseignés dans cette section.
E : Des informations complémentaires peuvent être configurées selon vos besoins. Les éléments affichés ici sont à titre d’exemples.
F : Vous pouvez joindre des documents ou un lien URL en lien avec ce fournisseur.
Contact du fournisseur
On retrouve aussi dans le carnet d’adresse les contacts par fournisseurs. Chacun des fournisseurs regroupe tous ses employés utilisateurs d’Aidi qui y sont inscrits en tant que contacts. Des employés n’utilisant pas Aidi peuvent aussi être inscrits en tant que contact du fournisseur. Un contact peut ne pas être un utilisateur d’Aidi si on ne lui a jamais assigné un compte utilisateur avec le même courriel.
Chaque contact a des attributs dont ses coordonnées (adresse courriel qui permet d’accéder à Aidi) et son titre qui représente son titre d’emploi dans l’organisation.
Comme l’organisation doit être inscrite dans la liste des compagnies, ses utilisateurs doivent y être inscrits en tant que contacts.
Créer un contact
Pour créer un contact de fournisseur :
- Cliquez sur Créer Contact.
- Entrez l’adresse courriel du contact, si cette adresse courriel est celle d’un utilisateur existant, cet utilisateur sera lié à cette compagnie. Un utilisateur peut être associé à plus d’une compagnie en le créant comme contact avec la même adresse courriel dans différents fournisseurs.
✏️Note : Si aucun utilisateur n’existe avec la même adresse courriel le contact n’aura pas accès à Aidi.
- Entrez le prénom et le nom.
- La fonction représente le titre d’emploi du contact chez son employeur. Une liste déroulante présente les fonctions déjà existantes dans votre environnement Aidi. Il est toujours possible de créer de nouvelles fonctions selon vos besoins. (Facultatif)
- Les champs pour les numéros de téléphone ne sont pas obligatoires.
- Vous pouvez décider si le contact doit être inclus ou non sur tous les nouveaux projets qui seront créés. Nous nous référons ici à la notion de contact du projet. Consultez l’article à ce sujet.
Les choix possibles sont les suivants :
- Jamais : Cette personne contact pourra être ajoutée manuellement sur un projet où sa collaboration est requise.
- Tous les nouveaux projets : La personne sera toujours désignée comme contact sur un projet. Il est possible de la retirer de la liste manuellement.
- Projets dont l’unité administrative principale est la même que l’unité administrative principale de ce contact : La personne sera toujours désignée comme contact sur un projet de son UA. Il est possible de la retirer de la liste manuellement.
- Projets dont l’unité administrative principale ou secondaire est la même que l’unité administrative principale ou secondaire de ce contact : La personne sera toujours désignée comme contact sur un projet de son UA ainsi que sur les projets de son UA secondaire. Il est possible de la retirer de la liste manuellement.
- Sélectionnez l’unité administrative principale de ce contact. Ce champ est important pour le concept de visibilité naturelle.
- Cliquez Enregistrer.
✏️Note 1 : La même procédure s’applique pour les employés de l’organisation utilisant Aidi.
✏️Note 2 : Les unités administartives sont seulement disponibles pour les clients abonnés au plan Avancé ou Entreprise de la plateforme Aidi.
Modifier les informations du contact
Vous pouvez modifier les informations du contact en double-cliquant sur la ligne ou en sélectionnant Modifier du menu des 3 points. Il est aussi possible de supprimer un contact à partir de ce menu.
La fonction Ajouter une sous-ligne dans ce même menu (3 points), vous permet d’organiser les contacts en arborescence afin de faire des regroupements comme des équipes ou divisions.
Une modale de création de contact s’ouvrira. Suivez les instructions décrites dans la section Créer un contact ci-dessus. Vous pourrez voir que le champ Ce contact fait partie du groupe sera maintenant rempli avec le nom du contact à partir duquel vous avez ajouté une sous-ligne.
Dans la liste des contacts, une flèche permet d’ouvrir et fermer l’arborescence.
Page détaillée du contact
A - Information du contact : Informations entrées à la création du contact. Elles peuvent être modifiées. Vous pouvez aussi y définir une ou plusieurs Unités administratives secondaires. Le champ Parent vous permet de définir une hiérarchie entre les contacts. Ce champ est déjà complété si vous avez créé le contact depuis le bouton Ajouter une sous-ligne.
B - Statut : Par défaut le statut indique « Actif ». Il est possible de le modifier pour « Inactif » ou de le supprimer en cliquant sur le menu des 3 points dans le coin supérieur droit.
C - Compétences : Permet d’ajouter des compétences (comme une certification particulière) sous forme d’étiquettes.
D - Informations complémentaires : Des informations complémentaires peuvent être configurées selon vos besoins. Les éléments affichés ici sont à titre d’exemples.
E - Documents : Vous pouvez joindre des documents ou un lien URL en lien avec ce contact.
F - Calendrier : Ce calendrier pourra être appliqué dans l'échéancier. Consulter l’article Calendrier du contact pour plus de détails.
Commentaires
0 commentaire
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.