Aidi vous permet de gérer les accès des utilisateurs de façon très granulaire. En effet, au-delà du profil d’accès attribué à un utilisateur à la création de son compte, plusieurs autres éléments peuvent venir restreindre ou élargir les permissions dans Aidi.
Accès restreint par fournisseur
Accès et permission pour l’échéancier
Profil d’accès
La personnalisation des profils d’accès est seulement offerte pour les clients abonnés au plan Entreprise de la plateforme Aidi. Des profils d’accès prédéfinis sont configurés pour les plans Essentiel et Avancé.
L’attribution d’un profil d’accès à une personne utilisatrice d’Aidi se fait au moment de la création d’un utilisateur. Le profil d’accès vient définir les écrans ou fonctionnalités que la personne utilisatrice pourra utiliser dans Aidi ainsi que les permissions qu’elle aura pour chacune de ces fonctionnalités, soit lecture seule, création/modification ou suppression. Dans certains cas, des permissions d’approbation sont aussi disponibles. Ce profil d’accès est actif pour l'ensemble des projets auxquels cette personne a accès.
✏️Note : Une personne ayant un profil Administrateur peut modifier les droits d’accès d’un autre utilisateur en fonction des exigences.
Visibilité naturelle
La visibilité naturelle s’applique seulement lors de l’utilisation des unités administratives et cette fonctionnalité est seulement accessible pour les clients abonnés au plan Avancé ou Entreprise de la plateforme Aidi.
Après que le profil d’accès soit assigné à la personne utilisatrice d’Aidi, si les unités administratives sont utilisées, elles détermineront quels projets seront visibles en lecture seule pour cette personne dans Aidi.
Les utilisateurs peuvent voir les projets associés à la même unité administrative qu’eux ainsi qu’à ses sous-unités administratives.
Notez que le terme «voir» ici est très important puisque le fait d’accéder à un projet qui est dans la même unité administrative ne permet pas nécessairement de modifier ce projet ou d’y ajouter des éléments, sauf si l’utilisateur est désigné comme contact pour ledit projet. (voir section suivante)
Contact de projet
Afin d’interagir dans un projet, les utilisateurs doivent être désignés comme contact sur le projet.
Une personne contact sur un projet pourra effectuer, sur ce projet, toutes les tâches autorisées par son profil d’accès.
Accès pour approbation
Dans Aidi vous avez la possibilité de configurer des chaînes d’approbation à différents niveaux et pour plusieurs éléments. Vous pouvez désigner des personnes ou des rôles comme approbateurs.
Toutes les chaînes d’approbation ont un dénominateur commun, les personnes chargées de l’approbation doivent :
- Être ajoutées comme contact sur le projet
- Avoir la permission permettant d’approuver l’entité concernée (ex. Budget, bon de commande, demande de paiement, etc.).
Par conséquent, lors de la configuration des chaînes d’approbation, seuls les contacts qui respectent ces deux critères seront présentés dans le menu déroulant comme approbateurs disponibles. Pour ne pas alourdir cette liste, les administrateurs ne sont pas présentés dans ce menu déroulant et doivent être ajoutés comme contacts sur le projet pour pouvoir les sélectionner comme approbateur.
Accès restreint par fournisseur
Aidi est un outil collaboratif et afin d’optimiser cette collaboration, vous pouvez inviter des collaborateurs externes, par exemple des entrepreneurs ou des professionnels. Naturellement, vous ne voulez pas que ces collaborateurs externes aient accès à toutes les informations du projet ni à celles des autres fournisseurs.
Lors de la création du compte d’utilisateur, une case vous permet de restreindre les droits de cet utilisateur aux données de sa compagnie.
Vous pouvez modifier ce choix en tout temps par la suite en double-cliquant sur la ligne de l’usager dans la liste des utilisateurs.
Quel est l’impact de restreindre l’utilisateur aux données de sa compagnie ?
Lorsque l’utilisateur est restreint aux données de sa compagnie, les items listés dans chaque page sont filtrés pour présenter uniquement ce qui est associé au fournisseur de ce contact. Ce triage par fournisseur s’applique uniquement aux pages / entités suivantes :
- Soumissions
- Bons de commande
- Modifications contractuelles
- Demandes de paiement
- Factures
- Dépenses d’opération
- Contrats-cadres
- Dénonciations
- Libérations de retenue
Par exemple, un utilisateur restreint aux données de sa compagnie dont le profil d’accès lui donne un accès en lecture à l’écran des factures pourra seulement consulter les factures liées à son entreprise, même s’il existe des factures d’autres fournisseurs sur ce même projet.
Approbation pour un utilisateur restreint aux données de sa compagnie
Un utilisateur externe dont les accès sont restreints aux données de son entreprise pourrait être désigné comme approbateur.
Accès restreint à plus d’un fournisseur
Il est parfois aussi nécessaire qu’une personne utilisatrice externe puisse accéder aux données d’une autre compagnie ou fournisseur dans le cadre d’un projet, par exemple dans le cas d’une ressource externe qui doit valider le travail d’un entrepreneur. Il est alors possible d’ajouter un accès aux données d’un fournisseur précis pour ce projet uniquement:
- Accédez à la section Contact de la page de détails du projet.
- Puisque l’utilisateur est limité aux données de sa compagnie, on peut voir l’icône de cadenas.
- Cliquez sur le menu des 3 points.
- Sélectionnez Ajouter accès aux données d’autres fournisseurs.
- Sélectionner le ou les fournisseurs auxquels ce contact pourra accéder aux données pour ce projet spécifiquement.
- Cliquez sur Enregistrer.
✏️Note 1 : L’ajout d’accès à un autre fournisseur se fait par projet et doit donc être configuré tel que décrit ci-dessus dans chacun des projets où c’est nécessaire.
✏️Note 2 : Seulement le contact identifié comme chargé de projet ou un administrateur peut ajouter un accès aux données d’autres fournisseurs.
Accès et permission pour l’échéancier
L’accès à l’échéancier est défini dans les permissions liées au profil d’accès. Cependant, la personne désignée comme Chargée de projet dans la section Contact du projet peut aussi accorder des permissions spéciales dans l’échéancier pour les autres contacts du projet. Veuillez consulter l’article Permissions de l’échéancier pour plus de détails.
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