Créer un compte d’utilisateur et définir ou modifier le profil d’accès

Un utilisateur est toute personne à qui vous donnez accès à votre environnement Aidi : un collègue, un partenaire, un fournisseur, etc.

Le profil d’accès de l’utilisateur dans Aidi est une notion fort simple à apprivoiser quand on fait un parallèle avec la vie professionnelle. 

Exemple : Alain dirige un projet de construction. Il attribue à sa collaboratrice Béa la fonction de chargée de projet et à Chris celle de surveillant de chantier. En tant qu’administrateur de compte, Alain peut créer des comptes d’utilisateurs dans Aidi pour ses deux collègues, puis assigner le profil d’accès de «Chargé de projet» à l’une et «Surveillant de chantier» à l’autre.

Créer un compte d’utilisateur

Seuls les utilisateurs ayant un profil d’accès Administrateur peuvent créer de nouveaux utilisateurs.

Accédez au menu Admin → Utilisateurs : 

1. Cliquez sur le bouton Ajouter dans le coin supérieur droit. 
2. Cela ouvre un formulaire à remplir. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque.
3. Le nom d’usager est celui que l’utilisateur devra inscrire pour se connecter. Vous pouvez utiliser un nom d’usager interne comme celui utilisé pour vos autres systèmes informatiques ou l’adresse courriel.
4. Une fois que le nom d’usager et l’adresse courriel renseignés, un nouveau champ Fournisseur apparaît. Il permet d’associer l’utilisateur à un fournisseur; s’il s’agit d’un utilisateur qui fait partie de votre organisation, sélectionnez votre organisation.

✏️Note : Si cette personne est déjà inscrite en tant que contact du fournisseur, son adresse courriel est reconnue et l’utilisateur sera automatiquement associé au bon fournisseur.

5. Pour que cet utilisateur soit désigné contact sur tous les projets, cocher la case à cet effet.
6. Inscrivez un mot de passe temporaire, l’utilisateur devra le modifier à sa première connexion.
7. Si l’utilisateur est externe à votre organisation, vous pouvez faire en sorte qu’il ne voit que les informations liées à sa compagnie, selon les permissions qui lui sont attribuées (bon de commande, demande de paiement, facture). Ceci est très utile si vous donnez accès à vos fournisseurs.
8. Une fois le formulaire rempli, cliquez sur le bouton Enregistrer et Ouvrir (ou ses alternatives) pour sauvegarder le profil ainsi créé.

Définir ou modifier le profil d’accès d’un utilisateur

Comme pour la création d’un nouvel utilisateur, il faut avoir un profil d’accès Administrateur pour assigner un profil d’accès (aussi appelé rôle) à un utilisateur.

Toujours dans le menu Admin → Utilisateurs, retrouvez l’utilisateur pour lequel vous souhaitez définir ou modifier le profil d’accès.

1. En passant le curseur de votre souris sur la ligne de l’utilisateur auquel vous voulez assigner un profil d’accès, vous voyez apparaître des icônes à droite. Cliquez sur l’étiquette bleue (profil d’accès).

Une fenêtre s’ouvre alors.

2. Dans cette fenêtre, vous retrouvez tous les profils d’accès existants dans votre environnement. Cochez la case à gauche du profil que vous désirez attribuer à cet utilisateur. 

✏️Note : Il est possible de combiner différents profils, par exemple Surveillant de chantier et Saisie du temps, afin que le surveillant de chantier puisse saisir du temps, accès qui n’est pas inclus dans le profil surveillant de chantier.

3. Cliquez sur Enregistrer.