Dans cet article :
Vue liste du sommaire des coûts
Détail du sommaire des coûts par composante
Le sommaire des coûts nous offre une vue consolidée d’un grand nombre d’informations financières que nous retrouvons dans d’autres écrans d’Aidi, comme par exemple le budget, la facture, les bons de commande. La page Sommaire des coûts se met à jour automatiquement avec la saisie des éléments budgétaires et financiers dans les autres écrans Aidi.
Cet article vous aidera à comprendre les différents éléments présentés dans le sommaire des coûts et comment ils sont calculés.
Vous pouvez accéder au Sommaire des coûts depuis le menu Surveillance. |
La vue liste de l’onglet du Sommaire des coûts présente une vue globale des éléments financiers d’un projet par composantes. En sélectionnant une composante, une vue plus détaillée est disponible pour la composante sélectionnée.
Vue liste du Sommaire des coûts
Notez que si votre projet comporte une seule composante ou si aucune composante n’a été définie, une seule ligne par projet sera affichée dans cette page.
A | Projet : Code du projet suivi de son titre. |
B | Composante : Toutes les composantes du projet. (une ligne par composante) |
C | Financement : Montant total des sources de financement, incluant les révisions, utilisées dans un budget approuvé, par composantes. Le montant total de financement utilisé pour le projet apparaît dans l’en-tête de la colonne. Si un financement n’est pas associé à un budget approuvé, il n'apparaît pas dans le sommaire des coûts. |
D | Budget : Montant du budget approuvé par composantes. Le montant total de budget approuvé pour le projet apparaît dans l’en-tête de la colonne. |
E | Engagés : Montant des bons de commande et des modifications aux bons de commande facturables approuvés, ainsi que des dépenses d'opérations, par composantes. Le montant total de frais engagés approuvés pour le projet apparaît dans l’en-tête de la colonne. |
F | À venir : Montant du budget approuvé pour lequel aucune dépense n’a été engagée, additionné des sommes liées aux bons de commande et modification aux bons de commande en préparation ainsi que des risques pour lesquels le champ intégration au sommaire des coûts indique À venir. |
G (E+F) |
Tendance : Somme du montant engagé (E) et du montant à venir (F) par composante. Le montant total de la tendance pour le projet apparaît dans l’en-tête de la colonne. |
H (D-G) |
Écart au budget : Différence entre le budget (D) et la tendance (G). Si le montant est négatif, il est affiché en rouge. |
I (C-G) |
Écart au financement : Différence entre le financement (C) et la tendance (G). Si le montant est négatif, il est affiché en rouge. |
Détails du Sommaire des coûts par composantes
En double-cliquant sur la ligne concernant la composante désirée, une nouvelle page s’ouvre dans un nouvel onglet.
- Le nom de la composante sélectionnée est indiqué dans le titre de la page, sous le code et le nom du projet.
- Tous les postes budgétaires du dernier budget approuvé y sont affichés. Cliquez sur les flèches devant les postes budgétaires pour ouvrir toutes les lignes incluses dans votre budget et ainsi voir les chiffres détaillés.
- Pour chaque colonne, le montant total incluant tous les postes budgétaires de la composante est indiqué sous le titre.
- Survolez les titres des colonnes avec la souris pour avoir une description de la colonne.
- Cliquez sur les chiffres en bleu pour voir les détails de ces coûts.
A | Budget : Montants de la dernière version du budget approuvé par postes budgétaires. Le montant total de budget approuvé pour la composante apparaît dans l’en-tête de la colonne. |
B (C+D) |
Dépenses engagées : Somme des bons de commande (C) et des modifications contractuelles (D) tels que décrits ci-dessous. |
C | B.c. : Montants des bons de commande ayant un statut Approuvé. |
D | Modif. Bc : Montant des modifications contractuelles facturables ayant un statut Approuvé. Les modifications contractuelles qui sont l’étape 1 des modifications en 2 étapes, par exemple les DDC, ne sont pas considérées dans ce montant. |
E (F+G) |
Coûts réels : Somme des dépenses d’opération (F) et des montants facturés (G) tels que décrits ci-dessous. |
F | Dépenses d’opérations : Montant total des dépenses d’opérations avec le statut Actif. |
G | Facturés : Montant total des factures approuvées. |
H (I+J+K+L) |
Dépenses à venir : Montants liés aux bons de commande en attente (I) et modifications contractuelles déjà renseignées, mais non approuvées (K) ainsi qu’au budget réservé (J)et aux risques(L) tels que décrits ci-dessous. |
I | B.c. en attente : Montants des bons de commande ayant un statut En préparation ou En approbation. |
J |
Budget réservé : Montant du budget approuvé pour lequel aucune dépense n’a été engagée. Dès qu’un montant engagé ou à venir est lié à ce poste budgétaire, que ce soit dans un bon de commande (C ou I), une modification contractuelle (D ou K) ou une dépense d’opération (F), le montant passe à 0, même si le montant engagé est inférieur au montant budgété. ✏️Note : Un bon de commande créé pour une ligne parent lorsque des lignes enfants existent pour un poste budgétaire entraîne un ajout au calcul de la tendance sur la ligne parent. Le montant ajouté directement à la ligne parent est considéré comme un ajout à ce qui avait été budgété. |
K | Modif. Bc : Montant des modifications contractuelles ayant un statut En préparation ou En approbation. Ce montant inclut aussi les modifications contractuelles approuvées qui sont l’étape 1 des modifications en 2 étapes, si elles ne sont pas encore associées à l’étape 2 (ODC). |
L |
Risques : Impact monétaire probable des risques. Inclus les risques au statut En évaluation, Suivi et Avéré pour lesquels le champ intégration au sommaire des coûts indique À venir. *Disponible seulement pour les clients abonnés au plan Avancé ou Entreprise de la plateforme Aidi. |
M (B+F+H) |
Tendance : Montant total des dépenses Engagées (B) auquel est ajouté le montant des Dépenses d’opérations (F) ainsi que le total des dépenses À venir. (H) |
N (B-M) |
Écart : Montant du budget (B) auquel on retire la Tendance. (M) |
O | Coûts prévus : Permet à l'utilisateur de définir manuellement le coût prévisionnel du projet contournant ainsi la tendance calculée automatiquement par Aidi. (Voir la section Mise à jour des coûts prévus ci-dessous) |
P (B-O) |
Écart : Montant du budget (B) auquel on retire les coûts prévus (O). |
Mise à jour des coûts prévus
Notez que la fonctionnalité des coûts prévus est disponible seulement pour les clients abonnés au plan Avancé ou Entreprise de la plateforme Aidi.
La colonne coûts prévus permet à l'utilisateur de définir manuellement le coût prévisionnel du projet contournant ainsi les coûts projetés calculés automatiquement par Aidi.
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- Les champs de la colonne deviennent alors éditables et vous pouvez y inscrire le montant des coûts prévus qui pourront être utilisés alternativement aux montants calculés dans la tendance.
- Pour sortir de la mode éditable sans faire de changement, cliquez sur Annuler.
- Cliquez sur les 3 lignes pour ajouter une note liée au coût prévu ajouté.
- Cliquez Enregistrer pour sauvegarder la note.
- Lorsque vous avez complété l’entrée des coûts prévus, cliquez sur Enregistrer.
- Lorsqu’une note est ajoutée, les lignes deviennent bleues.
- Lors de l’enregistrement, donnez un titre à cette version de coûts prévus.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Ceci permet de conserver l’historique de gérer les différentes versions par la suite en cliquant sur l'icône
.
- Cliquez sur l'œil pour afficher la version désirée dans le sommaire des coûts. L'œil bleu signifie que cette version est affichée dans le sommaire des coûts. Pour retirer la version de l’affichage dans le tableau, cliquez à nouveau sur l’œil, il redeviendra noir.
- Cliquez sur le X pour supprimer définitivement la version.
- La version sélectionnée s’affiche dans une nouvelle colonne dans le tableau du sommaire des coûts.
- La dernière version créée est toujours visible dans la colonne initiale du sommaire des coûts.
- L’écart représente la différence entre le montant budgété (A) et la dernière version créée (étape #14).
✏️Note : En tout temps, vous pouvez créer une nouvelle version en cliquant sur Mettre à jour et cacher ou afficher une version antérieure en cliquant sur le .
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