Utilisation des comptes comptables

Aidi vous permet de décomposer vos financements en comptes comptables afin d’associer des postes budgétaires à des comptes spécifiques et ainsi faciliter le  suivi financier de vos projets. En documentant la correspondance entre vos postes budgétaires (lignes du budget) et vos comptes comptables provenant du grand livre, vous serez en mesure de mieux suivre les dépenses d’un projet par comptes comptables à l’aide, en autres, du rapport de suivi des comptes comptables.

Notez que cette fonctionnalité est disponible pour les clients abonnés aux plans Avancé et Entreprise de la plateforme Aidi. 

Création des comptes comptables

Décomposition de financement

Association d’un compte comptable à un poste budgétaire

Répartition des comptes comptables

Création des comptes comptables

Les comptes comptables peuvent être créés de deux façons différentes :

• Depuis le menu Admin, pour les administrateurs;
• Depuis la page de financement, si votre profil d’accès vous le permet.

Dans le menu Admin, sélectionnez Comptes comptables. Cette option est à préconiser pour les comptes comptables qui sont utilisés sur plus d’un projet. 

1. Vous pouvez créer un nouveau compte en cliquant sur le bouton Ajouter un compte dans le coin supérieur droit.
2. Saisissez le code ou numéro du compte.
3. Inscrivez la description de ce compte.
4. Cliquez sur Enregistrer et fermer (ou sur Enregistrer et nouveau en cliquant sur la flèche à droite)

Décomposition de financement

Pour décomposer un financement en comptes comptables, accédez au financement de projet qui doit être décomposé depuis la page Financements. N’hésitez pas à consulter la section Création d’une source de financement du Guide de démarrage Aidi si vous avez besoin d’aide pour la création du financement.

Dans le financement sélectionné, accédez à la section Décomposition et cliquez sur Ajouter ligne.

1. Sélectionnez un compte parmi les comptes déjà créés depuis le menu Admin.
2. Indiquez le montant ou le pourcentage de ce financement qui doit être attribué à ce compte.
3. Au besoin, vous pouvez joindre un document associé à ce compte.
4. Pour dissocier le compte de ce financement, cliquez sur la corbeille. (Le compte sera toujours disponible pour sélection dans ce financement ou tout autre financement.)
5. Vous pouvez modifier le code et la description du financement en cliquant sur le crayon. 

⚠️Attention : Cette modification sera aussi effectuée dans la page de configuration des comptes comptables et sera donc modifiée partout où ce compte est utilisé.

Vous pouvez associer autant de comptes que nécessaire pour chacun des financements.

Au besoin, vous pouvez créer un nouveau compte directement depuis la page de financement : 

1. Cliquez sur Créer un nouveau compte.
2. Indiquez le code de ce nouveau financement.
3. Ajoutez une description.
4. Enregistrez.

Ce nouveau compte sera ajouté à la liste des comptes comptables disponibles dans le menu Admin et sera aussi disponible pour les autres financements de ce projet.

⚠️Attention : Les comptes créés depuis la page de financement sont disponibles seulement pour le projet auquel ce financement est associé.

Après avoir cliqué sur Enregistrer, une fenêtre contextuelle vous demandera si vous désirez créer une nouvelle décomposition avec ce nouveau compte.

En cliquant sur oui, une nouvelle ligne s’ajoutera à la liste des décompositions et vous n’aurez qu’à y inscrire le montant ou le pourcentage du financement qui lui est associé.

Association d’un compte comptable à un poste budgétaire

Une fois que les financements sont répartis en différents comptes comptables, il est possible d’associer un compte à un poste budgétaire.

1. Dans un budget au statut en préparation, cliquez sur le menu des 3 points associé au poste budgétaire pour lequel un compte doit être associé.
2. Sélectionnez Associer compte comptable.
3. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur le bouton Ajouter.

4. Sélectionnez le compte à associer.
5. Indiquez le pourcentage du montant du poste budgétaire qui sera alloué à ce compte.

Plusieurs comptes peuvent être associés à un poste budgétaire et le pourcentage total doit être de 100 %.

6. Pour voir quels comptes sont associés avec les postes budgétaires, cliquez sur le menu à 3 barres.
7. Sélectionnez Comptes comptables.
8. La colonne Comptes comptables apparaît où la description du compte est affichée. Si 2 comptes sont associés au poste budgétaire, vous verrez le nom d’un premier compte suivi de + 1. Cliquez sur la description du compte pour voir les détails. 

9. Depuis cette fenêtre contextuelle, vous pouvez modifier le pourcentage. 

Répartition des comptes comptables

La section Répartition des comptes comptables présente tous les comptes comptables associés à ce budget.

1. La colonne Financement affiche le pourcentage que représente le compte comptable par rapport au financement total de ce budget. (montant du financement du compte divisé par Montant de financement total)
2. Montant du financement associé à ce compte comptable.
3. Pourcentage du budget associé à ce compte par rapport au montant total du budget.
4. Montant du budget associé à ce compte comptable.