Aidi vous permet d’identifier des postes budgétaires réservés à la contingence, afin de couvrir des coûts imprévus. Les postes budgétaires ainsi identifiés ne sont pas disponibles lors de la création d’un bon de commande mais seulement disponibles à la création d’une modification contractuelle.
1. Pour identifier un poste budgétaire comme Contingence, dans le budget en préparation, cliquez sur le menu des 3 points au bout de la ligne et cliquez sur Contingence.
2. Afin que la contingence soit gérée adéquatement dans Aidi, c’est la ligne parent qui doit être marquée comme contingence. Vous devez ajouter l’étiquette de contingence AVANT de créer les postes budgétaires enfants. Les lignes enfants de ce poste budgétaire, lorsqu’elles seront ajoutées, seront automatiquement considérées comme étant une contingence même si elles ne portent pas l’étiquette.
⚠️Attention : Pour vous montrer le montant total de la contingence (dans la liste des projets ou le tableau de bord), Aidi fait la somme de tous les postes budgétaires qui portent l'étiquette Contingence, sans égard au fait que ces postes soient des sous-lignes. Alors, si vous rajoutez en plus une étiquette de contingence aux lignes enfants, Aidi calculera le montant 2 fois. (ligne enfant et ligne parent).
✏️Note 1 : En général, les lignes enfants du poste budgétaire de contingence ne sont pas créées à la création du budget. Elles sont généralement ajoutées au besoin, à partir d’une modification contractuelle.
✏️Note 2 : Il n’est pas possible de sélectionner l’identificateur de Contingence pour un poste budgétaire auquel un bon de commande est déjà associé.
Le ou les postes budgétaires comportant l’identificateur Contingence ne sont pas disponibles dans les bons de commande associés à ce budget. Dans l’exemple ci-dessous, par rapport aux postes budgétaires ci-dessus, on remarque que seulement les postes budgétaires 01 à 04 sont disponibles.
Le poste budgétaire de contingence doit être utilisé pour les modifications contractuelles. Lors de la création d’une modification contractuelle, le poste identifié comme contingence est alors disponible.
Impact sur le Sommaire des coûts
Dans le sommaire des coûts, aucun budget réservé n’est affiché pour un poste budgétaire marqué Contingence et ses postes enfants. Conséquemment, la Tendance de ce poste budgétaire indique 0 si aucune modification contractuelle n’a été créée.
Dans le tableau de bord du projet, vous retrouvez un indicateur qui affiche le pourcentage d’utilisation de la contingence.
Ce pourcentage ainsi que le montant attribué à la contingence sont aussi disponibles dans des colonnes de la liste des projets et dans le Tableau de bord.
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