Gestion des ressources – Aidi

La fonctionnalité Gestion des ressources dans Aidi se veut un outil de planification qui permet la gestion par activité et par ressource, vous permettant d’obtenir une vue d’ensemble de la répartition de la charge de travail des ressources assignées au projet et de détecter la surutilisation et les conflits d’affectation des ressources sur un ou plusieurs projets en même temps. Cette fonctionnalité présente l’échéancier sous forme d’un tableau d’utilisation des ressources par effort et un graphique d’utilisation des ressources.

Notez que cette fonctionnalité est disponible pour les clients abonnés au plan Avancé et Entreprise de la plateforme Aidi.

Avant d’accéder à la gestion de ressources

Utiliser la fonctionnalité gestion des ressources

Avant d’accéder à la gestion des ressources

Les filtres

La fonctionnalité Gestion des ressources est disponible dans la page de l’Échéancier. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité sur un ou plusieurs projets à la fois. Pour l’utiliser avec un seul projet, assurez-vous que le projet soit fixé en haut du menu latéral secondaire.

Pour l’utiliser sur plusieurs projets, sélectionnez ou créez un filtre pour afficher les projets souhaités.

Si vous désirez voir l’affectation des ressources (contacts du projet) sur plusieurs projets en même temps pour gérer leurs efforts, vous pouvez appliquer un filtre par ressource, fonction des ressources et même par unité administrative des ressources lors de la création du filtre.

Si les ressources ne sont pas sélectionnées, la fonctionnalité de gestion des ressources affichera toutes les ressources qui sont contact sur tous les projets sélectionnés.

Vous pouvez appliquer le filtre temporairement en utilisant le bouton Appliquer ou le sauvegarder pour pouvoir l’utiliser à nouveau ultérieurement en le nommant et en l’enregistrant.

✏️ Note : Si votre filtre contient un grand nombre de projets, le temps de chargement de la page variera en fonction du nombre de projets et de ressources à afficher.

Les ressources

Pour qu’une tâche soit attribuée à une ressource, la ressource doit être ajoutée dans la section Ressource de la tâche. L’Effort estimé de la ressource est essentiel pour l’affichage de gestion de ressources par effort.

Utiliser la fonctionnalité Gestion des ressources

Accédez à cette fonctionnalité depuis l’échéancier en cliquant sur le bouton Gestion des ressources.

A Projet(s) sélectionné(s) par le filtre. Seulement les tâches de ces projets sont considérées dans la section des ressources.

B Liste des ressources sélectionnées ou toutes les ressources contacts sur les projets sélectionnés, selon le filtre appliqué. En cliquant sur la flèche devant le nom de la ressource, la liste des tâches attribuées à la ressource s’affiche en dessous.

C Cette section affiche l’effort estimé par ressource par date ou période, selon la période d’affichage sélectionnée pour l’échéancier (mois, semaines, jours, etc.).

✏️Note : Les sélections d’affichage d’échéancier s’appliquent aussi dans la section des ressources. Sauf pour la fonction qui permet de masquer le diagramme de Gantt qui n’est pas disponible lorsque le mode Gestion des ressources est activé.

Liste des ressources

Cliquez sur la flèche devant le nom de la ressource pour afficher les tâches attribuées à cette personne.
Déplacez la ligne qui divise le tableau des colonnes pour voir les informations concernant les efforts pour chacune des tâches.

Si l’Effort estimé est inscrit dans la section Ressources de la tâche, il sera affiché dans la colonne Effort estimé.
L’Effort réel correspond au temps inscrit dans la feuille de temps pour cette ressource par tâche.
L’Effort restant est calculé en soustrayant l’effort réel de l’effort estimé. Si le résultat de la différence est négatif, 0 est affiché dans la colonne.
L’Effort restant révisé est calculé par défaut comme l’effort restant, mais peut être modifié manuellement soit dans la section Ressource de la tâche ou dans la feuille de temps.
La progression est calculée en divisant l’effort réel par l’effort estimé.

Efforts estimés par période

Sélectionnez le type d’affichage de périodes qui s’applique autant au diagramme de Gantt qu’au tableau des ressources. (jours, semaines, mois, etc.)
Les chiffres du tableau dans les espaces blancs indiquent les efforts estimés pour les périodes à venir, par tâche pour chacune des ressources. Le nombre d’heures est réparti également entre chacune des périodes futures jusqu’à la date de fin de la tâche. La date de fin de la tâche est la date révisée ou la date planifiée selon la disponibilité.
Les heures passées des tâches qui ne sont pas terminées sont calculées comme suit : Effort réel total / Durée passée de la tâche, c’est-à-dire depuis le début jusqu’à la date courante. (Si aucun effort réel n’est soumis et approuvé, les efforts passés indiquent 0.) La durée passée de la tâche est calculée en nombre de jours et si l’affichage des périodes sélectionné est différent que jours, le total est multiplié par le nombre de jours par période. La date de début de la tâche est la date révisée ou la date planifiée selon la disponibilité.
La ligne en gris indique le total des efforts estimés par ressource par période pour l’ensemble des tâches des projets sélectionnés.
La portion passée de la période courante est indiquée par une portion grisée dans la période courante. Le nombre d’heures affiché dans cette case indique seulement les efforts futurs pour cette période, au prorata du nombre de jours restants dans la période.
Un indicateur vert apparaît dans les cas suivants :

- Affichage par jour : lorsque le total d’heures de la ressource pour la journée est inférieur à 5,5.
- Affichage par semaine : lorsque le total d’heures de la ressource pour la semaine est inférieur à 28.
- Affichage par mois : lorsque le total d’heures de la ressource pour le mois est inférieur à 112.

Un indicateur rouge apparaît dans les cas suivants :

- Affichage par jour : lorsque le total d’heures de la ressource pour la journée est supérieur à 8,5
- Affichage par semaine : lorsque le total d’heures de la ressource pour la semaine est supérieur à 42.
- Affichage par mois : lorsque le total d’heures de la ressource pour le mois est supérieur à 168.

✏️Note : Toutes les valeurs comprises entre les seuils mentionnés aux points 6 et 7 ci-dessus ne présentent pas d’indicateur de couleur.

Sélectionnez une tâche dans le tableau des ressources pour la repérer dans la vue Gantt. Double-cliquez sur la tâche dans le tableau des ressources ou dans la vue Gantt pour ouvrir la tâche.
Cliquez sur le bouton Gestion des ressources à nouveau pour quitter la vue de gestion des ressources.

✏️Note : Le fait de modifier les dates d’une tâche, que ce soit en déplaçant une ligne dans la vue Gantt ou en modifiant la date planifiée ou révisée directement dans la tâche, modifie automatiquement les efforts par période en divisant le nombre d’heures estimées par le nombre de période.

Exemple détaillé

Prenons l’exemple de la tâche 3 qui est sélectionnée dans le tableau ci-dessus. Dans la section Ressources des détails de la tâche, on voit un Effort estimé de 100 heures et un Effort réel de 60 heures.

✏️Note : Les efforts dans le tableau des ressources sont arrondis à 2 décimales. Il est donc possible que le total réparti diffère du total saisi dans la section Ressources de la tâche.

Efforts futurs

Le tableau des efforts, affiché en semaine dans l’exemple, nous montre les efforts restants. Le nombre d’heures restant est réparti sur le nombre de jours restant à la tâche. Dans cet exemple, il reste 1 semaine complète plus 2 jours dans la semaine en cours.

L’effort restant révisé = 40 heures

Nombre de jours restants = 17 jours (3 semaine de 5 jours + 2 jours)

Effort calculé par jour : 40 heures / 17 jours = 2,35 heures par jour

Effort pour la semaine en cours : 2,35 x 2 = 4,7 heures pour le reste de la semaine

Effort pour les semaines suivantes : 2,35 x 5 = 11,75

Efforts passés

❗ Important : Le temps passé, est calculé de la façon suivante :

Effort réel de la tâche divisé par la durée de la tâche jusqu’à la date courante.

Comme pour l’effort futur, le nombre d’heures passé est réparti sur le nombre de jours de la tâche précédant la date du jour courant.

Effort réel : 60 heures

Nombre de jours passés : 2 semaines et 3 jours = 13 jours

Effort calculé par jour : 60 heures / 13 jours = 4,61 heures par jour passé

Semaines passées : 4,61 x 5 = 23,1 heures par semaines passées

Modification des dates de la tâche

Reprenons la même tâche 3. Si on retarde la date de fin de cette tâche d’une semaine comme dans l’exemple ci-dessous, on peut voir que le nombre d’heures par semaine est modifié.

L’effort restant révisé = 40 heures

Nombre de jours restants = 12 jours (2 semaines de 5 jours + 2 jours)

Effort calculé par jour : 40 heures / 12 jours = 3,33 heures par jour

Effort pour la semaine en cours : 3,33 x 2 = 6,66 heures pour le reste de la semaine

Effort pour les semaines restante : 3,33 heures x 5 jours = 16.65 heures par semaine complète