Le rapport de simulation de portefeuille vous permet d’exporter les portefeuilles, les scénarios qui leur sont associés et les informations des projets liés. Vous pourrez ensuite modifier localement, dans le fichier, certaines informations des projets et des scénarios afin de planifier la réalisation de vos projets dans le temps. Vous pouvez même créer de nouveaux scénarios directement dans le rapport.
Notez que ce rapport de simulation de portefeuille est disponible pour les clients abonnés au plan Entreprise de la plateforme Aidi. Pour obtenir le rapport, SVP nous faire une demande à support@aidi.io.
Dans cet article :
- Onglet Synthèse
- Onglet de scénario
- Journal des changements effectués
- Créer un nouveau scénario
- Visualiser un nouveau portefeuille
💡Avant de commencer
Quelques conseils avant de commencer à utiliser ce rapport pour rendre votre expérience plus conviviale :
- Fermez vos autres fichiers Excel : le rapport de simulation de performance est gourmand en énergie, il est préférable de lui laisser toute la place.
- Fermez aussi les autres applications non utilisées qui peuvent utiliser de la mémoire ou de la capacité de votre ordinateur.
- Cette version de rapport a été conçue et optimisée avec une version Microsoft Excel 365 en français. L’utilisation d’une autre version Excel pourrait générer des problèmes. Merci de nous les signaler par courriel à support@aidi.io
- Afin d’exécuter le rapport Simulation de portefeuille, un ou des portefeuilles doivent avoir été créés au préalable dans Aidi, idéalement avec un ou des scénarios associés.
Exécuter le rapport
Dans le Centre de rapport, à la section Sélection du projet, sélectionnez ou créez un filtre comportant un ou plusieurs portefeuilles ainsi que leurs scénarios.
✏️Note : Pour optimiser les performances du rapport, il est recommandé d’exporter un seul portefeuille à la fois, ou de limiter leur nombre.
Sélectionnez ensuite tous les projets de la liste en cochant la première boîte en haut de la liste, pour que tous les projets des portefeuilles sélectionnés soient inclus dans le rapport.
Sélectionnez le rapport de simulation dans les modèles de rapport et générez le rapport.
Comment utiliser ce rapport?
Onglet Synthèse
- Sélectionnez un portefeuille dans la liste. La liste présente les portefeuilles sélectionnés dans le filtre lors de l’exécution du rapport.
✏️Note : Le temps de chargement peut varier selon le nombre de projets inclus dans les portefeuilles.
- Les informations de base du portefeuille s’affichent.
- En dessous, la première colonne affiche le nombre de projets et leur répartition pour le portefeuille complet.
- Vous retrouverez les mêmes informations par scénario dans les colonnes suivantes.
- Par défaut, tous les calculs se font automatiquement dans le rapport. Pour alléger l’utilisation du rapport, nous vous recommandons de sélectionner Sans recalcul lorsque vous modifiez des données dans le rapport. Pour voir les résultats de vos changements, vous pourrez remettre les calculs automatiques.
- Ce rapport contient beaucoup d’informations. Si le fichier ne répond plus, cliquez sur ce bouton pour rafraîchir la page.
Cette page vous permet de comparer les scénarios entre eux et versus le portefeuille global, au niveau du financement, du budget, des objectifs stratégiques, des risques et des efforts.
Dans l’en-tête d’un scénario, vous pouvez voir le statut s’il a été défini dans Aidi, ainsi que la source. La source indique la provenance du scénario :
- Aidi : le scénario a été créé dans Aidi
- Aidi, modifié dans Excel : Le scénario a été créé dans Aidi et modifié ensuite dans le rapport
- Nouveau scénario : Le scénario a été créé dans le rapport
Section Financement
La section Financement présente le cumul des années précédentes, les 10 prochaines années individuellement, incluant l’année en cours, et le cumul des années suivantes pour le portefeuille et pour chacun des scénarios. Une colonne présente les montants extraits d’Aidi, la seconde affiche les cibles si elles ont été définies au niveau du portefeuille et ensuite on peut voir l’écart en pourcentage entre le montant réel et la cible.
✏️Note : Il est possible d’afficher les montants par trimestres en cliquant sur le bouton + à gauche de l’année. Dans le cas du financement, la valeur par trimestre correspond au quart de la valeur annuelle définie dans Aidi.
Section Budget
Le budget présenté utilise la répartition faite avec l’outil de Flux monétaire dans Aidi. Comme dans la section financement, on y retrouve le cumul des années précédentes, les 10 prochaines années individuellement et le cumul des années suivantes. Cependant, si des postes budgétaires n’ont pas été répartis à l’aide du flux monétaire, les montants associés à ces postes sont inscrits sur la ligne Budget non réparti.
Vous pouvez étendre l’affichage pour chacune des années afin d’afficher la répartition du budget par trimestre. Le calcul par trimestre dépend de la fréquence des périodes que vous avez utilisées pour les flux monétaires dans Aidi. Toutes les fréquences sont converties en trimestre dans ce rapport, puis consolidées annuellement.
Section Risques
Affiche le montant pondéré de risques associés au portefeuille ainsi que le total pour chacun des scénarios.
Vous pourrez aussi consulter l’écart de ces montants par rapport à la cible établie dans le portefeuille.
Section Objectifs et bénéfices
Vous retrouverez la liste des objectifs stratégiques et des bénéfices qui leur sont associés. En cliquant sur le + à gauche de l’objectif, les bénéfices s’affichent et vous y verrez le nombre de projets associés à chacun des bénéfices.
Section Efforts
Les efforts sont affichés de façon similaire au financement en affichant le cumul des années précédentes et les 3 prochaines années, incluant l’année en cours pour le portefeuille et pour chacun des scénarios par fonction, tels que définis dans les paramètres du portefeuille. Les efforts chargés dans le rapport représentent les efforts totaux prévus, en heures, saisis pour chaque ressource dans l’échéancier Aidi du projet.
À partir de l’onglet Synthèse, vous pouvez sélectionner un scénario. Ceci ouvrira ce scénario dans un autre onglet où vous aurez accès à plus de détails et la possibilité de modifier le scénario pour faire différentes simulations.
Onglets de scénario
Dans cet onglet, tous les projets du portefeuille sont affichés et on peut voir quels projets ont été sélectionnés pour ce scénario spécifiquement.
- Liste des projets du portefeuille : Cliquez sur les chevrons dans le coin supérieur droit de cette case pour obtenir encore plus d’information pour chacun des projets et vous permettre d’appliquer des filtres sur chacune des colonnes. Les informations affichées incluent également les champs complémentaires définis dans Aidi pour vos projets.
💡Vous ne voyez pas les informations après avoir cliqué sur le chevron? Vérifiez si la barre de défilement horizontale est bien à gauche.
- Projets inclus ou non dans ce scénario.
- Date de début et de fin des projets.
- Financement total par projet : Cliquez sur les chevrons dans le coin supérieur droit de cette case pour voir les financements annuels et par trimestre.
- Budget total approuvé par projet : Cliquez sur les chevrons dans le coin supérieur droit de cette case pour voir les budgets annuels et par trimestre tels que répartis par les flux monétaires saisis
- Montant pondéré des risques par projet
- Total des efforts renseignés par projet dans Aidi.
Modifier un scénario
Les onglets Scénario vous permettent d’effectuer des modifications au scénario sélectionné.
- La première étape est de déverrouiller la feuille de calcul. Le bouton devient orange pour indiquer que vous êtes en mode édition.
- La source change pour indiquer que ce scénario est modifié en Excel
- Vous pouvez ensuite ajouter ou retirer des projets du scénario, modifier des financements, des budgets, des efforts et des risques. Lorsqu’une cellule est modifiée, elle devient orange et un commentaire s’ajoute pour conserver un journal des modifications.
- Les valeurs simulées seront mises à jour automatiquement dans la page du scénario ainsi que dans l’onglet synthèse.
⚠️ATTENTION : Si vous êtes en mode de calcul manuel, vous devriez repasser en mode Automatique pour vous assurer que toutes les modifications sont bien prises en compte.
- Toutes les colonnes surmontées d’un crayon bleu sont des colonnes dans lesquelles vous pouvez modifier les données.
- La flèche de retour à l’original, à droite du nom des projets, permet de réinitialiser le projet à ses valeurs initiales en effaçant les valeurs simulées pour ce projet. Une fenêtre contextuelle vous informe que cette action va supprimer les valeurs simulées et vous demande si vous désirez continuer avec cette action. Si le projet avait été ajouté manuellement au portefeuille, dans le rapport, il sera supprimé du portefeuille. La couleur orange des cellules modifiées sera supprimée ainsi que les commentaires qui avaient été ajoutés.
✏️Note : Ce bouton est visible seulement en mode simulation.
Traçabilité des modifications effectuées :
- Comme mentionné précédemment, pour chaque modification, on affiche la cellule en orange.
- Une note est aussi associée à la cellule pour identifier l’auteur du changement, la date et l’heure, la valeur d’origine et la nouvelle valeur.
⚠️ATTENTION : Ceci ne s’applique pas aux cellules recalculées à la suite d’une modification. Par exemple, lorsqu’une date de début de projet est modifiée, seulement la cellule Date de début devient orange, les autres cellules modifiées par ce changement ne changent pas de couleur pour éviter d’obtenir un tableau surchargé de cases orange.
✏️Notes spécifiques pour comprendre les règles appliquées :
- Modification de la date de début de projet :
- Si vous modifiez une date de début de projet, tous les éléments associés seront décalés pour concorder avec cette date, incluant la date de fin.
- Le fait de modifier une date ne change pas la durée du projet, cela décale le projet.
- Si vous aviez saisi préalablement des valeurs simulées d’efforts, de financements et de budgets, ces valeurs seront aussi décalées.
- Si les valeurs décalées se retrouvent en dehors des plages d’années affichées, elles seront cumulées dans les cases Cumul des années précédentes ou Cumul des années suivantes selon les cas.
- Les valeurs affichées dans Cumul des années précédentes et Cumul des années suivantes ne sont pas sensibles au changement de la date de début de projets. Ces valeurs resteront dans ces colonnes. Ce comportement est également valable après avoir décalé le projet une première fois (voir point ci-dessus).
- Modification des valeurs de financement, de budget ou des efforts :
- En modifiant une valeur annuelle, les valeurs par trimestres de l’année correspondante seront automatiquement recalculées pour afficher 25 % du montant annuel, en écrasant les valeurs précédentes.
- En modifiant une valeur trimestrielle, les autres valeurs trimestrielles restent inchangées. Cependant, la valeur annuelle est recalculée automatiquement, en additionnant les 4 trimestres.
💡Quelques astuces complémentaires
- Si le portefeuille contient un grand nombre de projets, le recalcul automatique après chaque modification peut alourdir le processus et rendre la navigation difficile. Vous pouvez alors sélectionner le mode Sans recalcul dans le coin supérieur gauche de l’onglet. Les calculs se feront lorsque vous remettrez le calcul automatique instantané.
- Vous pourrez ensuite voir tous les changements effectués en cliquant sur le bouton à cet effet. Vous serez alors redirigé vers l’onglet Logs. La section Journal des modifications effectuées décrit plus en détail la structure de cet onglet. Les changements apportés seront également reflétés dans l’onglet Synthèse.
Dupliquer un scénario
Si vous désirez explorer d’autres alternatives sur un scénario tout en conservant la version originale, vous pouvez Dupliquer le scénario. Ceci vous donne une copie exacte du scénario que vous pourrez modifier à votre guise sans perdre les informations du scénario initial.
✏️Note : Dupliquer un scénario peut également se faire sur un scénario que vous avez déjà modifié. Toutes les valeurs simulées seront alors copiées dans le nouveau scénario.
Le nouveau scénario sera créé avec un numéro unique et apparaîtra dans la page synthèse.
Représentation graphique
En cliquant sur Voir les graphiques, une nouvelle page du fichier Excel s’ouvre vous permettant de visualiser côte à côte la page des données du scénario et les graphiques. Si vous effectuez des changements aux données de votre scénario, les graphiques se mettent à jour automatiquement en temps réel (en mode de calcul automatique).
Journal des changements effectués
L’onglet Logs, affiche les modifications effectuées sur les différents scénarios vous permettant ainsi de reproduire facilement le scénario dans Aidi. Vous y retrouverez :
- Le code du scénario
- L’élément modifié
- La personne qui a effectué la modification ainsi que la date de la modification
- La valeur initiale et la valeur modifiée
- Une description du changement.
Créer un nouveau scénario
Le rapport vous permet également de créer de nouveaux scénarios pour le portefeuille sélectionné.
- Cliquez sur le bouton Créer un scénario.
- Une nouvelle colonne est ajoutée à la suite des scénarios existants.
- Un nouvel onglet est aussi ajouté, où vous pourrez aller sélectionner les projets que vous souhaitez inclure à ce scénario. Vous pouvez aussi cliquer sur le nom du scénario dans la nouvelle colonne ajoutée pour accéder à cet onglet.
Visualiser un nouveau portefeuille
Lorsque vous avez exécuté le rapport dans Aidi, vous aviez la possibilité d’inclure plus d’un portefeuille à votre rapport (mais attention à la performance du rapport!). Si c’est le cas, vous pouvez donc visualiser les scénarios d’un autre portefeuille.
- Dans l’onglet Synthèse, sélectionnez un autre portefeuille.
- Un message vous indique que toutes les modifications effectuées au portefeuille courant seront supprimées et vous permet d’enregistrer une copie de ce fichier avant d’ouvrir un autre portefeuille.
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