✏️Note : Cet article s'adresse aux clients abonnés au plan Avancé ou Entreprise de la plateforme Aidi.

Introduction

Les modifications apportées au niveau de la gestion du financement touche principalement aux trois pages suivantes :

Financement
Budget
Sommaire des coûts

La notion de révision de financements et l’association de ces financements avec les versions de budgets a été introduite il y a quelques temps. Les budgets approuvés reflètent l’état du financement au moment de leur approbation. Par exemple, lors de la définition du budget, on peut choisir un montant de financement auquel il est rattaché (soit le montant initial ou un montant de révision). Le montant total de financement de la composante est reflété dans le sommaire des coûts.

Une nouvelle configuration a été ajoutée au niveau du panneau de configuration de l’administrateur, afin de permettre de choisir si un nouveau financement ou une nouvelle révision de financement doit être liée à tous les budgets existants ou seulement aux budgets En préparation.

L’intention est d’offrir un niveau variable de flexibilité et traçabilité pour la gestion des liens entre financement et budget. L’option cochée offre une meilleure traçabilité et historique des liens entre version de budgets et révisions de financement, mais moins de flexibilité dans l’ajout, la modification et la suppression des révisions. Inversement, l’option décochée offre plus de flexibilité et de latitude aux utilisateurs, mais réduit la traçabilité.

✏️Note : Cette sélection est applicable à tous les projets de la structure.

Financement

Il est possible d’ajouter des révisions au financement. Les révisions permettent de modifier le montant d’un financement et sont reflétées dans le champ Montant total révisé. Le montant de départ du financement porte désormais le nom de Montant initial.

De plus, il est possible, à partir de la section Révisions, de voir l’historique de toutes les révisions ainsi que leurs modifications respectives.

Créer une nouvelle révision

Prérequis :

Un financement
Les permissions en écriture sur la page des financements

Étapes :

Dans le financement, sous la section Révisions, cliquez sur le bouton Ajouter Révision.
Dans le menu de création de révision, vous pouvez :

a. Définir le montant révisé (soit un montant qui s’additionne au montant total courant.

i. Le montant total révisé se définit automatiquement après l’insertion.

b. Définir le montant total révisé (soit le montant du financement en tant que tel)

i. Le montant révisé se définit automatiquement après l’insertion.

c. Ajouter un commentaire.

✏️Note: Si des taxes sont définies dans votre environnement, il est possible de saisir les montants avant ou après taxes dans la modale de création de la révision de financement. Les montants avec taxes se mettent à jour en cliquant sur la modale de création après avoir entré un Montant révisé ou un Montant total révisé.

Note sur le comportement des révisions

Seule la dernière révision de financement peut être modifiée/supprimée. Les révisions précédentes sont en mode lecture seule. Si la dernière révision est supprimée, alors la version précédente devient éditable.

Les règles suivantes s’appliquent :
- Dans le cas d’une révision négative (diminution d’un financement), la somme des financements d’une composante doit rester supérieure à la somme des montants déjà engagés (bon de commande approuvés, modifications contractuelles facturables approuvées et dépenses d’opérations actives liées au budget).
- Dans le cas d’une révision positive (augmentation d’un financement), l’augmentation ne doit pas dépasser le financement annuel associé au financement.

Synthèse de la logique de gestion de financement et de ses révisions
Actions	Gestion d’un financement	Gestion des révisions de financement
Création	Une validation est faite pour s’assurer que le montant du Financement annuel lié est supérieur ou égal au financement. Le champ Montant total révisé est égal au Montant initial à la création. Fonctionnalité de financement lié aux budgets en préparation seulement activée : Le nouveau financement sera lié aux budgets dont le statut est En préparation seulement. Fonctionnalité de financement lié à tous les budgets : Le nouveau financement sera lié à tous les budgets sauf ceux dont le statut est Archivé ou Annulé.	Un financement doit exister. Seulement les utilisateurs ayant des droits en écriture dans la page de financement peuvent créer une révision. Le champ Montant total révisé affiche le montant du financement incluant la révision. Si une révision positive est ajoutée, une validation est faite pour s’assurer que le montant du Financement annuel lié est supérieur ou égal au financement révisé. Si une révision négative est ajoutée, une validation est faite pour s’assurer que le financement révisé est suffisant pour couvrir les dépenses engagées dans la composante. Fonctionnalité de financement lié aux budgets en préparation seulement activée : La nouvelle révision sera liée aux budgets dont le statut est En préparation seulement. Fonctionnalité de financement lié à tous les budgets : La nouvelle révision sera liée à tous les budgets sauf ceux dont le statut est Archivé ou Annulé.
Modification	Une validation est faite pour s’assurer que le montant du Financement annuel lié est supérieur ou égal au financement modifié. Une validation est faite pour s’assurer que le financement modifié est suffisant pour couvrir les dépenses engagées dans la composante. Il n’est pas possible de modifier un montant initial de financement si une révision existe. Fonctionnalité de financement lié aux budgets en préparation seulement activée : Le financement peut être modifié si aucune révision n’existe et qu’il n’est lié à aucun budget dont le statut est différent de En préparation. Fonctionnalité de financement lié à tous les budgets : Le financement peut être modifié même si lié à un budget, si aucune révision n’existe.	Seulement les utilisateurs ayant des droits en écriture dans la page de financement peuvent modifier une révision. Seulement la dernière révision peut être modifiée, les précédentes ne sont pas éditables. La révision précédente deviendra éditable si la dernière révision est supprimée. Une validation est faite pour s’assurer que le montant du Financement annuel lié est supérieur ou égal au financement révisé modifié. Une validation est faite pour s’assurer que le financement révisé modifié est suffisant pour couvrir les dépenses engagées dans la composante. Fonctionnalité de financement lié aux budgets en préparation seulement activée : La dernière révision peut être modifiée seulement si elle est liée à un budget *En préparation* ou n’est liée à aucun budget. La révision ne doit pas être sélectionnée dans le budget En préparation. Si cette révision est sélectionnée dans un budget en préparation, il faut sélectionner la révision précédente (ou le montant initial s'il n'y en a pas) afin de modifier la révision. Fonctionnalité de financement lié à tous les budgets : Aucune possibilité de modifier la révision si la valeur est rattachée à un budget Archivé ou Annulé.
Suppression	Une validation est faite pour s’assurer que le montant du Financement annuel lié est supérieur ou égal au financement restant. Une validation est faite pour s’assurer que le financement restant est suffisant pour couvrir les dépenses engagées dans la composante. Il n’est pas possible de supprimer un montant initial de financement si une révision existe. Fonctionnalité de financement lié aux budgets en préparation seulement activée : Le financement peut être supprimé si aucune révision n’existe et qu’il n’est lié à aucun budget dont le statut est différent de En préparation. Fonctionnalité de financement lié à tous les budgets : Aucune possibilité de supprimer le financement si la valeur est rattachée à un budget Archivé ou Annulé.	Seulement les utilisateurs ayant des droits en écriture dans la page de financement peuvent supprimer une révision. Seulement la dernière révision peut être supprimée. Il sera possible de supprimer la révision précédente si la dernière révision est supprimée. Une validation est faite pour s’assurer que le montant du Financement annuel lié est supérieur ou égal au financement restant. Une validation est faite pour s’assurer que le financement restant est suffisant pour couvrir les dépenses engagées dans la composante. Fonctionnalité de financement lié aux budgets en préparation seulement activée : La dernière révision peut être supprimée seulement si elle est liée à un budget *En préparation* ou n’est liée à aucun budget. La révision ne doit pas être sélectionnée dans le budget En préparation. Si cette révision est sélectionnée dans un budget en préparation, il faut sélectionner la révision précédente (ou le montant initial s'il n'y en a pas) afin de supprimer la révision. Fonctionnalité de financement lié à tous les budgets : Aucune possibilité de supprimer la révision si la valeur est rattachée à un budget Archivé ou Annulé. Si la révision supprimée était sélectionnée par une ou plusieurs versions de budget, la révision précédente, ou le montant initial si aucune autre révision, sera sélectionnée en remplacement.

Budget

Il est maintenant possible, à partir du budget, de choisir :

Le montant initial ou une révision pour chaque financement du budget
Associer une révision de financement à un poste budgétaire
Figer l’historique des associations budget/révision de financement dès le lancement en approbation.

Choisir une révision d’un financement pour un budget

Prérequis

un financement avec au moins 1 révision
un budget
un accès en écriture à la page Budget

Étape

Dans le budget, cliquer sur la flèche à côté du montant de financement.
À partir du menu, vous pouvez sélectionner la révision du financement souhaité.

Par défaut, le montant sélectionné à la version de budget précédente sera sélectionné. Cette sélection peut être modifiée selon le statut du budget et la configuration de l’environnement.

On ne peut sélectionner qu’une seule révision d’un financement par source de financement pour un budget
Lorsqu’une nouvelle version de budget est créée, tous les financements et révisions de financement liés à la version de budget approuvée sont copiés.

Type d’utilisateurs ayant les droits pour modifier les liens entre les budgets et les révisions de financement
Statut de budget	En préparation	En approbation	Approuvé	Annulé	Archivé
Financement lié à tous les budgets	Administrateur Utilisateur avec droits en écriture pour le budget	Administrateur Utilisateur avec droits en écriture pour le budget	Administrateur Utilisateur avec droits en écriture pour le budget	Aucun	Aucun
Financement lié aux budgets en préparation seulement	Administrateur Utilisateur avec droits en écriture pour le budget	Administrateur	Administrateur	Aucun	Aucun

Impact et considération du financement ou de la révision ajouté selon le statut des versions de budget
En préparation	Aucun impact
En approbation	Aucun impact sauf si la somme des financements de la composante devient insuffisante pour couvrir le montant du budget en approbation ou les dépenses engagées sur cette même composante Dans ce cas, un message d’erreur apparaîtra.
Approuvé	Si le montant de la révision est négatif, la somme des financements restants doit être suffisante pour couvrir les montants des versions de budget approuvées ou les dépenses engagées de la composante Les révisions de financement sélectionnées sont conservées même si la version subséquente du budget En préparation ou En approbation utilise une révision de financement différente.
Archivé	Les révisions de financement sélectionnées sont conservées même si la version subséquente du budget En préparation ou En approbation utilise une révision de financement différente.
Archivé ou Annulé	Il est possible de supprimer une révision de financement dans la page de détails du financement. Cette suppression ramènera à la révision de financement précédente dans les versions de budgets Archivées ou Annulées. Seuls les financements sélectionnés pour le budget/postes budgétaires lors du statut En préparation seront affichés. Toute association de financement est gelée dans la page Budget : On ne peut changer la révision de financement. On ne peut associer un financement à un poste budgétaire.

Impact sur le Sommaire des coûts

Lorsqu'une révision de financement est liée à un budget et que ce budget est approuvé, le montant du financement affiché dans la liste du Sommaire des coûts inclut la somme de tous les montants de révision de financement qui sont liés au budget approuvé. Si une révision de financement est liée à un budget En préparation, le montant de révision ne sera pas inclus dans le montant de financement présenté dans le Sommaire des coûts.

Gestion du financement et des révisions

Introduction

Financement